Aktualisiert am 19. November 2021

Rechnungen

Die Ansicht Rechnungen bietet ein Instrument für die Erstellung und Bearbeitung von Verkaufsrechnungen. Nach dem Anlegen einer neuen Rechnung befindet sich diese im Status In Bearbeitung und wird in der Ansicht in blauer Schrift dargestellt. Freigegebene Dokumente werden in schwarzer, abgeschlossene Rechnungen in grauer Schrift angezeigt.

Details

Der Ribbon für die Ansicht Rechnungen bietet den direkten Zugriff auf die Aktionen, welche für die in der Tabelle markierten Objekte ausgeführt werden können. Die Darstellung des Ribbon kann je nach Lizenz und Berechtigung des aktiven Anwenders von der hier gezeigten Darstellung abweichen. Auch kann es bei Nutzung von Winoffice Prime in Englisch, Französisch oder Italienisch zu Abweichungen von der oben gezeigten Reihenfolge der Symbole innerhalb der Gruppen kommen.

Erstellt einen neuen Datensatz vom Typ Rechnung.

Löscht die in der Ansicht markierte Rechnung.

Erstellt ein neues Email und fügt einen Link zu der in der Ansicht markierten Rechnung in den Emailtext ein

Kopiert einen Link zu der in der Ansicht markierten Rechnung in die Windows Zwischenablage. Dieser kann sodann an beliebiger Stelle mit Hilfe der Windows Einfügefunktion (z.B. +V) eingesetzt werden.

Erstellt eine neue Email Nachricht, generiert ein PDF Dokument der Rechnung anhand der im Dokument eingetragenen Vorlage und fügt dieses dem Email als Dateianhang an.

Versendet eine oder mehrere markierte Rechnungen als E-Rechnungen.

Voraussetzung dafür ist, dass die dafür notwendigen Vorkehrungen getroffen wurden. Für den Versand der ersten E-Rechnung pro Arbeitssitzung und Provider ist ein Login beim E-Rechnungsprovider notwendig. Hierfür wird, falls notwendig, eine entsprechende Login Maske angezeigt. Nach diesem ersten Login werden die Zugangsdaten für die Dauer der Arbeitssitzung gespeichert und müssen bei einem erneuten Versand einer E-Rechnung nicht erneut eingetragen werden.

Die Aktion E-Rechnungen aktualisieren ist nur dann verfügbar, wenn mit E-Rechnungen gearbeitet wird und die dafür notwendigen Einstellungen erfolgt sind. Die Aktion stellt eine Verbindung zu den Eingerichteten E-Rechnungsprovidern her und importiert Statusänderungen und sonstige Meldungen für zuvor eingereichte E-Rechnungen. Diese Meldungen werden in Winoffice Prime gespeichert und können in der Ansicht E-Rechnungsprotokolle eingesehen werden.

Bereitet die markierte Rechnung im ZUGFeRD Format auf, erstellt eine neue Email Nachricht und fügt dieser das ZUGFeRD PDF als Dateianhang an. Ist ein aktiver Digitalsignatur Konnektor vorhanden und wird die ZUGFeRD Rechnung von einem authorisierten Mitarbeiter erstellt, so kann die Rechnung gleichzeitig auch automatisch digital signiert werden.

Startet den automatischen Rechnungsversand.

Versetzt die in der Ansicht markierter Rechnung zurück in den Status In Bearbeitung. In diesem Status kann die Rechnung bearbeitet, jedoch nicht in ein anderes Auftragsdokument überführt werden. Eine freigegebene Rechnung kann nur in den Bearbeitungsstatus zurückversetzt werden, so lange sie noch nicht abgeschlossen oder noch nicht in ein anderes Verkaufsdokument überführt wurde.

Bitte beachten Sie

Wird der hier beschriebene Vorgang ausgeführt werden, nachdem die betroffene Rechnung in das Hauptbuch transferiert wurde, so wird der durch den Transfer erstellte Hauptbuchbeleg gelöscht. Dies jedoch nur dann, wenn dieser in einem noch nicht abgeschlossenen Geschäftsjahr datiert ist und nur so lange die MwSt für dies Rechnung noch nicht abgerechnet ist. Die Rechnung muss nach einer allfälligen Bearbeitung erneut transferiert werden.

