Aktualisiert am 19. November 2021

Automatische Erfassung

Startbildschirm

Neben dem Scanning und der manuellen Erfassung von Kreditorenbelegen bietet Winoffice Prime auch die Möglichkeit, per Email empfangene E-Rechnungen im ZUGFeRD PDF Format automatisch in eine Kreditorenrechnung zu überführen. Gleichzeitig werden alle auf diese Art verarbeiteten PDF Dokumente in Winoffice Prime archiviert. Für die Langzeitarchivierung und zur Sicherstellung der gesetzlichen Auflagen ist zudem die Aufbereitung dieser Rechnungen für die Sicherung auf externen Datenträgern möglich.

Das hier beschriebene Verfahren ermöglicht die Kreditorenerfassung in einem Bruchteil der Zeit, welche für den manuellen Vorgang benötigt wird. Zudem werden Erfassungsfehler und somit die Fehlerquote vollständig eliminiert. Unsere Empfehlung lautet somit klar, Lieferanten aufzufordern, Rechnungen im ZUGFeRD Format zu stellen und diese in Winoffice Prime automatisch zu verbuchen.

Die nebenstehende Darstellung zeigt ein von einem Lieferanten empfangenes Email mit einer PDF Rechnung im ZUGFeRD im Anhang. Mit einem Rechtsklick auf dem Anhang öffnet sich das Kontextmenü, welches auch die Aktion ZUGFeRD Dokument importieren enthält. Beim Ausführen dieser Aktion wird die E-Rechnung geöffnet, ihr Inhalt wird automatisch gelesen und zur Kontrolle in einem Assistenten angezeigt. Die Funktionsweise dieses Assistenten wird in der nachstehenden Darstellung erläutert.

Der Aufbau des Assistenten ist dreigeteilt in einen Bereich für die Kopfdaten der Rechnung (oben links), einen Bereich für die Darstellung des PDF Dokumentes (rechts daneben) und einen Bereich für die gelesenen Positionsdaten (unten).

Die Spalte Gelesene Werte der Tabelle zeigt die aus dem ZUGFeRD PDF entnommenen Informationen. Die Spalte Werte für Kreditorenrechnung enthält jene Daten, welche in die zu erstellende Kreditorenrechnung geschrieben werden.

Bei den ersten vier Zeilen der Kopfdaten handelt es sich um Informationen zur Lieferantenadresse, Ihrer Firma und einer allfälligen Projektrelation, welche für die Rechnung besteht. Die Lieferantenadresse wird über den Absender des Emails ermittelt, mit welchem Ihnen die ZUGFeRD Rechnung zugestellt wird.

Die Firma und der Standort, für welche die Kreditorenrechnung erfasst wird werden aus den Stammdaten resp. der ausgewählten aktiven Firma ermittelt. Die Angaben in diesen vier Zeilen können bei Bedarf manuell übersteuert werden. Dazu genügt ein Rechtsklick auf die betreffende Zeile und die Bestätigung der angezeigten Aktion. Auf diese Weise kann der Rechnung auch ein Projekt zugewiesen werden.

Bei den restlichen Zeilen handelt es sich um Informationen, welche ausschliesslich aus dem ZUGFeRD PDF gelesen und nicht geändert werden können.

Unter der Tabelle mit den Kopfdaten sowie der PDF Vorschau befindet sich eine Tabelle, in welcher die Positionen des Dokuments angezeigt werden, wie sie in die Kreditorenrechnung übernommen werden. Zwei Szenarien werden dabei unterstützt:

Szenario 1: Für den Lieferanten ist ein Kreditoren Standardartikel hinterlegt

Ist dies der Fall, so werden die Detailpositionen der ZUGFeRD Rechnung ignoriert und in der Tabelle wird einzig eine Zeile mit dem Kreditoren Standardartikel angezeigt.

Szenario 2: Es ist kein Kreditoren Standardartikel hinterlegt

In diesem Fall werden die Detailpositionen der ZUGFeRD Rechnung gelesen und in der Tabelle wiedergegeben. Die Zuweisung der Positionen zu den in Winoffice Prime verwalteten Artikeln erfolgt über die Artikelnummer. Ist eine Artikel bzw. eine Variante oder eine Lieferantenrelation mit der gelesenen Artikelnummer vorhanden, so wird die Position der zu erstellenden Kreditorenrechnung mit den Kontierungsangaben dieses Artikels erstellt. Für den Fall, dass eine unbekannte Artikelnummer gelesen wird, kann mit einem Rechtsklick auf die betr. Zeile ein Artikel oder eine Variante zugewiesen werden. Winoffice Prime legt mit den gelesenen Daten gleichzeitig auch eine Lieferantenrelation an, was die zukünftig automatische Erkennung sicherstellt.

Nach Prüfung und allfälligen Anreicherung der Rechnungsdaten genügt ein Klick auf Erstelle Rechnung, um die Kreditorenrechnung mitsamt allen Kopf- und Positionsdaten sowie dem PDF Dokument selbst zu erstellen. Gleichzeitig wird das PDF Dokument in Winoffice Prime archiviert und steht für die Aufbereitung zur Langzeitarchivierung bereit.