Rechnung

Mit Klick auf Speichern und schliessen wird die Rechnung gespeichert und das aktive Fenster geschlossen. Die Funktion ist nur ausführbar, wenn alle Pflichtfelder einen Wert enthalten.

Speichert die Rechnung. Das aktive Fenster bleibt für die weitere Bearbeitung geöffnet. Die Funktion ist nur ausführbar, wenn alle Pflichtfelder einen Wert enthalten.

Versetzt die Rechnung in den Status Freigegeben. Die Rechnung wird damit in die Offenen Debitorenposten übergeben. Je nach Portaleinstellung können Rechnungen entweder direkt oder über den Zwischenschritt der Prüfung und definitiven Freigabe in der Ansicht Freigegebene Dokumente in die Debitoren übergeben werden. In diesem Status ist die Rechnung bereit für das Überführen in eine Gutschrift (s. unten). Hingegen kann sie im Status Freigegeben nicht bearbeitet werden.

Setzt die Rechnung zurück in den Status In Bearbeitung. In diesem Status kann die Rechnung bearbeitet, jedoch nicht in ein anderes Auftragsdokument überführt werden. Eine freigegebene Rechnung kann nur in den Bearbeitungsstatus zurückversetzt werden, so lange sie noch nicht abgeschlossen oder noch nicht in ein anderes Verkaufsdokument überführt wurde.

Ist nur aktiv, wenn die Einstellung für das Rüsten am Point-of-Sale aktiv und die Rechnung im Status In Bearbeitung ist. Damit ist es möglich, die in der Rechnung aufgeführten Artikelpositionen direkt aus den Dokumentdetails zu rüsten und abzuschliessen. Nach Klick auf die Schaltfläche öffnet sich das Fenster für den Warenausgang am Point-of-Sale (POS).

Die darin enthaltene Tabelle zeigt alle Artikelpositionen der Rechnung. In der Spalte Lager wird der aktuell verfügbare Lagerbestand über alle Lager jener Firma angezeigt, welche die Rechnung ausstellt. In normaler Schrift werden alle Positionen mit aktiver Bestandesführung dargestellt. Positionen, welche sich auf Transitartikel beziehen, werden kursiv angezeigt. In roter Schrift werden jene Positionen dargestellt, für welche zum aktuellen Zeitpunkt kein verfügbarer Bestand existiert.

Es kann nun mit dem Rüsten der Rechnung begonnen werden. Wird eine Zeile der Tabelle markiert, so kann durch einen Rechtsklick für Artikelpositionen mit Bestandesführung die Aktion Lagerbezug (bzw. Rüsten ohne Lagerbewegungen für Transitartikel-Positionen) ausgeführt werden. Daraufhin öffnet sich das Fenster für die Auswahl der verfügbaren Lagerpositionen. Hier können jene Positionen bestätigt werden, welche aus dem Lager entnommen wurden. Nach Auswahl und Bestätigung der Lagerpositionen erhalten diese eine Relation zur Rechnung und die Spalte Gelieferte Menge weist die Menge aus den gerüsteten Lagerpositionen aus. Für Transitartikel kann keine Lagerposition, sondern lediglich die gerüstete Menge vorgemerkt werden.

Wird eine Rechnung nur teilgerüstet (z.B. weil wie im nebenstehenden Beispiel ein Artikel nicht verfügbar ist), so kann das Rüsten mit Klick auf die Schaltfläche Schliessen in der rechten unteren Ecke des Rüstfensters geschlossen werden. Alle bis dahin gerüsteten Lagerpositionen bleiben dadurch mit der Rechnung verbunden, so dass bei erneutem Öffnen des Fensters lediglich die noch nicht gerüsteten Positionen bearbeitet werden können. Sobald alle Artikelpositionen der Rechnung gerüstet sind, kann diese mit Klick auf Versand abgeschlossen werden. Die Rechnung wird durch diesen Schritt gleichzeitig auch in den Status Freigegeben gesetzt.

