Winoffice Prime Online-Hilfe

Die Email ist ein Pflichtfeld. Hier wird die Adresse im Format meinname@domainname.wo eingetragen. Mit Klick auf das Briefumschlag-Symbol rechts im Feld kann zu Testzwecken eine Email Nachricht an diese Adresse versendet werden.

Das Feld Mitarbeiter kann nicht bearbeitet werden und dient lediglich der Information über den Mitarbeiter, für welchen das Emailkonto eingerichtet ist. Der Inhalt des Feldes wird einem Email Empfänger neben der Email Adresse als Information über den Namen des Absenders angezeigt.

Mit Hilfe der Checkbox Aktiv kann ein Emailkonto für den Empfang und Versand von Emails freigegeben werden. Wird die Checkbox temporär oder permanent deaktiviert, so werden mit dem betreffenden Konto keine Email Nachrichten empfangen. Auch der Versand von Emails ist nicht möglich und die Emailadresse wird überall dort in grauer Schrift dargestellt, wo Emailkonten zur Auswahl gestellt werden.

Ist die Checkbox Nur empfangen aktiv, können über das Emailkonto zwar Nachrichten empfangen, jedoch nicht versendet werden.

Im Feld Sicherheit kann eine bestimmte Sicherheit ausgewählt werden, welche als Standard für alle auf diesem Konto eingehenden und über dieses Konto versendeten Email Nachrichten verwendet werden soll. Diese Grundeinstellung kann für einzelne vom Benutzer selbst empfangene oder versendete Emails in der Klassifizierung der jeweiligen Nachricht geändert werden. Emails, welche als vertraulich markiert sind, werden zudem stets und ungeachtet der hier eingerichteten Standardsicherheit als Privat versendet und empfangen.

Der Status ist ein nicht aktives Feld, in welchem Zugriffe auf einen externen Email Dienst und sich daraus allfällig ergebende Fehlermeldungen protokolliert werden (Szenario Nr. 1). Wird das Emailkonto vom Portalserver selbst verwaltet (Szenario Nr. 2), so bleibt das Feld leer.

Im Register Status werden Zugriffe auf einen externen Mailserver (Szenario Nr. 1) protokolliert.

In den Feldern Letzter erfolgreicher Zugriff, letzter fehlgeschlagener Zugriff und letzter Versuch wird der Zeitpunkt des letzten erfolgreichen Zugriffs, des letzten fehlgeschlagenen Zugriffs und des letzten Zugriffsversuches festgehalten. Diese Informationen dienen dazu, Aufschluss über die Aktualität des betreffenden Postfaches zu geben, falls es Zweifel an dessen Aktualität geben sollte.
 

Das Feld Letzte Synch. wird nicht mehr benötigt. Es weist daher stets einen leeren Eintrag auf.

POP3 (Point of Presence) und SMTP (Simple Mail Transfer Protokoll) sind Abkürzungen für Protokolle für den Empfang und den Versand von Email Nachrichten via Drittsystemen (Szenario Nr. 1). Wird Ihr Email Postfach durch den Winoffice Prime Mailserver verwaltet oder werden die Emails über den Winoffice Prime MS EWS Connector synchronisiert (Szenario Nr. 2-4), so  sind in diesem Container keine Eingaben nötig.
 

Der Benutzername sowie das Passwort sind der Schlüssel zum Email Postfach des externen Emaildienstes. Diese Angaben erhalten Sie entweder vom Mail Service Provider oder von Ihrem Winoffice Prime Administrator mitgeteilt. Das Passwort ist aus Sicherheitsgründen während der Eingabe und auch danach nicht lesbar.

Die Angaben für die Eingabe in den Feldern SMTP Server und POP3 Server erhalten Sie ebenfalls von Ihrem Email Service Provider. Es handelt sich dabei um die Adressen der von diesem Provider zur Verfügung gestellten Dienste für den Versand ausgehender und die Entgegennahme eingehender Email Nachrichten. Die Ziffern in den Feldern rechts neben diesen beiden Feldern sind für die sogenannten Ports vorgesehen, unter denen die Dienste vom jeweiligen Provider betrieben werden. Ist nicht Anderes vermerkt, so wird empfohlen, für SMTP den Port 25 und für POP3 den Port 110 zu verwenden.

Möglicherweise wird der Zugang zu diesen beiden Diensten vom Service Provider durch ein Passwort geschützt. In diesen Fällen kann in den beiden Feldern zur Authentifizierung je nach System des Providers das benötigte Zugriffsverfahren eingestellt werden. Die Angabe zu dieser Einstellung erhalten Sie ebenfalls entweder von Ihrem Provider oder von Ihrem Portaladministrator.

Kopie auf Server lassen
Bei Empfang und Versand der Emails mit Hilfe eines externen Email Dienstes (Szenario Nr. 1) besteht die Möglichkeit, nach dem Import der eingehenden Email in das Winoffice Prime Postfach jeweils eine Kopie der Nachricht auf dem Server des Service Providers zu hinterlassen (Checkbox Kopie auf Server lassen ist aktiv) oder die Emails nach der Übertragung in das Winoffice Prime System auf dem Server des Providers zu löschen.

