Aktualisiert am 19. November 2021

Spam Wort

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Der Email Server Dienst der Winoffice Prime Business Engine prüft eingehende Emails und filtert Emails mit unerwünschtem Inhalt oder von unerwünschten Absendern (Spam Email). Dies geschieht in mehreren Stufen, welche voneinander unabhängig administriert werden können:

Stufe 1: Firewall / Email Provider

Für die Postfächer eines Winoffice Prime Portals bestimmte Email Nachrichten werden bereits ausserhalb der Winoffice Prime Business Engine entweder durch den Email Provider oder durch eine dafür geeignete zentrale Firewall (keine Desktop Firewall) ausgefiltert. Spam Nachrichten, welche auf dieser ersten Stufe gefiltert werden, gelangen gar nicht bis zum Winoffice Prime Portal.

Stufe 2: Prüfung anhand externer Spam Datenbank

Bestimmte Selbsthilfeorganisationen betreiben Datenbanken, in welchen Spambegriffe und Spamabsender gelistet werden. Diese Datenbanken stehen für die Prüfung eingehender Emails zur Verfügung. Winoffice Prime nutzt solche Datenbanken um unter den eingehenden Emails Spam Nachrichten auszufiltern, welche die erste Stufe unbemerkt passiert haben.

Stufe 3: Prüfung durch administrierte Spamliste

Haben eingehende Emails die ersten beiden Filterstufen passiet, werden sie in einem nächsten Schritt mit einer Liste von Spam Worten verglichen, welche vom Portal Administrators für jedes Winoffice Prime Portal individuell geführt werden kann. Diese Liste steht als Stammdaten Ansicht Spam Wort im Zugriff. Der Portal Administrator kann neue Einträge erstellen und bestehende Einträge anpassen oder löschen.

Stufe 4: Prüfung durch persönliche Liste der Absender

Sollte ein Email auch die dritte Stufe passiert haben, wird bei der Zustellung in das jeweilige persönliche Postfach geprüft, ob der Absender der Nachricht sich in der persönlichen Liste der blockierten Sender des Emailempfängers befindet. Ist dies der Fall, geht das Email nicht im Email Eingang sondern in der Ansicht Junk Emails ein.

Die durch den Filter zu prüfende Zeichenkette wird im Feld Wort eingetragen.

Mit den darauf folgenden Checkboxes wird festgelegt, welche Teile der Email Nachricht mit dem Schlüsselwort verglichen werden sollen.

Durch Direkt löschen wird festgelegt, dass ein Email, in welchem der im Feld Wort eingetragene Wert auftritt, umgehend gelöscht und dem designierten Empfänger nicht zugestellt werden soll.

Soll die Prüfung/Regelung nur für einen bestimmten Mitarbeiter gelten, so kann dieser im entsprechenden Feld eingetragen werden. Wird das Feld leer gelassen, gilt die Spamwortdefinition für alle Mitarbeiter.