Hinweis Soll eine Rechnung nach deren Ausgleich (Verbuchen mit einer Zahlung) erneut bearbeitet werden, so muss zuvor in der Debitorensuche der Zahlungsausgleich rückgängig gemacht werden.

Versetzt die in der Ansicht markierte Rechnung in den Status Freigegeben. Die Rechnung wird damit in die Offenen Debitorenposten übergeben. Je nach Portaleinstellung können Rechnungen entweder direkt oder über den Zwischenschritt der Prüfung und definitiven Freigabe in der Ansicht Freigegebene Dokumente in die Debitoren übergeben werden. In diesem Status ist die Rechnung bereit für das Überführen in eine Gutschrift (s. unten). Hingegen kann sie im Status Freigegeben nicht bearbeitet werden.

Ist nur aktiv, wenn die Einstellung für das Rüsten am Point-of-Sale aktiv und die Rechnung im Status In Bearbeitung ist. Damit ist es möglich, die in der Rechnung aufgeführten Artikelpositionen direkt aus den Dokumentdetails zu rüsten und abzuschliessen. Nach Klick auf die Schaltfläche öffnet sich das Fenster für den Warenausgang am Point-of-Sale (POS).

Die darin enthaltene Tabelle zeigt alle Artikelpositionen der Rechnung. In der Spalte Lager wird der aktuell verfügbare Lagerbestand über alle Lager jener Firma angezeigt, welche die Rechnung ausstellt. In normaler Schrift werden alle Positionen mit aktiver Bestandesführung dargestellt. Positionen, welche sich auf Transitartikel beziehen, werden kursiv angezeigt. In roter Schrift werden jene Positionen dargestellt, für welche zum aktuellen Zeitpunkt kein verfügbarer Bestand existiert.

Es kann nun mit dem Rüsten der Rechnung begonnen werden. Wird eine Zeile der Tabelle markiert, so kann durch einen Rechtsklick für Artikelpositionen mit Bestandesführung die Aktion Lagerbezug (bzw. Rüsten ohne Lagerbewegungen für Transitartikel-Positionen) ausgeführt werden. Daraufhin öffnet sich das Fenster für die Auswahl der verfügbaren Lagerpositionen. Hier können jene Positionen bestätigt werden, welche aus dem Lager entnommen wurden. Nach Auswahl und Bestätigung der Lagerpositionen erhalten diese eine Relation zur Rechnung und die Spalte Gelieferte Menge weist die Menge aus den gerüsteten Lagerpositionen aus. Für Transitartikel kann keine Lagerposition, sondern lediglich die gerüstete Menge vorgemerkt werden.

Wird eine Rechnung nur teilgerüstet (z.B. weil wie im nebenstehenden Beispiel ein Artikel nicht verfügbar ist), so kann das Rüsten mit Klick auf die Schaltfläche Schliessen in der rechten unteren Ecke des Rüstfensters geschlossen werden. Alle bis dahin gerüsteten Lagerpositionen bleiben dadurch mit der Rechnung verbunden, so dass bei erneutem Öffnen des Fensters lediglich die noch nicht gerüsteten Positionen bearbeitet werden können. Sobald alle Artikelpositionen der Rechnung gerüstet sind, kann diese mit Klick auf Versand abgeschlossen werden. Die Rechnung wird durch diesen Schritt gleichzeitig auch in den Status Freigegeben gesetzt.

Bitte beachten Sie

Wurde die Rechnung aus einem Lieferschein überführt, so können die Waren nicht aus der Rechnung, sondern ausschliesslich aus dem Lieferschein gerüstet werden.

Bitte beachten Sie

Wird eine zuvor abschliessend gerüstete und in die Debitoren freigegebene Rechnung erneut in den Status In Bearbeitung zurückversetzt, so werden alle damit verbundenen/gerüsteten Lagerpositionen an ihr ursprüngliches Lager am ursprünglichen Lagerplatz zurückgebucht. Soll die Rechnung danach erneut freigegeben werden, so müssen in der Folge sämtliche Artikelposition anhand des oben beschriebenen Vorgehens erneut gerüstet werden.

Startet den Assistenten für das Überführen der Rechnung in eine Gutschrift. Die Übersicht der möglichen Überführungswege gibt Aufschluss über die Möglichkeiten und Regeln im Zusammenhang mit dieser Aktion.

