Aktualisiert am 19. November 2021

Dokumente

In der Ansicht Dokumente werden alle im Portal verwalteten Dokumente angezeigt, für welche der jeweilige Anwender eine Zugriffsberechtigung besitzt. Fett dargestellte Zeilen weisen auf Dokumente hin, welche von einem Anwender zur Bearbeitung gesperrt (ausgecheckt) wurden. Diese Dokumente können nur von demjenigen Anwender bearbeitet werden, welcher in der Spalte Gesperrt von angezeigt wird.

Dokument öffnen vs. bearbeiten In den Benutzereinstellungen kann in der Option Dokumente eingestellt werden, auf welche Weise sich ein Dokument bei einem Doppelklick öffnen soll. Es kann direkt zur Bearbeitung oder schreibgeschützt (zur Ansicht) geöffnet werden. Im schreibgeschützten Modus kann das Dokument nur lokal auf dem PC gespeichert werden.

Details

Der Ribbon für die Ansicht Dokumente bietet den direkten Zugriff auf die Aktionen, welche für die in der Tabelle markierten Objekte ausgeführt werden können. Die Darstellung des Ribbon kann je nach Lizenz und Berechtigung des aktiven Anwenders von der hier gezeigten Darstellung abweichen. Auch kann es bei Nutzung von Winoffice Prime in Englisch, Französisch oder Italienisch zu Abweichungen von der oben gezeigten Reihenfolge der Symbole innerhalb der Gruppen kommen.

Öffnet den Assistenten zur Erstellung eines neuen Dokumentes.

Löscht das/die in der Ansicht markierte(n) Dokument(e).

Erlaubt das Versenden eines Links zu dem in der Ansicht markierten Dokument per Email. Mit Klick auf diesen Link kann der Empfänger des Emails eine Webseite öffnen, welche das Downloaden des Dokuments direkt aus dem Portal erlaubt. Mit Klick auf die Aktion wird ein Assistent geöffnet.

Dokument: Zeigt den Dateinamen des Dokuments

Text: In diesem Feld kann der Text eingetragen werden, mit welchem der Link im Email eingetragen werden soll. Er kann vom Dateinamen abweichen.

Ablaufdatum: In diesem Feld kann optional ein Datum eingetragen werden, bis zu welchem der Download des Dokuments erlaubt sein soll.

Passwort: In diesem Feld kann optional ein Passwort eingetragen werden, welches für den Download des Dokuments benötigt wird.

Erstellt ein neues Email und fügt einen Link zu dem in der Ansicht markierten Dokument in den Emailtext ein.

Kopiert einen Link zu dem in der Ansicht markierten Dokument in die Windows Zwischenablage. Dieser kann sodann an beliebiger Stelle mit Hilfe der Windows Einfügefunktion (z.B. +V) eingesetzt werden.

Öffnet eine neue Email Nachricht und fügt dieser das markierte Dokument als Dateianhang an.

Konvertiert das markierte Dokument in ein PDF Dokument, öffnet eine neue Email Nachricht und fügt dieser das erstellte PDF Dokument als Dateianhang an.

Öffnet das markierte Dokument zur Ansicht im schreibgeschützten Modus. Änderungen, welche in einem auf diese Weise geöffneten Dokument vorgenommen werden, werden nicht im Portal gespeichert.

Öffnet das markierte Dokument zur Bearbeitung. Der betreffende Mitarbeiter wird so lange als Bearbeiter in der Spalte Gesperrt von der Ansicht eingetragen

Speichert die an einem Dokument vorgenommenen Änderungen im Portal und hebt die durch den Bearbeitungsmodus aktivierte Sperrung des Dokuments wieder auf.

Verwirft alle seit Aktivierung des Bearbeitungsmodus vorgenommenen Änderungen des markierten Dokuments und hebt die durch den Bearbeitungsmodus aktivierte Sperrung auf.

Öffnet ein Fenster zur Bearbeitung der Dokumenteigenschaften.

