Aktualisiert am 19. November 2021

Dokumentvorlage

Eine Dokumentvorlage ist ein Winoffice Prime Objekt, welches aus einer Verbindung (Relation) zu einem in der Dokumentablage des jeweiligen Portals bestehenden Dokument sowie aus weiteren Eigenschaften besteht. Die Übersicht gibt weitere Aufschlüsse über die Zusammenhänge zwischen Prime Dokumenteigenschaften, Dokumentdateien und Dokumentvorlagen.

Dokumentvorlagen können grundsätzlich für alle Dateitypen angelegt werden. Damit wird die Erstellung von Dokumenten ähnlicher und wiederkehrender Inhalte stark vereinfacht. Darüber hinaus "vererben" Vorlagen auch spezifische Eigenschaften wie die Sicherheitseinstellungen, Mussfelder, Relationen, usw.) an jene Dokumente, welche aus ihnen erstellt werden.

Kopieren oder neu erstellen Vorlagen können sowohl von Grund auf neu erstellt, als auch in der Vorlagenansicht mit Hilfe einer Aktion kopiert werden.

Details

Allgemein

Im Register Allgemein werden die Haupteigenschaften der Vorlage verwaltet.

Zunächst wird die Gruppe ausgewählt, zu der eine Vorlage gehören soll. Die hier zur Auswahl stehenden Gruppen können in den Stammdaten des Portals verwaltet werden. Gruppen (z.B. Personal oder Korrespondenz) erleichtern dem die Auswahl und Einordnung von Dokumentvorlagen.

Im Feld Name wird die Bezeichnung der Vorlage bestimmt, mit welcher sie in der Liste der Vorlagen erscheint. Als Name wird bevorzugt ein beschreibender Begriff gewählt, welcher den Inhalt der Vorlage treffend wiedergibt.

Das Feld Dokument ist ein Pflichtfeld, ohne welches die Vorlage nicht gespeichert werden kann. Die Auswahl öffnet ein Fenster mit der Liste aller in der Dokumentablage des Portals vorhandenen Dokumente. Das an dieser Stelle ausgewählte Dokument, resp. dessen Dokumentdatei, bildet den Inhalt für die Vorlage, die Schablone, aus welcher neue Dokumente erstellt werden sollen.

Platzhalter Sollen beim Erstellen von Dokumenten aus der Vorlage auch individualisierte Informationen wie beispielsweise die Empfängeradresse eines Briefes oder andere im Portal gespeicherte Daten automatisch in das neue Dokument eingesetzt werden, so müssen die dafür benötigten Platzhalter in ausgewählten Dokumentdatei eingesetzt sein.

Der Inhalt des zweigeteilten Feldes Standardname erscheint später im Feld Dokumentname des Dokumenterstellungsassistenten. Wird eine Standardbezeichnung eingetragen (z.B. eine Bezeichnung mit Bindestrich wie Fax - , Brief - , Kurz - , etc.), so wird diese Bezeichnung für die Vergabe des jeweiligen Dokumentnamens bereits vorgeschlagen und kann von Fall zu Fall durch einen individuellen Teil ergänzt werden.

Die Dateiendung im Feld links neben dem Standardnamen bestimmt die Anwendung, mit welcher die jeweilige Dokumentdatei geöffnet werden soll. Hier sollten die von diesen Anwendungen verwendeten Standardendungen verwendet werden (z.B. .doc oder .docx für MS Word, .xls oder .xlsx für MS Excel und .ppt oder .pptx für Microsoft Powerpoint).

Das Aktivieren der Checkbox Aktiv bewirkt, dass eine Vorlage verwendet werden kann. Nicht mehr benötigte/veraltete Vorlagen oder noch nicht fertig gestellte Vorlagen können mit deaktivierter Checkbox gespeichert werden.

Das Aktivieren der Checkbox Seriendruck manuell aktualisieren bewirkt, dass die Seriendruckfelder des aus der Vorlage erstellten Dokuments lediglich bei dessen Erstellung aus der Portaldatenbank abgefüllt und beim erneuten Öffnen des Dokuments nicht jedes Mal automatisch aktualisiert werden.

Für das Feld Sicherheit bestehen für Dokumentvorlagen drei Wahlmöglichkeiten: Individuell, Öffentlich und Privat. Die hier gewählte Sicherheit wird bei der Erstellung eines neuen Dokumentes aus der Vorlage an dieses vererbt.

Obligatorische Relationen

Im Register Obligatorische Relationen können mit Hilfe der darin befindlichen Checkboxes jene Relationen ausgewählt werden, welche beim Erstellen eines Dokumentes aus der Vorlage mit Hilfe des Dokumenterstellungsassistenten für jedes Dokument zwingend individuell ausgefüllt werden müssen. Damit wird die Zuverlässigkeit und Konsistenz der im Portal verwalteten Dokumente erhöht und sicher gestellt, dass Dokumente stets auch in den verknüpften Objekten einsehbar sind.

Mit Hilfe des Auswahlfeldes Zusätzliche Relation können Relationen zu weiteren Objekten für die Vorlage bestimmt werden. Die Auswahl umfasst sämtliche in Winoffice Prime verfügbaren Objekte. Bei Fragen zu einer bestimmten gewünschten Zusatzrelation wird empfohlen, den zuständigen Portaladministrator zu konsultieren.

Im nebenstehenden Beispiel müssen beim Erstellen eines Dokuments aus der Vorlage mindestens Relationen zu einer Adresse, einem Projekt, der eigenen Firma und dem betroffenen Standort sowie zu einem Vertrag festgelegt werden.

Kennungen

Kennungen dienen in Winoffice Prime der Klassifizierung von Datensätzen. Kennungen können neben den pro Objekt vorhandenen Ordnungskriterien auch zur freien Strukturierung verwendet und mittels Schnellzugriff als Filterkriterium in den jeweiligen Ansichten eingesetzt werden.

Mit Klick auf eines der beiden verfügbaren Ordnersymbole kann entweder eine globale (Globale Kennungen können von allen Benutzern verwendet werden und werden in den Stammdaten verwaltet) oder eine persönliche Kennung (Persönliche Kennungen können nur von jenem Mitarbeiter verwendet werden, welcher diese in seinen Kennungen verwaltet) zugewiesen werden.

Bitte beachten Sie

Globale und persönliche Kennungen müssen typisiert sein, damit sie mit Hilfe der dafür vorgesehenen Buttons in der hier beschriebenen Containerseite eingefügt werden können. Zur Typisierung von Kennungen s. auch Kennung.

Die hier eingetragenen globalen und persönlichen Kennungen werden bei Verwendung der Vorlage direkt in die Eigenschaften des neuen Dokuments übertragen.

Im Register Standardrelationen können fixe Verbindungen zu bestimmten Datensätzen des Portals eingetragen werden, welche in jedes aus der Vorlage erstellte Dokument übertragen werden.

Bitte beachten Sie

Im Gegensatz zu den Obligatorischen Relationen handelt es sich hierbei um Relationen zu ganz bestimmten Datensätzen, welche unverändert in jedes Dokument übernommen werden, welches aus der Vorlage erstellt wird.

Individuelle Sicherheit

Ist im Register Allgemein die Sicherheit der Vorlage auf Individuell gesetzt, so kann in diesem Register die Zugriffsberechtigung für alle aus der Vorlage erstellten Dokumente auf bestimmte Mitarbeiter, Teams oder Projektmitglieder eingeschränkt werden. Diese Sicherheit wird sodann auf jedes unter Verwendung der Vorlage erstellte Dokument übertragen.