Zeigt eine Vorschau des Dokumentes auf dem Bildschirm.

Druckt die im Ribbon bezeichneten Elemente anhand der im Dokument eingetragenen Vorlagen.

Öffnet ein Combobox Feld mit einer Auswahl der Berichte, welche für den in der Ansicht markierten Datensatz zur Verfügung stehen

Erstellt ein neues Email mit einer Relation zu dem in der Ansicht markierten Datensatz. Das Email wird danach im Register Aktivitäten des gleichnamigen Containers des markierten Objektes gelistet.

Erstellt einen neuen Termin mit einer Relation zu dem in der Ansicht markierten Datensatz. Der Termin wird danach im Register Aktivitäten des gleichnamigen Containers des markierten Objektes gelistet.

Erstellt einen neuen Anruf mit einer Relation zu dem in der Ansicht markierten Datensatz. Der Anruf wird danach im Register Aktivitäten des gleichnamigen Containers des markierten Objektes gelistet.

Erstellt eine neue Aufgabe mit einer Relation zu dem in der Ansicht markierten Datensatz. Die Aufgabe wird danach im Register Aktivitäten des gleichnamigen Containers des markierten Objektes gelistet.

Erstellt eine neue Notiz mit einer Relation zu dem in der Ansicht markierten Datensatz. Die Notiz wird danach im Register Aktivitäten des gleichnamigen Containers des markierten Objektes gelistet.

Fügt dem in der Ansicht markierten Datensatz einen Dateianhang im Register Dokumente des Containers Aktivitäten ein. Nach Ausführen der Aktion wird der Windows Dateiexplorer geöffnet, welcher die Auswahl des Dateianhanges erlaubt.

Öffnet den Assistenten zur Erstellung eines neuen Dokumentes. Wird die Aktion für ein Objekt aus den Modulen Kontakte oder Projekte ausgeführt, so werden die daraus resultierenden Relationen in die entsprechenden Felder im Register Attribute des Dokumenterstellungsassistenten eingetragen.

Fügt dem in der Ansicht markierten Datensatz einen Dokumentverweis im Register Dokumente des Containers Aktivitäten ein. Ein Dokumentverweis zeigt stets auf ein Dokument in der Winoffice Prime Dokumentablage, ist selbst aber keine Datei. Dadurch können Dokumenteinträge im Dokumenteregister von Objekten erstellt werden, ohne dafür Kopien der betreffenden Dokumente erstellen zu müssen. Wird das Dokument, auf welches der Verweis zeigt, bearbeitet, so steht die aktuellste Version des Dokuments automatisch über alle Verweise im Zugriff. Nach Ausführen der Aktion wird in einem separaten Fenster eine Winoffic Prime Ansicht geöffnet, welche die Auswahl des Dokuments ermöglicht, auf welches der Verweis zeigen soll.

Startet den Scanvorgang eines Dokuments und fügt das gescannte Dokument als Dateianhang direkt im Register Dokumente des Containers Aktivitäten ein. Für das Scannen wird das in der Benutzeradministration eingerichtete Gerät verwendet.

Erstellt einen neuen Leistungsdatensatz mit einer Relation zu dem in der Ansicht markierten Datensatz. Nach dem Speichern wird der Leistungseintrag im Register Leistungen des Containers Aktivitäten des markierten Objektes gelistet.

Erstellt einen neuen Spesendatensatz mit einer Relation zu dem in der Ansicht markierten Datensatz. Nach dem Speichern wird der Speseneintrag im Register Leistungen des Containers Aktivitäten des markierten Objektes gelistet.

Erstellt einen neuen Serviceauftrag mit einer Relation zu dem in der Ansicht markierten Datensatz. Der Serviceauftrag wird danach im Register Kundendienst des Containers Aktivitäten des markierten Objektes gelistet.

Erstellt eine neue Änderung mit einer Relation zu dem in der Ansicht markierten Datensatz. Die Änderung wird danach im Register Kundendienst des Containers Aktivitäten des markierten Objektes gelistet.

Erstellt einen neuen Wissenseintrag mit einer Relation zu dem in der Ansicht markierten Datensatz. Der Wissenseintrag wird danach im Register Kundendienst des Containers Aktivitäten des markierten Objektes gelistet.