Aktualisiert am 19. November 2021

Serviceauftrag

Serviceanfragen von Kunden zu einem Produkt oder zu dessen Anwendung sowie Einsätze von Servicetechnikern (ob geplant oder im Störfall) werden über das Objekt Serviceauftrag abgewickelt. Nach Abschluss der Bearbeitung liegt eine vollständige, nachvollziehbare Dokumentation über den Ablauf und die Bearbeitung des Serviceauftrages vor.

Die Symbolleiste

	Mit Klick auf Speichern und schliessen wird der Serviceauftrag gespeichert und das aktive Fenster geschlossen. Die Funktion ist nur ausführbar, wenn alle Pflichtfelder einen Wert enthalten.
	Speichert den Serviceauftrag. Das aktive Fenster bleibt für die weitere Bearbeitung geöffnet. Die Funktion ist nur ausführbar, wenn alle Pflichtfelder einen Wert enthalten.
	Versetzt den Serviceauftrag in den Status Abgeschlossen.
	Rüstet automatisch alle im Serviceauftrag enthaltenen Lagerartikel-Positionen nach dem FIFO (First In First Out) Prinzip. Dadurch werden die Artikel aus dem Bestand des in den einzelnen Positionen enthaltenen Lagers ausgebucht. Mit der Aktion Rüsten widerrufen wird das Rüsten sämtlicher im Serviceauftrag enthaltener Artikelpositionen rückgängig gemacht und die ausgewiesenen Mengen werden in das entsprechende Lager zurückgebucht.
	Fügt dem Serviceauftrag einen Dateianhang hinzu. Nach Ausführen der Aktion wird ein Dialog angezeigt, mit Hilfe dessen die anzufügende Datei aus der verfügbaren Verzeichnisstruktur des PCs oder eines verbundenen Netzwerklaufwerkes ausgewählt werden kann.
	Fügt dem Serviceauftrag einen Dokumentverweis hinzu. Nach Ausführen der Aktion wird ein Dialog angezeigt, mit Hilfe dessen das Dokument ausgewählt werden kann. Ein Dokumentverweis zeigt stets auf ein Dokument in der Winoffice Prime Dokumentablage, ist selbst aber keine Datei. Dadurch können Dokumenteinträge im Dokumenteregister von Objekten erstellt werden, ohne dafür Kopien der betreffenden Dokumente erstellen zu müssen. Wird das Dokument, auf welches der Verweis zeigt, bearbeitet, so steht die aktuellste Version des Dokuments automatisch über alle Verweise im Zugriff. Nach Ausführen der Aktion wird in einem separaten Fenster eine Winoffice Prime Ansicht geöffnet, welche die Auswahl des Dokuments ermöglicht, auf welches der Verweis zeigen soll. Diese Aktion ist nur dann aktiv, wenn das Modul Document Management lizenziert und der Benutzer berechtigt ist, mit diesem Modul zu arbeiten.
	Startet den Scanvorgang eines Dokuments und fügt das gescannte Dokument dem Serviceauftrag als Dateianhang an. Für das Scannen wird das in der Benutzeradministration eingerichtete Gerät verwendet. Diese Aktion ist nur dann aktiv, wenn das Modul Document Management lizenziert und der Benutzer berechtigt ist, mit diesem Modul zu arbeiten.
	Erstellt einen neuen Eintrag vom Typ Leistung.
	Erstellt einen neuen Eintrag vom Typ Spesen.
	Erstellt eine neue Rechnung und überträgt die Relationen des Serviceauftrages (Projekt, Betreff, Adresse, usw.) in diese. In der Rechnung steht sodann ein Wizard zur Verfügung, mit Hilfe dessen die Leistungen und Artikelpositionen des Serviceauftrages abgerechnet werden können.

Wo befinden sich Dateianhänge? Dateianhänge, Dokumentverweise und gescannte Dokumente werden alle im Register Dokumente des Containers Aktivitäten abgelegt und können von dort aus bearbeitet werden.

Drag&Drop Dateianhänge und Dokumentverweise können auch mit Drag&Drop von Ihrem Ablageort in die Tabelle des Registers Dokumente gezogen und dem Email angefügt werden.

Details

Allgemein

Das Register Allgemein dient der Beschreibung des Serviceauftrages. Das Feld Betreff ist ein Pflichtfeld und dient der Bezeichnung des Serviceauftrages, unter welcher er auch in Listen angezeigt wird.

Im Feld Typ kann dem Serviceauftrag ein Auftragstyp zugeordnet werden. Die Nummer sowie das Erfassungsdatum werden vom System automatisch eingesetzt.

Die Combobox für die Auswahl des Status dient dazu, den Bearbeitungsfortschritt des Serviceauftrages nachzuführen. Ansichten mit Serviceaufträgen können sodann nach dem Status gefiltert oder gruppiert werden.

In den Bemerkungen wird eine Beschreibung des Serviceauftrages eingetragen. Wird der Serviceauftrag aus einem bestehenden Objekt (zum Beispiel aus einem Email) übernommen, wird das Feld automatisch mit den Bemerkungen des Ursprungsobjektes ausgefüllt. Es kann danach jederzeit bearbeitet werden.

Klassifizierung

In diesem Register können bestimmte Relationen des Serviceauftrages bearbeitet werden.

Die Relation zum Artikel und zur Variante ermöglicht die Zuweisung von Serviceaufträgen zu den davon betroffenen Artikeln. Bei versionierten Artikeln kann zudem auch die betroffene Version eingetragen werden.