Fügt der Rechnung einen Dateianhang hinzu. Nach Ausführen der Aktion wird ein Dialog angezeigt, mit Hilfe dessen die anzufügende Datei aus der verfügbaren Verzeichnisstruktur des PCs oder eines verbundenen Netzwerklaufwerkes ausgewählt werden kann.

Fügt der Rechnung einen Dokumentverweis hinzu. Nach Ausführen der Aktion wird ein Dialog angezeigt, mit Hilfe dessen das Dokument ausgewählt werden kann. Ein Dokumentverweis zeigt stets auf ein Dokument in der Winoffice Prime Dokumentablage, ist selbst aber keine Datei. Dadurch können Dokumenteinträge im Dokumenteregister von Objekten erstellt werden, ohne dafür Kopien der betreffenden Dokumente erstellen zu müssen. Wird das Dokument, auf welches der Verweis zeigt, bearbeitet, so steht die aktuellste Version des Dokuments automatisch über alle Verweise im Zugriff. Nach Ausführen der Aktion wird in einem separaten Fenster eine Winoffice Prime Ansicht geöffnet, welche die Auswahl des Dokuments ermöglicht, auf welches der Verweis zeigen soll. Diese Aktion ist nur dann aktiv, wenn das Modul Document Management lizenziert und der Benutzer berechtigt ist, mit diesem Modul zu arbeiten.

Startet den Scanvorgang eines Dokuments und fügt das gescannte Dokument der Rechnung als Dateianhang an. Für das Scannen wird das in der Benutzeradministration eingerichtete Gerät verwendet. Diese Aktion ist nur dann aktiv, wenn das Modul Document Management lizenziert und der Benutzer berechtigt ist, mit diesem Modul zu arbeiten.

Die Deckungsbeitragswerte können mit Hilfe der Aktion Deckungsbeitrag rechnen aus dem Aktionenmenu jederzeit aktualisiert werden.

Rückt eine Position ein. Auf diese Weise können zum Beispiel Artikelpositionen in eine Zwischensumme eingerückt werden. Die ähnliche Schaltfläche mit dem nach links gerichteten Pfeil dient dem Ausrücken von Positionen. Mit dem Ein- und Ausrücken verbunden ist auch die Nummerierung der jeweiligen Position. Diese wird in der Spalte Pos. der Tabelle angezeigt.

Fügt eine Artikelzeile ein.

Fügt an einer gewünschten Stelle einen manuell gesetzten Seitenumbruch ein. Manuelle Seitenumbrüche werden beim Drucken von Bestellungen ungeachtet des Papierformates immer an der definierten Stelle ausgeführt.

Fügt an der markierten Stelle eine Textzeile ein. Sie dient der Erfassung von Freitextabschnitten.

Der Text kann mit Hilfe des integrierten Editors gestaltet werden. Dazu sind verschiedene Formatierungen verfügbar, welche über das Kontextmenu (Rechtsklick) zugänglich sind.

Der Editor verfügt über eine integrierte Rechtschreibprüfung. Die Standardsprache des dafür verwendeten Wörterbuches kann in den Benutzereinstellungen bestimmt werden. Falls diese Einstellung für eine bestimmte Textzeile übersteuert werden soll, so kann der Text markiert und mit Hilfe des Kontextmenus (Rechtsklick) eine andere Sprache ausgewählt werden.

Die Rechtschreibprüfung ist stets aktiv und prüft den Text bei der Eingabe. Sobald die Prüfung einen Rechtschreibfehler vermutet, wird das betreffende Wort mit einer roten Wellenlinie markiert. Wird der Cursor nun in diesem Wort platziert und das Kontextmenu aufgerufen, so werden Korrekturvorschläge angezeigt. Sollte das Wort zwar korrekt geschrieben, jedoch nicht im Wörterbuch eingetragen sein (dies ist z.B. bei Bezeichnungen und Namen häufig der Fall), so kann das Wort entweder im persönlichen (nur für den betr. User) oder im globalen (für alle User) Wörterbuch gespeichert werden.

