Aktualisiert am 19. November 2021

Workflow

Als Workflow Management (oder Arbeitsablaufssteuerung) werden im Zusammenhang mit Business Software jene Funktionen bezeichnet, welche den Ablauf von vordefinierten Arbeitsschritten überwachen und automatisieren.

In vielen Business Software Produkten sind die Arbeitsabläufe nach den Vorgaben des Softwareanbieters fix umgesetzt. Bestimmte, ebenfalls fix vorgegebene Parameter bieten eine gewisse, wenn auch stark eingeschränkte, Flexibilität für die Anpassung der Softwarelogik an die Bedürfnisse der jeweiligen Anwenderorganisation.

Diese eher starren Vorgaben sind ungeeignet, um den tatsächlichen Arbeitsfluss passgenau zu unterstützen, was zu erhöhtem manuellem Aufwand für Routinearbeiten, zu Verzögerungen sowie zu vermeidbaren Anwenderfehlern führt. Zudem sind derart ausgestattete Systeme nicht in der Lage, sich genügend flexibel an die sich ständig ändernde Geschäftswelt sowie an den damit zusammenhängenden Wandel der Geschäftsabläufe anzupassen.

Winoffice Prime besitzt hingegen ein integriertes Workflow Management System, welches es ohne Programmieraufwand erlaubt, die Arbeitsabläufe eines Unternehmens passgenau abzubilden und nach individuellen Vorgaben zu steuern.

Diese Lösung bietet konkrete Vorteile gegenüber den beschriebenen, herkömmlichen Systemen:

Nr.	Beschreibung
1.	Die Zuverlässigkeit der zu unterstützenden Geschäftsabläufe wird verbessert.
2.	Die Bearbeitungszeiten und damit auch die Kosten werden reduziert.
3.	Medienbrüche in Folge nicht von der Software unterstützter Arbeitsschritte werden vermieden.
4.	Die Flexibilität der Prozesse und somit auch des gesamten Unternehmens wird erhöht

Das Winoffice Prime Workflow Management System besteht aus zwei Elementen:

Nr.	Beschreibung
1.	Einem Workflow Designer, in welchem Workflows grafisch modelliert werden können.
2.	Einer Workflow Steuerung, welche die im Designer modellierten Abläufe überwacht, nach den gemachten Vorgaben automatisiert und mit dem Anwender interagiert. Dieses Element arbeitet im Hintergrund und ist für den Anwender nur dann erkennbar, wenn auf der Grundlage einer Workflowdefinition eine Benutzeraktion notwendig ist

Für die Darstellung und Steuerung von Workflows verwendet Winoffice Prime Workflow folgende zwei Modelle:

Nr.	Beschreibung
1.	Sequenzen, welche die Schritte eines bestimmten Ablaufes sowie die dabei verwendeten Objekte, Bedingungen und möglichen Aktionen beschreiben. Ein typisches Beispiel für eine Sequenzmaschine ist die Abwicklung einer mehrstufigen Kampagne und die Verarbeitung des sich daraus ergebenden möglichen Rücklaufes
2.	Statusmaschinen, welche die möglichen Stati eines Objektes, die Bedingungen für Statusänderungen sowie die bei einer Statusänderung auszuführenden Aktionen steuern. Typische Beispiele für Statusmaschinen sind Serviceaufträge oder Verkaufsdokumente, welche über mehrere Statusstufen bearbeitet werden und für welche unter bestimmten Bedingungen bei einem Statuswechsel bestimmte Aktionen ausgeführt werden sollen