Im Register Regeln für den Emailempfang ist es pro Emailkonto möglich, Regeln und Aktionen für die automatische Verarbeitung eingehender Emails zu verwalten. Eine neue Regel wird mit Klick auf das Symbol am linken Rand der Symbolleiste erstellt.

Alle Regeln für den Emailempfang arbeiten nach dem gleichen Schema:

In einem ersten Schritt werden eingehenden Emails hinsichtlich des Zutreffens einer bestimmten Bedingung geprüft. Eine Bedingung besteht aus einem Prüfargument sowie einem Prüfwert. Das Prüfargument wird im Feld Prüfung der Regel ausgewählt (im nebenstehenden Beispiel soll geprüft werden, ob ein bestimmter Text in der Betreffzeile enthalten ist). Der Prüfwert selbst kann im gleichnamigen Feld eingetragen werden (im Beispiel ist dies der Text Ticket ID).

Trifft eine der vorhandenen Prüfbedingungen für ein eingehendes Email zu, so wird in einem  zweiten Schritt eine bestimmte Aktion ausgeführt. Die Aktion selbst wird im gleichnamigen Feld ausgewählt. Wird für das Ausführen der Aktion auch ein damit verbundener Wert benötigt, so kann dieser im dritten und untersten Container (im Beispiel mit Team beschriftet) eingetragen oder ausgewählt werden. Die Form und die Anzahl der Eingabefelder in diesem Container passen sich der jeweils ausgewählten Aktion an.

Folgende Prüfbedingungen sind unterstützt:

Enthält den Absender ... in der Von-Zeile: Prüft, ob eine bestimmte Zeichenfolge im Absenderfeld vorhanden ist

Enthält den Text ... in der Betreffzeile: Prüft, ob eine bestimmte Zeichenfolge im Betreff der Email vorkommt

Enthält den Text ... im Nachrichtenfeld: Prüft, ob der Emailtext eine bestimmte Zeichenfolge enthält

Nachricht ist markiert mit der Priorität ...: Prüft die Prioritätskennzeichnung eines Emails

Für jede Prüfbedingung sind die folgenden Aktionen einsetzbar:

Projektrelation einfügen: Auswahl eines Projektes, dessen Relation in der Email Nachricht eingesetzt werden soll

Zuständigkeit setzen: Auswahl eines Mitarbeiters, welcher im Feld Zuständig des Emails eingesetzt werden soll

Zuständiges Team setzen: Auswahl eines Teams, welches im Feld Zuständiges Team des Emails eingesetzt werden soll

Weitere Relation einfügen (Kennung): Auswahl einer beliebigen Anzahl von Kennungen mit welchen das Email gekennzeichnet werden soll.

Fahne setzen: Auswahl einer Fahne, mit welcher das Email gekennzeichnet werden soll.

Im Register vCards können einem Emailkonto jene vCards zugewiesen werden, welche beim Versand neuer Nachrichten oder beim Beantworten eines Emails im Anhang mitgesendet werden sollen.

Ist in einem oder in beiden Feldern eine vCard Definition zugewiesen, so wird mit jedem neu versandten Email resp. bei jeder Antwort auf ein empfangenes Email ein Anhang mit den in der vCard enthaltenen Informationen in Form einer .vcf Datei mitgesandt.

Winoffice Prime verfügt über die Möglichkeit, eingehende Email Nachrichten mit Hilfe eines sogenannten RBL Checks auf Spam zu prüfen. Zum Zweck dieser Prüfung verbindet sich Winoffice Prime mit externen Datenbanken, in welchen stets aktualisierte Schwarze Listen bekannter Spamversender geführt werden. Im Register Spam Email können zwei Parameter für die Steuerung der Winoffice Prime Spamabwehr verwaltet werden.

Mit Hilfe der Checkbox Prüfe auf Spam kann bestimmt werden, ob die beschriebene Spam Prüfung für das betreffende Konto aktiv sein soll oder nicht.
 

Der Wert im Feld Tage bis zum Löschen bestimmt, wie lange Winoffice Prime ein als Spam identifiziertes Email in der Ansicht Spam behält, bevor es automatisch gelöscht wird.

Im Container Vorlagen können Signaturen für neue Emails und für das Antworten und Weiterleiten von Nachrichten konfiguriert werden. Seit der Version 4.5 können Emails anhand von Layouts erstellt werden. Dies bringt folgende Vorteiel mit sich:

Nach einem Update auf die Version 4.5 ist ein Kompatibilitätsmodus aktiv und es werden noch die ursprünglich eingerichteten Signaturen verwendet. Auf die neuen, layoutbasierten Signaturen kann pro Emailkonto mit Klick auf die Checkbox Kompatibilitätsmodus umgestellt werden.

