Aktualisiert am 19. November 2021

Meine Kennungen

Kennungen dienen der Verwaltung von Klassierungsmerkmalen, welche in vielen Objekten (Adressen, Artikeln, Emails, Dokumenten, Projekten, usw.) zur Verfügung stehen. Kennungen können neben den pro Objekt vorhandenen Ordnungskriterien auch zur freien Strukturierung von Adressen, Artikeln oder Projekten und mittels Schnellzugriff als Filterkriterium in den jeweiligen Ansichten verwendet werden.

In vielerlei Hinsicht haben Kennungen die selbe Funktion wie die Ordner eines Dateisystems oder traditioneller Emailsysteme. Der entscheidende Vorteil von Kennungen gegenüber Ordnern ist, dass man Informationen wie Emails und Dokumente mehren Kennungen zuweisen kann. Das heisst beispielsweise, dass eine eingegangene Email Nachricht sowohl der Kennung "Projekte", "Verträge" und "Dringend" zugewiesen werden kann, was mit einem Ordnerkonzept nicht möglich wäre, ohne das Email entsprechend häufig zu kopieren.

Neben den durch den Systemadministrator einrichtbaren und für alle Anwender gleichen Auswahl von Standardkennungen kann jeder Anwender in dieser Ansicht auch eigene, persönliche Kennungen anlegen und verwenden.

Um eine Unterkennung für eine bereits bestehende persönliche Kennung zu erstellen und damit einen neuen Struktur-Ast anzulegen kann in der Ansicht auf die bestehende Kennung ein Rechtsklick ausgeführt und danach die Aktion Erstelle Unter-Kategorie ausgeführt werden.

Sobald Kennungen verwendet wurden, sollten sie nicht mehr gelöscht werden. Mit der Checkbox Aktiv kann eine Kennung aktiviert/deaktiviert und damit für die Verwendung im Portal freigegeben oder gesperrt werden. Inaktive Kennungen werden nicht mehr zur Auswahl angezeigt

Kennungen können in hierarchischen Strukturen verwaltet werden. Das Feld Vorgänger zeigt an, ob eine bestimmte Kennung einer solchen Struktur angehört und an welcher Stelle der Hierarchie sie sich befindet. Das Feld ist nicht bearbeitbar.

Der Code sowie die Bezeichnung dienen der Anzeige der Kennung in Auswahllisten und zur Suche. In Feldern, in welchen eine Kennung eingetragen werden soll, kann stets nach dem Code oder der Bezeichnung gesucht werden.

In den Weiteren Relationen (Gruppe) kann die Kennung typisiert werden. Das heisst, es kann festgelegt werden, für welche Objektgruppe die Kennung gelten soll. Wird eine Kennung typisiert, so steht sie als Klassierungsmerkmal nur in Datensätzen vom Typ des gewählten Objektes oder der Objektgruppe zur Auswahl. Auch wird die Kennung ausschliesslich als Filterkriterium in Ansichten zur Auswahl gestellt, welche Objekte vom eingetragenen Typ betreffen.