Ist für den angemeldeten Mitarbeiter ein Digitalsignatur Konnektor eingerichtet, so kann über diese Aktion ein markiertes PDF Dokument automatisch mit einer elektronischen Unterschrift versehen werden. Die Dokumentdatei danach nicht mehr verändert werden.

Erstellt eine Kopie des markierten Dokumentes. Die Kopie trägt den Namen "Kopie von" + <NAME>, wobei <NAME> für die Bezeichnung des ursprünglichen Dokumentes steht.

Speichert das Dokument an einem wählbaren Ort auf dem PC oder in einem Netzwerkordner. Diese Aktion kann auch durch Drag&Drop (Ziehen und loslassen des Dokuments an gewünschter Stelle - z.B. auf dem Windows Desktop) ausgeführt werden.

Ersetzt das markierte Dokument durch ein auf dem PC oder in einem Netzwerkordner liegendes Dokument. Nach dem Ausführen der Aktion wird ein Fenster geöffnet, in welchem das Dokument ausgewählt werden kann, durch welches das in der Ansicht markierte Dokument ersetzt werden soll.

Archiviert das/die markierte(n) Dokument(e). Durch die Archivierung werden die Dokumente aus dem Prime Portal in ein vorbestimmtes Serververzeichnis kopiert. Nach dem Archivieren bleibt das Dokument mitsamt seinen Eigenschaften (Sicherheit, Favoriten, Seriendruckeinstellungen, Versionierung, usw.) in der Ansicht sichtbar. Archivierte Dokumente sind durch eine Markierung in der Spalte Archiviert erkennbar.

Voraussetzung für die Archivierung Bevor Dokumente archiviert werden können, muss ein Serververzeichnis sowie das zuverlässige Backup dafür eingerichtet werden.

Bitte beachten Sie

Bei der Archivierung vieler Dokumente kann die Serverauslastung kurzzeitig ansteigen. Es wird daher empfohlen, das Archivieren von Dokumenten in Einzelschritten und zu Systemnutzungs-Randzeiten durchzuführenevor Dokumente archiviert werden können, muss ein Serververzeichnis sowie das zuverlässige Backup dafür eingerichtet werden.

Druckt das markierte Dokument auf dem in Windows oder in der Benutzeradministration eingerichteten Standarddrucker.

Öffnet ein Combobox Feld mit einer Auswahl der Berichte, welche für den in der Ansicht markierten Datensatz zur Verfügung stehen.

Erstellt ein neues Email mit einer Relation zu dem in der Ansicht markierten Datensatz. Das Email steht danach über einen Eintrag im Container Aktivitäten im markierten Datensatz im Zugriff.

Erstellt einen neuen Termin mit einer Relation zu dem in der Ansicht markierten Datensatz. Der Termin steht danach über einen Eintrag im Container Aktivitäten im markierten Datensatz im Zugriff.

Erstellt einen neuen Anruf mit einer Relation zu dem in der Ansicht markierten Datensatz. Der Anruf steht danach über einen Eintrag im Container Aktivitäten im markierten Datensatz im Zugriff.

Erstellt eine neue Aufgabe mit einer Relation zu dem in der Ansicht markierten Datensatz. Die Aufgabe steht danach über einen Eintrag im Container Aktivitäten im markierten Datensatz im Zugriff.

Erstellt eine neue Notiz mit einer Relation zu dem in der Ansicht markierten Datensatz. Die Notiz steht danach über einen Eintrag im Container Aktivitäten im markierten Datensatz im Zugriff.

Erstellt einen neuen Serviceauftrag mit einer Relation zu dem in der Ansicht markierten Datensatz. Der Serviceauftrag steht danach über einen Eintrag im Container Kundendienst im markierten Datensatz im Zugriff.

Erstellt eine neue Änderung mit einer Relation zu dem in der Ansicht markierten Datensatz. Die Änderung steht danach über einen Eintrag im Container Kundendienst im markierten Datensatz im Zugriff.

Erstellt einen neuen Wissenseintrag mit einer Relation zu dem in der Ansicht markierten Datensatz. Der Wissenseintrag steht danach über einen Eintrag im Container Kundendienst im markierten Datensatz im Zugriff.