Wird der Serviceauftrag aus einem anderen Objekt (z.B. einer Email Nachricht oder einem Projekt) erstellt, so werden, wenn immer bekannt, auch die Relationen zu der betroffenen Adresse, dem Kontakt und Projekt sowie dem Arbeitspaket eingesetzt.

Kennungen

Kennungen dienen in Winoffice Prime der Klassifizierung von Datensätzen. Kennungen können neben den pro Objekt vorhandenen Ordnungskriterien auch zur freien Strukturierung verwendet und mittels Schnellzugriff als Filterkriterium in den jeweiligen Ansichten eingesetzt werden.

Mit Klick auf eines der beiden verfügbaren Ordnersymbole kann entweder eine globale (Globale Kennungen können von allen Benutzern verwendet werden und werden in den Stammdaten verwaltet) oder eine persönliche Kennung (Persönliche Kennungen können nur von jenem Mitarbeiter verwendet werden, welcher diese in seinen Kennungen verwaltet) zugewiesen werden.

Bitte beachten Sie

Globale und persönliche Kennungen müssen typisiert sein, damit sie mit Hilfe der dafür vorgesehenen Buttons in der hier beschriebenen Containerseite eingefügt werden können. Zur Typisierung von Kennungen s. auch Kennung.

Weitere Relationen

Im Register Weitere Relationen können, in Ergänzung zu den Registern Allgemein und Klassifizierung, Relationen zu weiteren Datensätzen eingetragen werden. Die Details dieser so verbundenen Objekte können durch einfachen Klick auf den jeweiligen Link (unterstrichenen Eintrag) in der Spalte Verknüpft mit geöffnet werden.

Lösung

Das Zuständige Team ist jenes Team, welches für die Bearbeitung des Serviceauftrages die Verantwortung trägt. Der mit der Ausführung des Serviceauftrages betraute Mitarbeiter kann in das Feld Verantwortlich eingesetzt werden. Wird dieser verantwortliche Mitarbeiter von einem anderen Mitarbeiter eingesetzt, so wird der zuweisende Mitarbeiter im Feld Zugewiesen von eingetragen.

Der geplante Abschluss ist das Datum, zu welchem die Bearbeitung des Serviceauftrages beendet sein soll. Der Effektive Abschluss wird automatisch eingetragen, wenn der Serviceauftrag in den Status Abgeschlossen gesetzt wird.

Die geschätzte Bearbeitungszeit kann im Feld Aufwand Stunden geführt werden. Die veranschlagten Kosten im Feld Kostenschätzung.

Artikel

In diesem Container können Artikelpositionen erfasst werden, welche im Zuge eines Serviceauftrages verwendet werden. Die Erfassung der Artikel erfolgt nach den selben Regeln, wie sie für Verkaufsdokumente (z.B. Lieferscheine) gelten. Hier jedoch mit der Einschränkung, dass keine Zwischensummen, Text- oder Rabattpositionen sowie Seitenumbrüche verfügbar sind.

Der Wert im Feld Lager wird automatisch aus den Informationen des für den Serviceauftrag verantwortlichen Mitarbeiters eingesetzt. Dieser Wert übersteuert das Standardlager in den Details der Lagerartikel, welche im Serviceauftrag verwendet werden. Verwendet der verantwortliche Mitarbeiter also ein Servicefahrzeug mit eigenem Lagerbestand und entnimmt er im Zuge seiner Arbeit Ersatzteile aus diesem, so werden diese Abgänge beim Rüsten des Serviceauftrages automatisch korrekt gebucht.

Aktivitäten

Im Register Aktivitäten werden die für den Serviceauftrag vorhandenen Relationen zu Terminen, Emails, Notizen, Anrufen und Aufgaben aufgelistet. Werden mit Hilfe der Symbolleiste neue Objekte der Gruppe Aktivitäten erstellt, so erhalten diese eine Relation zum Serviceauftrag und werden nach dem Speichern ebenfalls in der Liste angezeigt.

Die Tabellenspalten und ihre Anordnung können über die Funktionen der Symbol- und Spaltenkopfleiste von jedem Benutzer personalisiert gestaltet werden

Dokumente

Im Register Dokumente werden die für den Serviceauftrag vorhandenen Dokumente, Dokumentverweise (Dokumentlinks) und Dateianhänge aufgelistet. Neue Objekte der Gruppe Dokument können mit Hilfe der Symbolleiste erstellt, neue Dateianhänge können mit Drag&Drop in die Tabelle gezogen werden.

Dokumente, Dokumentverweise und gescannte Dokumente stehen nur dann zur Verfügung, wenn das Modul Document Management lizenziert und der Benutzer berechtigt ist, mit Dokumenten zu arbeiten.

Die Tabellenspalten und ihre Anordnung können über die Funktionen der Symbol- und Spaltenkopfleiste von jedem Benutzer personalisiert gestaltet werden.

Leistungen

Im Register Leistungen werden die für den Serviceauftrag vorhandenen Relationen zu Leistungen und Spesen aufgelistet. Das Register wird nur angezeigt, wenn der Benutzer berechtigt ist, mit dem Modul Projekte & Leistungen zu arbeiten.

Die Tabellenspalten und ihre Anordnung können über die Funktionen der Symbol- und Spaltenkopfleiste von jedem Benutzer personalisiert gestaltet werden.