Aktualisiert am 19. November 2021

Übersicht Automatischer Rechnungsversand

Die Abbildung bietet einen Überblick des von Winoffice Prime unterstützten Ablaufs zum automatischen Versand von Rechnungen.

Derzeit unterstützt werden folgende Versandarten:

Versand per Post
Versand per Email als normales PDF
Versand per Email als ZUGFeRD PDF
Versand per Postfinance / Paynet E-Rechnung

Die Einstellungen für den automatischen Versand können auf mehreren Ebenen erfolgen:

Ebene	Beschreibung
Firma	Auf Ebene der Firma kann eine Standard Versandart eingetragen werden (Firma / Debitoreninformationen / Rechnungsversandart). Diese Versandart wird verwendet, wenn weder auf Ebene der Adresse noch auf Ebene der Rechnung eine abweichende Versandart eingetragen wird.
Adresse	Auf Ebene der Adresse kann eine vom Firmenstandard abweichende Versandart eingetragen werden (z.B. Firmenstandart = Versand per ZUGFeRD PDF / Versandart für Adresse = Versand per Post). Dies geschieht durch Eintrag in den Adressdetails unter Debitorendaten / Rechnungsversandart.
Rechnung	Soll auf Ebene der Rechnung eine vom Adress- bzw. vom Firmenstandard abweichende Versandart verwendet werden, so kann dies in der jeweiligen Rechnung vorgesehen werden. Dies erfolgt in der Rechnung im Register Klassifizierung im Feld Rechnungsversandart.

In der Ansicht Rechnungen stehen die Filter Versandt und Nicht versandt zur Verfügung. Mit Hilfe dieser Filter können alle noch nicht versendeten Rechnungen angezeigt, per Multiselect markiert und durch Ausführen der Aktion Automatisch versenden aus dem Ribbon versandt werden. Der Versand per Post erfolgt dabei durch automatischen Druck anhand der hinterlegten Druckjob Konfiguration.

Der Versand per Email (Normales PDF oder ZUGFeRD PDF) erfolgt an die Emailadresse der in der Rechnung eingetragenen Adresse oder abweichenden Rechnungsempfangsadresse. Ist in der Rechnung auch eine Kontaktperson eingetragen, so erfolgt der Versand an die Emailadresse dieser Kontaktperson.

Sollen Rechnungen, ungeachtet der darin eingetragenen Kontaktperson stets an eine vordefinierte Emailadresse gesandt werden, so kann einer Kontaktperson der Rechnungsadresse bzw. der abweichenden Rechnungsempfangsadresse die Rolle des Rechnungsempfängers zugewiesen werden. Dies kann durch Zuweisung der Rolle Rechnungsempfänger im Feld Kontaktrolle (Kontaktdetail / Klassifizierung) erfolgen. Die Rolle des Rechnungsempfängers kann pro Adresse nur jeweils einer Kontaktperson zugewiesen werden.