Aktualisiert am 19. November 2021

Relationen

Mit Relationen werden in Winoffice Prime systemübergreifend Verbindungen zwischen Objekten/Datensätzen bezeichnet. Eine Relation verknüpft zwei Objekte beidseitig und bewirkt, dass in der Detailansicht des einen Objektes das damit über eine Relation verbundene andere Objekt angezeigt werden kann. Die Anzeige erfolgt jeweils in Form eines Eintrages in der für den jeweiligen Datensatz vorgesehenen Tabelle.

Relationen bilden die Grundlage für die Sicherstellung des Zugriffs auf eine lückenlose Kunden-History. Öffnet man die Details einer Adresse, sind dank der Relationen sämtliche mit der Adresse geführten Emails, abgehaltene oder zukünftige Termine, Telefonnotizen, alle Projekte, Verkaufsdokumente, die gesamte geführte Korrespondenz und auch die Kundendienstanfragen einsehbar.

Im Beispiel, welches durch die obenstehende Grafik veranschaulicht wird, hat sich Herr Hans Muster soeben einen Termin Projekt Abschluss-Apéro eingetragen und in diesem drei Relationen hinterlegt. Er tat dies in der Containerseite Klassifizierung des Termins. Die drei Relationen sind:

1. Eine Relation zum Datensatz der Adresse OBF AG

2. Eine Relation zur Kontaktperson Carmen Maurer

3. Eine Relation zum Projekt Umbau Hauptgebäude

Diese Einträge bewirken, dass nun der Termin Projekt Abschluss-Apéro in allen drei über eine Relation verbundenen Datensätzen angezeigt wird. Da es sich beim Termin um einen Datensatz vom Typ Aktivität (Emails, Termine, Aufgaben) handelt, wird er in den verbundenen Datensätzen in der der Containerseite Aktivitäten aufgeführt.

Relationen wirken stets beidseitig. Das heisst, dass zum Beispiel die Details des Termins durch einen Doppelklick aus der Tabelle der Aktivitäten im Adressdetail der OBF AG geöffnet werden können. Gleichzeitig lassen sich die Details der OBF AG aus den Termindetails durch einen Rechtsklick auf den entsprechenden Adressrelations-Eintrag im Register Klassifizierung und Auswahl der Option Bearbeiten einsehen.

Bitte beachten Sie

Durch das Bilden von Relationen werden die betroffenen Datensätze NICHT kopiert. Wird also der Eintrag eines Datensatzes in irgendeiner Tabelle gelöscht, so löscht dies den betreffenden Datensatz selbst sowie seine Tabelleneinträge in sämtlichen durch eine Relation verbundenen Datensätzen.

Verschiedene Arten von Relationen

Unterschieden werden zwei Gruppen von Relationen:

Hauptrelationen - Werden durch Browse Felder in den Containerseiten Allgemein und Klassifizierung von Detailmasken eingetragen und gepflegt. Die häufigst verwendeten Hauptrelationen sind Adresse, Kontaktperson, Mitarbeiter und Projekt.
Weitere Relationen - Können in der Containerseite Weitere Relationen eingetragen werden. Weitere Relationen sind in beiden durch die Relation verbundenen Objekten ausschliesslich im Register Weitere Relationen sichtbar. Ist die Anzahl der Hauptrelationen auf einige bestimmte Einträge pro Datensatz beschränkt, so lässt sich eine beliebige Anzahl von Weiteren Relationen pro Datensatz anlegen.

Automatisches Bilden von Relationen

Relationen werden auch vom System automatisch angelegt.

Beim Empfang von Emails - Alle eingehenden Emails werden automatisch anhand der Absenderadresse mit dem betreffenden Adress- und Kontaktdatensatz verbunden. Sollte zum Zeitpunkt des Email Eingangs die Email Adresse, die Firmen-Adresse, resp. die Kontaktperson noch nicht im Prime Portal geführt sein, so wird das Email durch einen Job automatisch den zugehörenden Datensätzen zugewiesen, sobald diese Stammdaten erfasst sind.
Beim Erstellen von Datensätzen aus einem bestehenden Datensatz. Wir ein Datensatz durch eine Aktion aus einem anderen Datensatz erstellt (z.B. Ein Termin aus einer Telefonnotiz, eine Leistung aus einem Termin, usw.), so werden die Relationen des Ursprungs-Objektes in das daraus erstellte Objekt übertragen. Zudem werden auch das Ursprungs- und das daraus erstellte Neu-Objekt durch eine Relation miteinander verbunden.

Mit Hilfe der Relationen entsteht so wie von selbst ein engmaschiges Netz von Beziehungen zwischen den im Portal gehaltenen Daten.