Winoffice Prime Online-Hilfe

Beim Anlegen neuer Firmen sowie bei der Änderung von Einstellungen bestehender Firmen ist grösste Vorsicht geboten. Das unüberlegte Ändern der darin enthaltenen Parameter kann zu schwerwiegenden Systemstörungen führen.

Code und Name sind Angaben, mit welchen die Firma in Listen und Suchergebnissen aufgeführt wird. Sie können frei gewählt werden.

Das Feld Tochter von dient der Zuweisung einer Firma in einer Konzernstruktur. Die hier ausgewählte Konzernmuttergesellschaft muss zu diesem Zweck ebenfalls als Firma im selben Winoffice Prime Portal erfasst sein.

Im Feld Adresse muss für der neu angelegten Firma eine Adresse zugeordnet werden, welche zuvor als Adressdatensatz erfasst wurde.

Im Container Standorte kann eine beliebige Anzahl von Lokalitäten (z.B. Hauptsitz, Filialen, Zweigstellen, usw.) verwaltet werden.

Jeder Standort bildet neben der Firma selbst den Kern der Rechnungslegungs- und Buchführungsstruktur in Winoffice Prime. In den Objekten der Warenwirtschaft (z.B. Rechnung, Bestellung, Lagerposition) und der Finanzen (z.B. Buchungsbelege, Mahnungen, Kreditorenrechnungen) ist daher neben der Zuweisung einer Firma jeweils auch jene eines dazugehörenden Standortes notwendig.

Falls mit einem Portal in den Modulen der Warenwirtschaft oder der Finanzen gearbeitet werden soll, so ist die Verwaltung von mindestens einem Standort zwingend.

Das Register Debitoreninformationen dient der Verwaltung von Vorgabewerten, welche bei der Erfassung und Bearbeitung von Verkaufsrechnungen sowie den nachgelagerten Debitorenobjekten als Standardwerte eingesetzt werden, sofern diese nicht im jeweiligen Objekt durch den Benutzer oder vom System automatisch durch höherrangige Vorgabewerte übersteuert werden.

Das Bankkonto ist jenes in den Stammdaten verwaltete Konto, auf welches der Zahlungseingang für eine gestellte Rechnung vorgesehen wird. Das hier eingetragene Konto wird in Verkaufsdokumenten im Register Klassifizierung eingetragen, sofern in den Standortinformationen des in der Rechnung zugewiesenen Standortes oder in der Rechnungsadresse keine abweichende Bankkontoangabe hinterlegt ist.

Die Währung dient der Bestimmung des Vorgabewertes, welcher als Belegwährung im Register Klassifizierung von Verkaufsdokumenten verwendet wird, sofern kein höherrangiger Vorgabewert ermittelt wird. Die Rangfolge der Währungsermittlung in Verkaufsdokumenten lautet:

1. Projekt- oder Vertragswährung (sofern das Verkaufsdokument mit einer Projektrelation versehen ist oder aus einem Vertrag generiert wird)

2. Adresswährung (aus den Debitoreninformationen der Verkaufsdokument-Adresse)

3. Firmenwährung.

Das Debitorenkonto ist jenes in den Stammdaten verwaltete Fibu-Konto, über welches die Offenen Posten in der Regel gebucht werden sollen. Das Konto wird im Register Klassifzierung eines Verkaufsdokuments eingetragen, sofern im Register Debitoreninformationen der verwendeten Debitoradresse kein abweichendes Debitorenkonto hinterlegt ist.

Das Mahnungserfolgskonto bestimmt jenes in den Stammdaten verwaltete Fibu-Konto, auf welches Mahnspesen verbucht werden sollen.

Der Steuercode wird in Verkaufsdokumenten im Register Klassifizierung eingetragen, sofern in den Debitoreninformationen der verwendeten Kundenadresse kein abweichender Steuercode hinterlegt ist.

Die MwSt UID bezeichnet die für Steuerzwecke verwendete Unternehmens-ID (UID) der Firma. Diese ID muss in der Schweiz mit der Endung MWST versehen sein und wird auf Verkaufsdokumenten als Steuerreferenz für den jeweiligen Rechnungsempfänger gedruckt.

Die Felder Preisgruppe, Konditionen, Mahnung und Lieferung bezeichnen Standardwerte für die Preisfindung, die Zahlungsbedingungen, die Mahneinstellung sowie die Lieferart. Sie werden in Verkaufsdokumenten im Register Klassifizierung in die entsprechenden Felder eingesetzt, sofern im Register Debitorendaten der verwendeten Rechnungsadresse keine abweichenden Werte definiert sind.

