Aktualisiert am 19. November 2021

Team

Im Objekt Team werden alle Eigenschaften eines Teams verwaltet.

Inaktiv setzen statt löschen Wird ein bestimmtes Team aufgelöst oder wird dessen Eintrag in Winoffice Prime aus anderen Gründen nicht mehr benötigt, so soll sein Eintrag nicht gelöscht, sondern in den Status Inaktiv gesetzt werden. Das hat den Vorteil, dass alle bisherigen Relationen und die Kontaktgeschichte des Teams weiterhin bestehen bleiben.

Details

Allgemein

Beim Erfassen eines neuen Teams Adresse ist die Checkbox Aktiv automatisch aktiviert. Wird ein Team aufgelöst oder nicht mehr benötigt, so kann sein Eintrag durch Entfernen des Hakens deaktiviert werden. Inaktive Teams werden in der Ansicht Teams in hellgrauer Schrift dargestellt. In Auswahllisten werden inaktive Teams nicht zur Auswahl gestellt.

Im Feld Name kann die Bezeichnung des Teams festgelegt werden. Diese wird neben der Email Adresse beim Versand von Emails als zusätzliche Absenderinformation mitgesandt.

Mit Hilfe des Wertes im Feld Max Grösse der Aktivitäten kann der Datenbankspeicherplatz limitiert werden, welcher diesem für die Ablage von Aktivitäten (Emails, Termine, Aufgaben) zur Verfügung steht. Eine Übersicht des Speicherverbrauchs kann im Register Datenbank Infoder Ansicht Aktuelle Aktivität eingesehen werden.

Jedes Team kann die von ihm beanspruchte Datenmenge durch folgende Massnahmen klein halten:

Nr	Beschreibung
1	Nicht benötigte, nicht zu archivierende Emails (z.B. Newsletters, SPAM, etc.) regelmässig aus dem Posteingang, den Entwürfen und dem Papierkorb löschen.
2	Dateianhänge in Emails vermeiden (Es genügt oft, einen Prime SmartLink auf ein Dokument zu versenden).
3	Dateianhänge, welche nicht als Dokumente in der Prime Dokumentablage abgelegt werden sollen, auf einem Cloudspeicher ablegen.
4	Emails intern nicht weiterleiten, sondern Prime SmartLinks auf diese Emails versenden.
5	Beim Scannen und Ablegen von Dokumenten in der Prime Dokumentablage wenn möglich eine Auflösung von 300dpi nicht überschreiten und keine Farbscans ausführen.
6	Keine hochauflösenden Grafiken in der Email-Signatur verwenden.

Bitte beachten Sie

Werden eine grosse Anzahl von Emails und Dokumenten innerhalb kurzer Zeit gelöscht, so sollte danach vom Datenbankadministrator eine Datenbankverkleinerung durchgeführt werden. Orientieren Sie Ihren Datenbankadministrator daher über derartige "Aufräumaktionen".

Mitglieder

Hier werden die Mitglieder des Teams je nach Bedarf eingesetzt und entfernt.

Leistungserfassung

Im Register Leistungserfassung sind alle Leistungsarten aufgeführt, welche die Mitglieder des Teams bei der Leistungserfassung verwenden können, sofern keine weiteren Einschränkungen vorhanden sind.

Wird ein Mitarbeiter in die Liste der Teammitglieder eingetragen, so erhält er damit auch die Berechtigung für die Verwendung aller hier eingetragenen Leistungsarten.

Email Adressen

In dieser werden die im Winoffice Prime Portal verwalteten Email Postfächer des Teams angezeigt. Mit Hilfe der Symbolleiste können neue Einträge vom Typ Email Konto erstellt werden. Die Details eines Kontos können mit einem Doppelklick auf den betreffenden Eintrag in der Tabelle geöffnet werden.

In der Ansicht fallen die Checkboxes pro Zeile auf. Diese zeigen einen Überblick verschiedener Attribute, welche für das jeweilige Konto aktiv oder inaktiv gesetzt sind. POP3 Server zeigt, ob es sich beim Konto um ein Postfach auf einem POP3 Server handelt (Checkbox aktiv) oder ob das Postfach direkt durch den Winoffice Prime Mail Server verwaltet wird wird .

Ist die Automatische Antwort aktiviert, werden eingehende Emails im entsprechenden Postfach automatisch mit einer zuvor vorbereiteten Email Nachricht beantwortet (Abwesenheitsassistent).

Prüfe auf Spam besagt, dass die in Winoffice Prime integrierte Spamprüfung für das Postfach aktiv ist.

Ist die Checkbox Aktiv nicht gesetzt, werden eingehende und ausgehende Emails für das Postfach nicht verarbeitet.

Nur Empfang bestimmt, dass von der betreffenden Adresse keine Emails versendet werden können.