Aktualisiert am 19. November 2021

Kennungen

Kennungen dienen in Winoffice Prime der Klassifizierung von Datensätzen. Kennungen können neben den pro Objekt vorhandenen Ordnungskriterien auch zur freien Strukturierung von Adressen, Artikeln, Dokumenten, Emails, Projekten und so gut wie jedem anderen Objekt verwendet und mittels Schnellzugriff als Filterkriterium in den jeweiligen Ansichten eingesetzt werden.

Für Dokumente und Emails haben Kennungen die gleiche Funktion wie die Ordner eines Dateisystems oder traditioneller Emailsysteme. Der entscheidende Vorteil von Kennungen gegenüber Ordnern ist, dass man ein Email oder Dokument gleichzeitig mehren Kennungen zuweisen kann ohne dass dafür das Email oder das Dokument kopiert werden muss. Das heisst beispielsweise, dass ein eingegangenes Email sowohl den Kennungen Projekte, Verträge und Dringend zugewiesen werden kann, was bei Verwendung von Ordnern bedeuten würde, dass das Email mehrfach kopiert werden müsste, um es in die drei genannten Ordner abzulegen.

Kennungen werden durch den Stammdatenadministrator des jeweiligen Portals als global für alle Anwender geltende Ordnungskriterien in den Stammdaten angelegt und verwaltet. Daneben kann jeder Benutzer in seinem Administrationsbereich eigene, nur für seinen persönlichen Gebrauch genutzte, Kennungen verwalten.

Die Neuzuweisung einer Kennung oder das Entfernen einer Zuweisung erfolgt entweder im Register Kennungen des Containers Allgemein eines Datensatzdetails oder mittels Rechtsklick auf einen oder mehrere Tabelleneinträge einer Ansicht und das Ausführen der Aktion Kennungen / Hinzufügen (resp. Entfernen).

Bei aktiver Erweiterter Suche kann die Auswahl der relevanten Kennungen zur Ansichtsfilterung mit Hilfe des Ordnersymbols am linken Rand des Filterbalkens direkt aufgerufen werden.

Bitte beachten Sie

Kennungen müssen typisiert sein, damit sie mit Hilfe der dafür vorgesehenen Aktionen verwendet werden können. Zur Typisierung von Kennungen s. auch unter Kennung.