Layout für neue Emails: Hier kann das für das betreffende Emailkonto geltende Layout für neue Emails ausgewählt werden.

Layout für das Antworten und Weiterleiten: Hier kann das für das betreffende Emailkonto geltende Layout für das Beantworten und Weiterleiten von Emails ausgewählt werden.

In der darunterliegenden Tabelle können sodann beliebig viele Signaturen in verschiedenen Sprachen und für die Verwendung in entweder neuen oder beantworteten/weitergeleiteten Emails eingerichtet werden.

Die Details der Signatureinträge enthalten neben den gewohnten Text- und Bildinhalten auch drei Attribute für die Steuerung der automatischen Verwendung der jeweiligen Signatur:

Verwendungszweck: Es muss mindestens je eine Signatur für neue Emails und eine für das Beantworten und Weiterleiten von Emails erstellt werden.

Sprache: Damit wird gesteuert, für welche Korrespondenzsprache eines Email Empfängers die Signatur eingesetzt wird.

Priorität: Werden mehrere Signaturen für den selben Verwendungszweck und die selbe Korrespondenzsprache eingerichtet, so erfolgt die automatische Auswahl der Signatur anhand der eingetragenen Priorität.

Das Textfeld dient der Gestaltung der Email Signatur. Diese kann mit Hilfe des integrierten Editors gestaltet werden. Dazu sind verschiedene Formatierungen verfügbar, welche über die Symbolleiste zugänglich sind.

Der Editor verfügt über eine integrierte Rechtschreibprüfung. Die Standardsprache des dafür verwendeten Wörterbuches kann in den Benutzereinstellungen bestimmt werden. Falls diese Einstellung für eine bestimmte Signatur übersteuert werden soll, so kann der Text der Signatur markiert und mit Hilfe des Kontextmenus (Rechtsklick) eine andere Sprache ausgewählt werden.

Die Rechtschreibprüfung ist stets aktiv und prüft den Text bei der Eingabe. Sobald die Prüfung einen Rechtschreibfehler vermutet, wird das betreffende Wort mit einer roten Wellenlinie markiert. Wird der Cursor nun in diesem Wort platziert und das Kontextmenu aufgerufen, so werden Korrekturvorschläge angezeigt. Sollte das Wort zwar korrekt geschrieben, jedoch nicht im Wörterbuch eingetragen sein (dies ist z.B. bei Bezeichnungen und Namen häufig der Fall), so kann das Wort entweder im persönlichen (nur für den betr. User) oder im globalen (für alle User) Wörterbuch gespeichert werden.

In diesem Register kann die Vorlage für eine Email Nachricht verwaltet werden, welche automatisch versandt wird, wenn Emails für das betreffende Konto eingehen. Diese Funktion kann also zum Beispiel zur Benachrichtigung von Email Absendern eingesetzt werden für den Fall, dass der betr. Mitarbeiter aufgrund einer Abwesenheit seine Emails nicht bearbeitet.

Mit Hilfe der Checkbox Verwenden kann die automatische Beantwortung eingehender Nachrichten aktiviert und deaktiviert werden. Werden für das betr. Emailkonto während der ununterbrochenen Verwendung der Automatischen Antwort mehrere Emails vom selben Absender empfangen, so erhält dieser lediglich beim Empfang der ersten Nachricht eine entsprechende Antwort.

Das Textfeld dient der Gestaltung der automatischen Antwort. Diese kann mit Hilfe des integrierten Editors gestaltet werden. Dazu sind verschiedene Formatierungen verfügbar, welche über die Symbolleiste zugänglich sind.

Der Editor verfügt über eine integrierte Rechtschreibprüfung. Die Standardsprache des dafür verwendeten Wörterbuches kann in den Benutzereinstellungen bestimmt werden. Falls diese Einstellung für den Text übersteuert werden soll, so kann dieser markiert und mit Hilfe des Kontextmenus (Rechtsklick) eine andere Sprache ausgewählt werden.

Die Rechtschreibprüfung ist stets aktiv und prüft den Text bei der Eingabe. Sobald die Prüfung einen Rechtschreibfehler vermutet, wird das betreffende Wort mit einer roten Wellenlinie markiert. Wird der Cursor nun in diesem Wort platziert und das Kontextmenu aufgerufen, so werden Korrekturvorschläge angezeigt. Sollte das Wort zwar korrekt geschrieben, jedoch nicht im Wörterbuch eingetragen sein (dies ist z.B. bei Bezeichnungen und Namen häufig der Fall), so kann das Wort entweder im persönlichen (nur für den betr. User) oder im globalen (für alle User) Wörterbuch gespeichert werden.

Im Register Verteiler können Emailkonten von anderen Mitarbeitern und Externen Mitarbeitern eingetragen werden, an welche eingehende Emails automatisch weitergeleitet werden sollen.

Die Weiterleitung wird mit dem Speichern des jeweiligen Kontoeintrages aktiv. Deaktiviert werden kann eine aktive Weiterleitung durch Löschen des betreffenden Eintrages.