Das Register Kreditoreninformationen dient der Verwaltung von Vorgabewerten, welche bei der Erfassung und Bearbeitung von Lieferantenrechnungen eingesetzt werden, sofern diese nicht im jeweiligen Objekt durch den Benutzer oder vom System automatisch durch höherrangige Vorgabewerte übersteuert werden.

Das Bankkonto ist jenes in den Stammdaten verwaltete Konto, welches bei der Erfassung einer manuellen Kreditorenzahlung als Zahlungsausgangskonto vorgeschlagen wird.

Die Währung dient der Bestimmung des Vorgabewertes, welcher als Belegwährung von Kreditorenbelegen verwendet wird, sofern kein höherrangiger Vorgabewert ermittelt wird.

Das Kreditorenkonto ist jenes in den Stammdaten verwaltete Fibu-Konto, über welches die Offenen Posten in der Regel gebucht werden sollen. Das Konto wird im Register Klassifzierung eines Kreditorendokuments eingetragen, sofern im Register Kreditoreninformationen der verwendeten Lieferantenadresse kein abweichendes Kreditorenkonto hinterlegt ist.

Der Steuercode wird in Einkaufsdokumenten im Register Klassifizierung eingetragen, sofern in den Kreditoreninformationen der verwendeten Lieferantenadresse kein abweichender Steuercode hinterlegt ist.

Die Felder Konditionen und Lieferung bezeichnen Standardwerte für die Zahlungsbedingungen sowie die Lieferart in Einkaufsdokumenten (z.B. Bestellungen). Sie werden im Register Klassifizierung in die entsprechenden Felder eingesetzt, sofern im Register Kreditorendaten der verwendeten Lieferantenadresse keine abweichenden Werte definiert sind.

In den Buchungsarten können Standardkonten hinterlegt werden, welche beim Ausgleich von Rechnungen und Zahlungen verwendet werden können, bei denen ein Restsaldo besteht.

Für die vier Saldierungstypen Erlösminderung / Mehrerlös (Debitoren) und Aufwandminderung / Mehraufwand (Kreditoren) können beliebige Konti zugewiesen und im Zuge des Zahlungsausgleichs (Link führt beispielhaft auf den Zahlungsausgleich für Debitoren) angewendet werden.

Das Register Buchhaltung dient der Verwaltung von grundlegenden Vorgabewerten für die Buchführung der bearbeiteten Firma.  

Als MwSt Abrechnungstyp ist Vereinbart eingetragen. Winoffice Prime unterstützt in der Version 4.2 einzig diese Abrechnungsart.

Die im Feld Währung eingetragene Währung muss zuvor in der Währungstabelle der Stammdaten erfasst werden. Sie stellt die sogenannte Firmenwährung dar, die Währung, in welcher die verwaltete Firma ihre Bücher führt und abschliesst.

Das Feld MwSt Rundungsdifferenzen dient der Zuweisung eines in den Stammdaten verwalteten Fibu-Kontos, auf welches Rundungsdifferenzen bei der Berechnung der Umsatz- und Vorsteuer gebucht werden sollen.

Das Feld Währungs Rundungsdifferenzen dient der Zuweisung eines in den Stammdaten verwalteten Fibu-Kontos, auf welches Rundungsdifferenzen bei der Fremdwährungskonversion in einzelnen Belegen, Verkaufs- und Einkaufsdokumenten gebucht werden sollen.

Das Feld Kursdifferenzen schliesslich dient der Zuweisung eines in den Stammdaten verwalteten Fibu-Kontos, über welches die Differenzen aus der Bestandesbewertung von Fremdwährungskonten im Rahmen von Kursdifferenzbuchungen gebucht werden sollen.  

Das Register Berichte Verkauf dient der Verwaltung der Standardvorlagen, welche bei der Vorschau und dem Druck von Verkaufsdokumenten verwendet werden sollen, sofern für den eingesetzten Standort sowie für die jeweilige Rechnungsadresse keine abweichenden Vorlagen definiert sind.

Die Vorlagen Rechnung ESR und Mahnung ESR dienen der Zuweisung von zwei von einander unabhängigen Vorlagen für den Druck von Einzahlungsscheinen mit Referenznummer. Die Standardvorlagen sind so gestaltet, dass beim Erstellen von PDF Dokumenten (z.B. beim Versand per Email) das ESR Layout mit angedruckt wird.

Im Register Nummernkreise wird die von Winoffice Prime pro Firma durchgeführte automatische Nummernvergabe für bestimmte Objekte der Warenwirtschaft und der Finanzen verwaltet, welche bei deren Erstellung eine automatische Identifikationsnummer zugewiesen erhalten.