Aktualisiert am 19. November 2021

Einzelbeleg

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Einzelbelege dienen dem Verbuchen von einfachen Sachverhalten mit einer Soll- und einer Habenbuchung.

Im Container Allgemein müssen zwingend die Firma und der Standort eingetragen werden, für welche die Buchung erfolgen soll. Informationen zur Gelegenheit verwaltet. Einmal eingetragen bleiben die Einträge in diesen Feldern auch für nachfolgende Belege bestehen und müssen nur dann geändert werden, wenn ein Beleg für eine andere Firma oder einen abweichenden Standort erfasst werden soll.

Die Nummer ist eine vom System automatisch vergebene Belegnummer. Die Nummerierung (Nummernkreis) wird getrennt pro Firma geführt. Auch der Status des Belegs kann manuell nicht verändert werden. Er wird je nach Fortschritt der Verarbeitung automatisch vom System vergeben.

Bei der Checkbox Provisorisch handelt es sich um ein Attribut, welches einem Beleg zugewiesen werden kann, um ihn als provisorisch zu kennzeichnen. Diese Einstellung hat keine Auswirkungen auf die Verarbeitung des Belegs, jedoch können provisorische Belege in Auswertungen wahlweise ein- oder ausgeschlossen werden.

Als Datum des Beleges ist das buchhalterisch relevante Datum einzutragen.

In die Felder Soll und Haben werden die durch den Beleg zu bebuchenden Konti eingetragen. Die Kontonummern können entweder manuell eingetragen und bestätigt oder die Konti können wie in den Grundlagen beschrieben gesucht und in die betreffenden Felder übernommen werden. Die rechts stehenden Felder können nicht bearbeitet werden. Sie zeigen den Saldo der ausgewählten Konti im jeweils aktuellen Geschäftsjahr an.

Im Feld Betrag kann der Wert in der rechts neben dem Eingabefeld angezeigten Währung erfasst werden. Soll eine andere Währung verwendet werden, kann diese im Feld Währung im Container Details geändert werden. Wird eine andere als die in den Firmenstammdaten hinterlegte Basiswährung verwendet, wird der in der Währungstabelle hinterlegte Wechselkurs relativ zur Basiswährung im Feld Kurs angezeigt. Soll ein anderer Kurs als der in der Währungstabelle eingetragene verwendet werden, kann dieser für den betreffenden Beleg manuell angepasst werden.

Das Browse Feld in der Zeile Steuer dient dem Eintrag des Steuercodes, welcher für den Beleg angewendet werden soll. Der Steuercode wird aus den Kontoinformationen des erstbebuchten Kontos automatisch eingetragen und kann danach manuell angepasst werden. Rechts daneben befindet sich die Combobox Soll/Haben, mit dessen Hilfe ausgewählt werden kann, auf welcher Buchungsseite der Steuerbetrag des Belegs gebucht werden soll. Der berechnete Steuerbetrag wird im nicht editierbaren Feld links vom Steuercode angezeigt.

Im Feld Text muss ein Text eingetragen werden, welcher den durch den Beleg repräsentierten Geschäftsvorgang möglichst treffend und prägnant beschreibt.

Die verwendete Währung sowie die Soll/Haben-Seite der Steuerbuchung werden so lange als Vorschlag für nachfolgende Belegerfassungen verwendet, bis sie geändert werden.

Mit dem Button Speichern und schliessen wird der erfasste Einzelbeleg gespeichert und das Eingabefenster geschlossen. Bei Klick auf den Button Speichern und neu wird der aktive Beleg gespeichert, das Eingabefenster geschlossen und es wird automatisch ein neues Fenster für die Erfassung eines nächsten Einzelbeleges geöffnet.

Bereits erfasste Einzelbelege können in der Ansicht Belege gesucht und mittels Doppelklick geöffnet werden. Beim Öffnen sind die Felder des Belegs für die Bearbeitung gesperrt. Besitzt der Anwender eine entsprechende Berechtigung und wurde der Beleg in einem noch nicht abgeschlossenen Geschäftsjahr gebucht, ist der Button Bearbeiten sichtbar und aktiv. Mit Klick auf diesen Button kann der Beleg in den Status In Bearbeitung zurückgesetzt und seine Eingabefelder können zur Mutation aktiviert werden. Mit Kopieren und bearbeiten wird der ausgewählte Beleg kopiert und in einem neuen Eingabefenster als neuer Beleg zur Bearbeitung angezeigt. Diese Funktion kann auch aus der Ansicht Belege mit Rechtsklick auf einem Einzelbelegeintrag ausgeführt werden und ist besonders wertvoll für das Erfassen von Belegen für wiederkehrende Geschäftsvorfälle.