Aktualisiert am 19. November 2021

Sammelbeleg

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Sammelbelege dienen dem Verbuchen von Transaktionen mit mehreren Soll- und Habenbuchungen. Dies ist besonders hilfreich bei Belegen, bei welchen verschiedene Konti oder Steuercodes bebucht werden sollen. Beispiele für Sammelbelege sind Verkaufs- und Einkaufsdokumente (z.B. Debitoren- und Kreditoren-Rechnungen oder Gutschriften) sowie Monatsend-Belege der Lohnbuchhaltung.

Im Container Allgemein wird das Datum des gesamten Beleges, d.h. das buchhalterisch relevante Datum eingetragen. Die Nummer ist eine vom System automatisch vergebene Belegnummer. Die Nummerierung (Nummernkreis) wird getrennt pro Firma geführt.

Das Feld Währung dient der Bestimmung der Belegwährung. Es ist dies die Währung, in welcher alle Buchungen des Sammelbeleges erfasst werden. Wird eine andere als die in den Firmenstammdaten hinterlegte Basiswährung verwendet, wird der in der Währungstabelle hinterlegte Wechselkurs relativ zur Basiswährung im Feld Kurs angezeigt. Soll ein anderer Kurs als der in der Währungstabelle eingetragene verwendet werden, kann dieser für den betreffenden Beleg manuell angepasst werden.

Im Feld Text muss ein Text eingetragen werden, welcher den durch den Gesamtbeleg repräsentierten Geschäftsvorgang möglichst treffend und prägnant beschreibt.

Zwingend ist auch die Eingabe der Firma und des Standortes, für welche die Buchung erfolgen soll. Einmal eingetragen bleiben die Einträge in diesen Feldern auch für nachfolgende Belege bestehen und müssen nur dann geändert werden, wenn ein Beleg für eine andere Firma oder einen abweichenden Standort erfasst werden soll.

Der Status des Belegs kann manuell nicht verändert werden. Er wird je nach Fortschritt der Verarbeitung automatisch vom System vergeben.

Bei der Checkbox Provisorisch handelt es sich um ein Attribut, welches einem Beleg zugewiesen werden kann, um ihn als provisorisch zu kennzeichnen. Diese Einstellung hat keine Auswirkungen auf die Verarbeitung des Belegs, jedoch können provisorische Belege in Auswertungen wahlweise ein- oder ausgeschlossen werden.

Mit dem Button Speichern und schliessen wird ein erfasster Sammelbeleg gespeichert und das Eingabefenster geschlossen. Der Button ist während der Belegbearbeitung immer dann aktiv, wenn der Saldo aller Teilbuchungen ausgeglichen ist. Zur Überprüfung wird hierfür im Container Buchungen in der Iconleiste der Wert Differenz angezeigt. Dieser weist die Differenz zwischen allen Soll- und allen Habenbuchungsbeträgen der erfassten Einzelbuchungen aus. Ein Sammelbeleg kann nur dann gespeichert werden, wenn die angezeigte Differenz gleich Null ist.

Bei Klick auf den Button Speichern und neu wird der aktive Beleg gespeichert, das Eingabefenster geschlossen und es wird automatisch ein neues Fenster für die Erfassung eines nächsten Einzelbeleges geöffnet.

Bereits erfasste Sammelbelege können in der Ansicht Belege gesucht und mittels Doppelklick geöffnet werden. Beim Öffnen sind die Felder des Belegs für die Bearbeitung gesperrt. Besitzt der Anwender eine entsprechende Berechtigung und wurde der Beleg in einem noch nicht abgeschlossenen Geschäftsjahr gebucht, ist der Button Bearbeiten sichtbar und aktiv. Mit Klick auf diesen Button kann der Beleg in den Status In Bearbeitung zurückgesetzt und seine Eingabefelder können zur Mutation aktiviert werden. Mit Kopieren und bearbeiten wird der ausgewählte Beleg kopiert und in einem neuen Eingabefenster als neuer Beleg zur Bearbeitung angezeigt. Diese Funktion kann auch aus der Ansicht Belege mit Rechtsklick auf einem Sammelbelegeintrag ausgeführt werden und ist besonders wertvoll für das Erfassen von Belegen für wiederkehrender Geschäftsvorfälle.

Damit ein Sammelbeleg gespeichert werden kann, müssen die erfassten Teilbuchungen ausgeglichen sein. Zur Überprüfung wird hierfür der Wert Differenz angezeigt. Dieser weist die Differenz zwischen allen Soll- und allen Habenbuchungsbeträgen der erfassten Einzelbuchungen aus. Ein Sammelbeleg kann nur dann gespeichert werden, wenn die angezeigte Differenz gleich Null ist.

Die Felder Beleg und Währung werden aus dem Hauptbeleg übernommen und werden im Teilbeleg lediglich zur Information angezeigt. Sie sind daher im Teilbeleg nicht mutierbar.

Das Browse Feld Konto und das Combobox Feld Soll/Haben dienen der Auswahl des zu bebuchenden Kontos sowie der Buchungsseite.

Im Feld Betrag kann der Wert in der im Hauptbeleg ausgewählten Währung erfasst werden. Das rechts daneben stehende Feld kann nicht bearbeitet werden. Es zeigt den Saldo des ausgewählten Kontos im jeweils aktuellen Geschäftsjahr an.

Das Browse Feld in der Zeile Steuer dient dem Eintrag des Steuercodes, welcher für den Beleg angewendet werden soll. Der Steuercode wird aus den Kontoinformationen des bebuchten Kontos automatisch eingetragen und kann danach manuell angepasst werden. Der berechnete Steuerbetrag wird im nicht editierbaren Feld links vom Steuercode angezeigt.

Mit dem Button Speichern und schliessen wird die erfasste Teilbuchung gespeichert und das Eingabefenster geschlossen. Bei Klick auf den Button Speichern und neu wird die aktive Teilbuchung gespeichert, das Eingabefenster geschlossen und es wird automatisch ein neues Fenster für die Erfassung einer nächsten Teilbuchung geöffnet.