Winoffice Prime Online-Hilfe

Übersicht E-Rechnungen

E-Rechnungen erlauben den vollständig papierlosen Austausch von Rechnungen zwischen Rechnungssteller und Rechnungsempfänger.

Daraus ergeben sich folgende Vorteile für Rechnungssteller bzw. Rechnungsempfänger:

Nr	Beschreibung
1	Sparpotenzial durch Entfall der Druck- und Versandkosten, verkürzte Durchlaufzeiten, die Reduktion von Papierverbrauch und von Papierarchiven
2	Höhere Zustellraten auch bei Adresswechsel der Empfänger
3	Für private Rechnungsempfänger entfällt bei Nutzung des E-Banking durch den vollelektronische Rechnungsempfang die manuelle Erfassung von Zahlungsaufträgen vollständig
4	Für gewerbliche Rechnungsempfängern erwachsen je nach eingesetzter Softwärelösung Vorteile bei der Erfassung von Kreditorenrechnungen

Winoffice Prime unterstützt ab Version 4.2 den Versand von E-Rechnungen via die beiden E-Rechnungsprovider PostFinance und SIX Paynet. Ab Version 4.4 unterstützt Winoffice Prime zudem auch E-Rechnungen im ZUGFeRD Format.

E-Rechnungen besitzen die gleiche Beweiskraft wie solche in Papierform, wenn die Unverändertheit, der Ursprung und die Nichtabstreitbarkeit der Daten und Informationen sichergestellt sind. Dafür sind folgende Voraussetzungen zu erfüllen:

Nr	Beschreibung
1	E-Rechnungen müssen den durch die Steuerbehörden festgelegten Inhaltsanforderungen entsprechen. Diese Anforderung wird durch Winoffice Prime für E-Rechnungen in gleicher Weise wie für Papierrechnungen erfüllt.
2	Falls E-Rechnungen digital signiert werden sollen, bietet Winoffice Prime einerseits Funktionen für den Versand und die Zustellung von E-Rechnungen über die Postfinance und SIX Paynet an. Die Dienstleistung beider Provider beeinhaltet auch die digitale Signatur der eingereichte E-Rechnungen vor der Zustellung. Andererseits ist in Winoffice Prime auch die Möglichkeit vorhanden mittels des SuisseID Digitalsignatur Konnektors eine eigene Signatur anzubringen. Diese Möglichkteit ist jedoch den E-Rechnungen im ZUGFeRD Format vorbehalten.
3	Für E-Rechnungen gelten die gleichen Aufbewahrungsfristen wie für Papierrechnungen. Beide von Winoffice Prime unterstützten E-Rechnungsprovider bieten Dienstleistungen zur Archivierung und Bereitstellung der signierten E-Rechnungen an. Alternativ dazu können E-Rechnungen im ZUGFeRD Format in Winoffice Prime zwischengespeichert und für die Langzeitarchivierung aufbereitet werden.

Die nebenstehende Grafik zeigt schematisch die Vorkehrungen und Abläufe im Zusammenhang mit dem Versand von E-Rechnungen via die beiden E-Rechnungsprovider PostFinance und SIX Paynet aus Winoffice Prime.

Beschreibung

Abschluss eines Anschlussvertrages mit einem der beiden unterstützten E-Rechnungsprovider. Darauf hin erhält der Rechnungssteller (Also Sie) vom Provider seine eindeutige Teilnehmernummer (E-Biller ID), welche ihn als E-Rechnungssteller identifiziert. Zudem wird eine Registrierungs- und Abmeldemaske eingerichtet, mit Hilfe welcher sich Rechnungsempfänger für den Empfang von E-Rechnungen des Rechnungsstellers an- oder abmelden können.

Damit E-Rechnungen mit Hilfe von Winoffice Prime erstellt und versendet werden können, sind zwei Einrichtungsschritte notwendig:

2.1	Aktivieren von E-Rechnungen in den Portaleinstellungen
2.2	Einrichten eines E-Rechnung Konnektors für den gewählten E-Rechnungsprovider

Rechnungsempfänger (Kunden), welche von Ihnen E-Rechnungen empfangen möchten, können sich dafür auf der in 1. genannten Anmeldemaske registrieren. Nach der Registrierung erhalten Sie die E-Rechnung Empfänger-ID des Kunden per Email zugesandt. Diese Empfängernummer kann nun im Register Debitorendaten der Adressdetails eingetragen werden. Nun sind alle Vorbereitungen für den Versand von E-Rechnungen getroffen.

Im nächsten Schritt können wie gewohnt Rechnungen erstellt werden (E-Rechnungen und solche in Papierform werden auf identische Art und Weise erstellt).

E-Rechnungen werden mit der Aktion Als E-Rechnung senden versandt. Rechnungen in Papierform werden gedruckt und auf den herkömmlichen Postweg geschickt. Für das Gruppieren der für den Versand bereiten Rechnungen existiert ein Filter Zu versendende E-Rechnungen in der Ansicht Rechnungen, mit dessen Hilfe die noch nicht versandten E-Rechnungen angezeigt und beim E-Rechnungsprovider eingereicht werden können.

Der E-Rechnungsprovider nimmt die von Ihnen eingereichten E-Rechnungen entgegen, validiert diese und bringt die erforderliche digitale Signatur an.

Die digital signierten Rechnungen werden vom E-Rechnungsprovider archviert und Ihnen für Abfragen bereitgestellt.

Nach der digitalen Signatur wird die E-Rechnung dem Empfänger zugestellt.

Der E-Rechnungsprovider protokolliert die Statusänderungen einer E-Rechnung im Verlauf seiner Verarbeitungsschritte. Diese Statusmeldungen werden von Winoffice Prime bei jedem Verbindungsaufbau abgerufen, gespeichert und sind in der Ansicht E-Rechnungsprotokolle einsehbar.