Aktualisiert am 19. November 2021

Lizenzierung & Berechtigungen - Übersicht

In Winoffice Prime können sowohl die Lizenzierung als auch die Benutzerberechtigungen auf sehr modulare Weise verwaltet werden.

Eine Lizenz bestimmt das generelle Nutzungsrecht einer Anwenderorganisation. Für die Lizenzierung von Winoffice Prime bedeutet dies, dass Nutzungsrechte generell (nicht bezogen auf bestimmte Benutzer) pro gleichzeitig verwendetem Modul (Ein Modul besteht aus einer Gruppe von Objekten) bezogen werden können. Auf diese Weise kann festgelegt werden, dass beispielsweise maximal drei Mitarbeiter gleichzeitig mit der Auftragsbearbeitung, zwei mit der Leistungserfassung sowie ein Mitarbeiter mit dem Hauptbuch Modul arbeiten können. Diese Modularität stellt einen bedeutenden Vorteil für Anwenderunternehmen dar, da so nur jene Lizenzen bezogen werden müssen, welche effektiv benötigt werden. Das Einspielen einer neuen Lizenzdatei sowie die Überwachung der Lizenznutzung sind im Kapitel Lizenzierung näher beschrieben.

Die Berechtigungen eines benannten Benutzers bezogen auf die Objekte (Eingabemasken, Eingabefelder), Ansichten und Aktionen des Winoffice Prime Portals können ebenfalls sehr gezielt und fein gesteuert werden. Damit die Berechtigungen gut überschaubar bleiben und auch die Zuweisung von Berechtigungen nicht auf Ebene jedes einzelnen Objektes und seiner Felder geschehen muss, werden sie in sog. Rollen zusammengefasst. In einer Rolle können beliebig viele Einträge von Berechtigungen (z.B. Berechtigung ein Objekt neu anzulegen, zu mutieren oder zu löschen, ein Feld zu mutieren, eine Ansicht zu sehen oder eine Aktion auszuführen) enthalten sein. Rollen werden unabhängig zur Lizenz verwaltet und bestimmen im Gegensatz dazu nicht den globalen Nutzungsumfang, sondern die Berechtigung einzelner Mitarbeiter. Zusätzliche Erleichterung bei der Verwaltung und Zuweisung der Benutzerrechte bieten die sog. Rollengruppen. Sie bestehen aus beliebigen Rollen und können, gleich wie die Rollen selbst, bestimmten Benutzern zur Zuweisung der darin enthaltenen Berechtigungen zugewiesen werden.

Die Berechtigungen, welche ein Benutzer durch die ihm zugewiesenen Rollen erhält, werden bezogen auf einzelne Datensätze durch die Sicherheit des jeweiligen Datensatzes (Öffentlich, Privat, Team, Projekt, usw.), durch die Firmensicherheit resp. durch die Team- oder Projektmitgliedschaft übersteuert. Mit anderen Worten wird ein Mitarbeiter, welcher durch die ihm zugewiesenen Rollen die Berechtigung zur Bearbeitung von Dokumenten besitzt, ein Dokument nicht bearbeiten dürfen, welches nur für die Bearbeitung durch die Mitglieder eines bestimmten Teams freigegeben ist (sofern der betreffende Mitarbeiter nicht selbst auch Mitglied dieses Teams ist).

Winoffice Prime wird mit einem Standard-Set von Rollen und Rollengruppen ausgeliefert. Sollten diese Standarddefinitionen nicht genügen, so können sie mit Hilfe des Customization Toolset erweitert oder angepasst werden.