Aktualisiert am 19. November 2021

Dokumenteigenschaften

Die Dokumenteigenschaften sind wie eine Art Hülle oder Verpackung für die eigentliche Dokumentdatei konzipiert. In dieser Eigenschaft ergänzen sie eine Dokumentdatei um all jene Attribute, durch welche deren Beschreibung, Zugriffsberechtigung, Verarbeitungssteuerung und Bearbeitungsprotokollierung möglich werden.

Die Dokumenteigenschaften werden angezeigt, wenn ein Eintrag in der Ansicht Dokumente markiert und danach im Ribbon die Aktion Eigenschaften ausgeführt wird.

Die Symbolleiste

Die Symbolleiste in den Dokumenteigenschaften enthält verschiedene Schaltflächen für den schnellen Zugriff auf häufig genutzte Aktionen sowie ein Drop-Down Aktionen Menu, welches alle im jeweiligen Kontext ausführbaren Aktionen zur Auswahl stellt.

	Mit Klick auf Speichern und schliessen werden die Dokumenteigenschaften gespeichert und das aktive Fenster geschlossen. Die Funktion ist nur ausführbar, wenn alle Mussfelder einen Wert enthalten.
	Speichert die Dokumenteigenschaften. Das aktive Fenster bleibt für die weitere Bearbeitung geöffnet. Die Funktion ist nur ausführbar, wenn alle Mussfelder einen Wert enthalten.
	Öffnet die Dokumentdatei zur Ansicht im schreibgeschützten Modus. Änderungen, welche in einer auf diese Weise geöffneten Dokumentdatei vorgenommen werden, werden nicht im Portal gespeichert.
	Öffnet die Dokumentdatei zur Bearbeitung. Der betreffende Mitarbeiter wird für die Dauer der Bearbeitung in der Spalte Gesperrt von der Ansicht Dokumente geführt.

Details

Dokument

Das Register Dokument enthält allgemeine Informationen zur Dokumentdatei.

Wurde das Dokument aus einer Vorlage erstellt, so wird im Feld Dokumentvorlage die Bezeichnung der Vorlage angezeigt. Die Details der Vorlage können mit einem Doppelklick auf die Bezeichnung geöffnet werden.

Der Name des Dokuments kann im Feld Dokumentname geändert werden, sofern es nicht durch einen Benutzer zur Bearbeitung gesperrt wurde. Ohne Eintrag in diesem Feld können die Dokumenteigenschaften nicht gespeichert werden.

Dateiendung Die Dateiendung, bestehend aus einem Punkt sowie einer Zeichenfolge aus drei bis vier Buchstaben sollte möglichst nicht geändert werden. Winoffice Prime erkennt anhand der Endung die Anwendung, mit der die Dokumentdatei bearbeitet werden kann.

Das Feld Betreff kann vom Besitzer des Dokuments bearbeitet werden. Handelt es sich beim Dokument um ein Korrespondenzschreiben, so kann der Wert in diesem Feld in die Betreffzeile des Dokuments übernommen werden, sofern es nicht durch einen Benutzer zur Bearbeitung gesperrt wurde.

Das Feld Sicherheit kann nur vom Besitzer des Dokuments bearbeitet werden, sofern es nicht durch einen Benutzer zur Bearbeitung gesperrt wurde.

Durch Aktivieren der Checkbox Ungültig kann das Dokument für die weitere Verwendung gesperrt werden.

Dokumentinformation

Das Register Dokumentinformation enthält Angaben zu erweiterten Attributen des Dokuments.

Das Feld Sprache dient der Zuweisung jener Sprache, in welcher das Dokument verfasst ist. Diese Eigenschaft kann als Filter in der Ansicht Dokumente verwendet werden.

Der Besitzer eines Dokuments ist in der Regel auch sein Ersteller. Der Besitzer besitzt auch ohne Eintrag in der Dokumentsicherheit die Berechtigung, das Dokument zu bearbeiten oder gar zu löschen.

Im Feld Version kann die freie Bezeichnung einer Dokumentversion eingetragen werden, sofern das Dokument nicht durch einen Benutzer zur Bearbeitung gesperrt wurde. Das nicht zur Bearbeitung stehende, rechte Teilfeld zeigt die Revisionsnummer an. Dabei handelt es sich um eine fortlaufende Nummer, welche mit jeder Bearbeitung des Dokuments (konkret nach jeder Check-Out/Check-In Folge) um 1 erhöht wird, sofern die Checkbox Versionieren aktiviert wurde.

Der Wert in Bytes im Feld Grösse wird automatisch als aus dem Speicherplatz ermittelt, den die Dokumentdatei beansprucht.

Die Angaben in den Feldern Erstellt und Geändert sowie die Bezeichnung des jeweiligen Mitarbeiters dienen der Schnellinformation. Diese Angaben können für die Sortierung und Filterung der Ansicht Dokumente verwendet werden.

Wird die Checkbox Versionieren aktiviert, so wird nach jeder neuen Bearbeitung des Dokuments die Revisionsnummer (rechtes Teilfeld des Feldes Version) um 1 erhöht und das Dokument wird in der aktuellsten Version über die Ansicht Dokumente bereitgestellt. Gleichzeitig wird bei jedem Check-Out eine Kopie des Dokuments angelegt. All diese Kopien stehen über den Container Frühere Versionen zur Verfügung.

