Aktualisiert am 19. November 2021

SmartLinks

Prime SmartLinks bieten die Möglichkeit, sehr einfach und schnell einen Verweis auf ein bestimmtes Objekt in einem Textfeld eines anderen Objektes einzufügen. Im Unterschied zu Relationen stellen SmartLinks einseitige Verbindungen dar, welche nicht als Datenfeld, sondern nur als Text gespeichert werden. Im Gegensatz zu Relationen bilden SmartLinks somit keine auswertbaren Datenverbindungen.

Bei Linksklick auf einen SmartLink wird das der jeweils verlinkte Prime Datensatz resp. das in der Prime Dokumentverwaltung abgelegte verlinkte Dokument geöffnet. Voraussetzung dafür ist, dass der Benutzer, welcher den Link klickt, an jenem Portal angemeldet ist, in welchem sich das verlinkte Objekt befindet.

Für das Erstellen von SmartLinks sind in allen Objekten zwei Aktionen vorhanden:

Senden öffnet ein neues Email und setzt einen klickbaren Link in den Email Text ein. Der Empfänger des Emails kann durch Klick auf den Link das Ursprungsobjekt direkt öffnen, sofern er in jenem Winoffice Prime Portal angemeldet ist, in welchem das Zielobjekt des SmartLink verwaltet wird.

Kopieren kopiert einen Link in die Windows Zwischenablage. Durch die Windows Funktion (CTRL+V) kann der Link an einer beliebigen Stelle (in einem Bemerkungsfeld, in einem Word Dokument, einem Email, usw.) eines Textfeldes eingefügt werden. Durch Klick auf den Link wird das Ursprungsobjekt direkt geöffnet, sofern der Klick durch einen Anwender erfolgt, welcher in jenem Winoffice Prime Portal angemeldet ist, in welchem das Zielobjekt des SmartLink verwaltet wird.

Durch die Verwendung von SmartLinks ergeben sich verschiedene Vorteile:

Die Verwendung von SmartLinks ist nicht beschränkt auf Winoffice Prime Datensätze. So können beispielsweise auch SmartLinks Innerhalb einer MS Office Datei eingefügt und so Verbindungen zwischen einem Prime Datensatz und einem MS Word Dokument oder zwischen zwei MS Office Dateien geschaffen werden.
Wie im obenstehenden Beispiel dargestellt, können auch mehrere Links in einem Winoffice Prime Objekt eingefügt werden (Die Links werden unterstrichen und in blauer Schrift dargestellt).
Links können per Email versendet werden. So kann beispielsweise die Verteilung von Besuchsberichten an mehrere Empfänger gleichzeitig oder die Benachrichtigung mehrerer Mitarbeiter auf ein bestimmtes Objekt auf einfache Art und Weise erfolgen.

Aktivieren von Drittprogrammen Zur Aktivierung der erweiterten Funktionen von SmartLinks muss in den Benutzereinstellungen die Option Prime Objekte aus externen Programmen öffnen aktiviert werden.

Bekannte Einschränkung

Bei Versenden eines SmartLinks per Email können die Funktionen zum automatischen Einsetzen der Anrede sowie der Email Signatur nicht verwendet werden. Wird ein SmartLink in einem Textfeld eingefügt (z.B. in Bemerkungsfelder von Aufgaben, Terminen, usw.), wird der gesamte HTML Link des Ursprungs-Objektes eingesetzt.