Mit der Taste F4 oder durch Auswahl von Textbaustein einfügen aus dem Kontextmenu kann ein Auswahlfenster geöffnet werden, in welchem die verfügbaren Textbausteine angezeigt, ausgewählt und an der Stelle des Cursors in die Textzeile eingefügt werden können.

Auch Bilder können mit Hilfe der Aktion Bild einfügen aus dem Kontextmenu eingefügt werden. Hierfür stehen entweder Bilder zur Auswahl, welche von Winoffice Prime als Dokumente verwaltet werden oder aber es kann ein beliebiges Bild vom Dateisystem des Arbeitsplatz PC eingefügt werden.

Fügt an der markierten Stelle eine Zwischensumme ein. Als Zwischensumme werden alle Positionen, welche unter der Zwischensummenlinie eingerückt werden, zum Total der Zwischensumme addiert.

Zwischensummen können weitere Zwischensummen enthalten, wobei deren Positionen wiederum um eine Stelle weiter eingerückt werden müssen. Das Ein- und Zurückrücken von Positionen innerhalb von Zwischensummen erfolgt mit den dafür verfügbaren Schaltflächen in der Symbolleiste (s. oben).

Fügt an der Markierten Stelle einen Zwischensummenrabatt oder einen Dokumentrabatt ein (je nachdem, welcher Zeilentyp gewählt wurde).

Zwischensummenrabatt

Diese Positionsart ermöglicht das Erfassen eines Rabattes für eine bestimmte Zwischensumme der Rechnung. Der Zwischensummenrabatt kann entweder im Feld Rabatt als Betrag in der Dokumentwährung oder im Feld Rabatt (%) als ganzzahliger Prozentwert (20% wird mit dem Wert 20 und nicht als 0.20 erfasst) eingetragen werden.

In den Feldern Konto und Steuercode muss das Fibu Konto und der Umsatzsteuercode eingetragen werden, auf welche der Rabatt gebucht werden soll. Im Feld Artikelbezeichnung des Rabattobjektes wird automatisch eine Bezeichnung vorgeschlagen, welche auch auf gedruckten Dokumenten ausgegeben wird. Diese Bezeichnung kann bei Bedarf manuell angepasst werden.

Dokumentrabatt

Diese Positionsart ermöglicht das Erfassen eines Dokumentrabattes/Gesamtrabattes für die Rechnung. Der Dokumentrabatt kann entweder im Feld Rabatt als Betrag in der Dokumentwährung oder im Feld Rabatt (%) als ganzzahliger Prozentwert (20% wird mit dem Wert 20 und nicht als 0.20 erfasst) eingetragen werden.

Soll sich der Rabatt nur auf Artikelzeilen beziehen, deren zugrunde liegenden Artikel einer bestimmten Artikelgruppe angehören, so kann im Feld Artikelgruppe die betreffende Gruppe ausgewählt werden.

In den Feldern Konto und Steuercode muss das Fibu Konto und der Umsatzsteuercode eingetragen werden, auf welche der Rabatt gebucht werden soll. Im Feld Artikelbezeichnung des Rabattobjektes wird automatisch eine Bezeichnung vorgeschlagen, welche auch auf gedruckten Dokumenten ausgegeben wird. Diese Bezeichnung kann bei Bedarf manuell angepasst werden.

Öffnet die Details der in der Tabelle markierten Position für die Bearbeitung.

Löscht die in der Tabelle markierte Zeile.

Positioniert die Zeilenmarkierung auf die letzte Zeile des Dokuments. Analog positioniert der in die Gegenrichtung zeigende Pfeil die Markierung auf die erste Zeile.

Exportiert die Tabelle in der vorgegebenen Form und Sortierung in ein MS Excel Spreadsheet und öffnet dieses.

Öffnet die Auswahl aller im Portal bestehenden Artikelzeilen anderer Verkaufsdokumente, für welche der Benutzer eine Sichtberechtigung besitzt. Die Auswahl kann mit Hilfe der Prime SmartFilter eingegrenzt werden. Bestimmte Zeilen in der Auswahl können markiert und mit Hilfe der Aktion Positionen übernehmen an der markierten Stelle in die bearbeitete Rechnung kopiert werden.