Seriendruck-Konfiguration

Im Register Seriendruck Konfiguration werden Datenquellen aus dem Portal definiert, welche beim Erzeugen von Seriendokumenten verwendet werden. Das Kapitel Automatisierung von Dokumentvorlagen gibt nähere Auskunft darüber, wie diese Datenquellen genutzt werden können.

Die Combobox Seriendruck stellt drei Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung:

Kein Seriendruck: Ausgewählt, wenn keine Dokumentautomatisierung für das Dokument vorgesehen ist. Dies ist typischerweise bei allen Dokumenten der Fall, denen keine MS Word Dokumentdatei zugrunde liegt.

Automatisch: Die Seriendruckfelder des Dokuments werden bei jedem Öffnen der Dokumentdatei (Zur Ansicht oder zur Bearbeitung) aktualisiert.

Manuell: Aktualisiert die Seriendruckfelder der Dokumentdatei einmalig mit den Daten. Danach werden die Seriendruckfelder nicht mehr aktualisiert. Diese Option ist zum Beispiel für Briefe und sonstige Korrespondenz geeignet, welche in ihrer ursprünglichen Form konserviert werden sollen.

Frühere Versionen

Steht ein Dokument im Prozess der Versionierung, wird jede Version im Register Frühere Versionen abgelegt. Durch Ausführen der Aktion Bearbeiten aus der Symbolleiste des Registers kann eine bestimmte, in der Tabelle markierte Vorversion des Dokuments im schreibgeschützten Modus geöffnet werden.

Mit einem Doppelklick auf einen Tabelleneintrag öffnet sich das Fenster Dokumentversion. Darin können Bemerkungen zu der jeweiligen Version eingetragen werden, was Rückschlüsse auf die Änderungsgeschichte eines Dokuments bereits aus der Ansicht der einzelnen Tabelleneinträge früherer Versionen erlaubt.

Das Register Bemerkungen dient der Eingabe weiterer Textinformationen über das Dokument.

Kennungen

Kennungen dienen in Winoffice Prime der Klassifizierung von Datensätzen. Kennungen können neben den pro Objekt vorhandenen Ordnungskriterien auch zur freien Strukturierung verwendet und mittels Schnellzugriff als Filterkriterium in den jeweiligen Ansichten eingesetzt werden.

Mit Klick auf eines der beiden verfügbaren Ordnersymbole kann entweder eine globale (Globale Kennungen können von allen Benutzern verwendet werden und werden in den Stammdaten verwaltet) oder eine persönliche Kennung (Persönliche Kennungen können nur von jenem Mitarbeiter verwendet werden, welcher diese in seinen Kennungen verwaltet) zugewiesen werden.

Bitte beachten Sie

Globale und persönliche Kennungen müssen typisiert sein, damit sie mit Hilfe der dafür vorgesehenen Buttons in der hier beschriebenen Containerseite eingefügt werden können. Zur Typisierung von Kennungen s. auch Kennung.

Attribute

Im Register Attribute können Relationen zu weiteren Datensätzen des Portals eingetragen werden. Die Details dieser so verbundenen Objekte können durch einfachen Klick auf den jeweiligen Link (unterstrichenen Eintrag) in der Spalte Verknüpft mit geöffnet werden.

Aktivitäten

Im Register Aktivitäten werden die für das Dokument vorhandenen Relationen zu Terminen, Emails, Notizen, Anrufen und Aufgaben aufgelistet. Werden mit Hilfe der Symbolleiste neue Objekte der Gruppe Aktivitäten erstellt, so erhalten diese eine Relation zum Dokument und werden nach dem Speichern ebenfalls in der Liste angezeigt.

Die Tabellenspalten und ihre Anordnung können über die Funktionen der Symbol- und Spaltenkopfleiste von jedem Benutzer personalisiert gestaltet werden.

Bitte beachten Sie

Im nebenstehenden Bild sind zwei Register (Dokumente und Leistungen) aufgeführt, welche in den Dokumenteigenschaften nicht zur Verfügung stehen.

Kundendienst

Register Kundendienst werden die für das Dokument vorhandenen Relationen zu Änderungen, Serviceaufträgen und Wissenseinträgen aufgelistet. Das Register wird nur angezeigt, wenn das Modul Kundendienst lizenziert und der Benutzer berechtigt ist, mit diesem Modul zu arbeiten.

Werden mit Hilfe der Symbolleiste neue Kundendiensteinträge erstellt, so erhalten diese eine Relation zum Dokument und werden nach dem Speichern ebenfalls in der Liste angezeigt.

Die Tabellenspalten und ihre Anordnung können über die Funktionen der Symbol- und Spaltenkopfleiste von jedem Benutzer personalisiert gestaltet werden.

Bitte beachten Sie

Im nebenstehenden Bild sind zwei Register (Dokumente und Leistungen) aufgeführt, welche in den Dokumenteigenschaften nicht zur Verfügung stehen.