Öffnet den Assistenten für das Verrechnen von Leistungen und Spesen. Der Assistent besteht aus zwei Containern:

Im Container Allgemein wird die Auswahl der Leistungen und Spesen sowie das Format festgelegt, in welchem diese in die Rechnung übertragen werden sollen. Die Adresse entspricht der Rechnungsadresse und kann nicht geändert werden. Im Feld Projekt wird jenes Projekt vorgeschlagen, welches auch im Feld Projekt der Rechnung eingetragen ist. Es kann aber auch ein anderes Projekt ausgewählt werden, welches für die festgelegte Adresse geführt wird. Nachdem die Adresse und das Projekt festgelegt sind, werden im Container Leistungen all jene zur Fakturierung anstehenden Leistungen und Spesen zur Auswahl gestellt, welche noch nicht fakturiert sind.

Im Feld Komprimierung kann festgelegt werden, in welcher Form die einzelnen Leistungs- und Speseneinträge zu Artikelpositionen der Rechnung zusammengefasst werden sollen. Es stehen die folgenden Möglichkeiten zur Auswahl:

Im Container Leistungen werden alle erfassten und, falls für die Fakturierung vorausgesetzt, visierten Leistungs- und Speseneinträge aufgelistet, welche den Filtervorgaben des Containers Allgemein entsprechen und welche noch nicht fakturiert sind. Die Leistungsdetails können mit Doppelklick geöffnet werden.

Fakturiert werden die Einträge dadurch, dass sie markiert werden (Mehrere Einträge werden mit Hilfe von Multiselect ausgewählt) und danach die Schaltfläche Leistungen übernehmen geklickt wird. Dadurch werden die Leistungen und Spesen gem. der Vorgabe im Feld Komprimierung zusammengefasst und mit einer Relation zur Rechnung versehen.

Öffnet die Auswahl aller im Portal bestehenden Kreditorenrechnungen, für welche der Benutzer eine Sichtberechtigung besitzt. Die Auswahl kann mit Hilfe der Prime SmartFilter eingegrenzt werden. Bestimmte Zeilen in der Auswahl können markiert und mit Hilfe der Aktion Kreditoren übernehmen an der markierten Stelle in die bearbeitete Rechnung kopiert werden.

Als Artikel der Artikelzeile wird in der Rechnung jener Artikel verwendet, welcher im Feld Artikel eingetragen ist. Ebenso werden dessen Kontierung und Steuercode verwendet.

Öffnet den Assistenten für das Verrechnen von Leistungen, Spesen und Artikelzeilen eines Serviceauftrages.

Im Container Allgemein wird der Serviceauftrag ausgewählt, dessen Positionen verrechnet werden sollen. Adresse entspricht der Rechnungsadresse und kann nicht geändert werden.

Nachdem die Adresse und der Serviceauftrag festgelegt sind, werden im Container Leistungen all jene Leistungen und Spesen zur Auswahl gestellt, welche noch nicht fakturiert sind.

Im Feld Komprimierung kann festgelegt werden, in welcher Form die einzelnen Leistungs- und Speseneinträge zu Artikelpositionen der Rechnung zusammengefasst werden sollen. Es stehen die folgenden Möglichkeiten zur Auswahl:

Fakturiert werden die Einträge dadurch, dass sie markiert werden (Mehrere Einträge werden mit Hilfe von Multiselect ausgewählt) und danach die Schaltfläche Leistungen übernehmen geklickt wird. Dadurch werden die Leistungen und Spesen gem. der Vorgabe im Feld Komprimierung zusammengefasst und mit einer Relation zur Rechnung versehen.

Der Container Artikel zeigt all jene Artikelpositionen des Serviceauftrages, welche noch nicht verrechnet sind. Ähnlich wie für die Leistungen können hier jene Zeilen markiert und mit Hilfe der Schaltfläche Artikelzeilen fakturieren in die Rechnung übertragen werden.