Aktualisiert am 19. November 2021

Dokumenterstellungsassistent

Neues Dokument erstellen

Der Dokumenterstellungsassistent ist ein sogenannter Wizard, mit dem neue Dokumente erstellt und im Portal abgelegt werden können.

Es bestehen zwei Möglichkeiten, den Wizard einzusetzen:

Neues Dokument erstellen: Dabei wird ein neues Dokument mit Hilfe einer zuvor im Portal angelegten Vorlage erstellt

Bestehende Datei auswählen: Dafür kann eine bereits bestehende Datei auf dem PC oder auf einem Netzwerklaufwerk ausgewählt und in das Portal hochgeladen werden.

In beiden Fällen wird durch Klick auf Neues Dokument entweder die Übertragung des ausgewählten Dokuments in das Portal gestartet (Bestehende Datei auswählen) oder es wird jene Anwendung gestartet, in welcher das neue Dokument erstellt und bearbeitet werden kann (Neues Dokument erstellen).

Details

Neues Dokument erstellen

Dieses Register dient der Auswahl der Vorlage sowie der Bestimmung des Dateinamens für das neu zu erstellende Dokument.

Mit Hilfe des Feldes Vorlage kann die gewünschte Dokumentvorlage aus einer Liste aller verfügbaren Vorlagen ausgewählt werden.

In die beiden Teilfelder des Feldes Dokumentname werden nach Auswahl der Vorlage automatisch die Standardbezeichnung sowie die in der Vorlage hinterlegte Dateiendung übertragen. Der Name des Dokuments sollte durch eine individuelle Zusatzbezeichnung ergänzt werden, damit das neue Dokument einen eindeutigen Namen erhält.

Bitte beachten Sie

Winoffice Prime toleriert mehrere Dokumente mit identischer Bezeichnung. Achten Sie daher beim Erstellen von Dokumenten auf deren Bezeichnung, damit diese in der Dokumentübersicht gut unterscheidbar bleiben.

Bestehende Datei auswählen

Soll ein bestehendes Dokument in das Winoffice Portal übertragen werden, so können die Einstellungen dafür in diesem Container vorgenommen werden.

Mit Klick auf die Schaltfläche Datei auswählen öffnet sich ein Dialog für die Auswahl der Datei auf dem lokalen PC oder auf einem verbundenen Netzwerklaufwerk. Nach Abschluss der Auswahl wird der Pfad und die Bezeichnung der Datei im Feld neben der Schaltfläche angezeigt.

Durch Aktivieren der Checkbox Datei auf der Festplatte löschen wird die ursprüngliche Datei nach deren Übertragung in das Winoffice Prime Portal vom Quelllaufwerk gelöscht. Damit kann man vermieden werden, dass mehrere Versionen des gleichen Dokuments existieren.

Dieser Container ohne Bezeichnung gehört, je nach Auswahl des Verfahrens, entweder zum Container Neues Dokument erstellen oder zu Bestehende Datei auswählen.

In Korrespondenzdokumenten wird der Inhalt des Feldes Betreff als Betreffzeile in das Dokument übernommen.

Das Feld Sicherheit übernimmt entweder die Einstellung der verwendeten Vorlage oder es ist auf die Standardeinstellung Privat eingestellt (Bei Auswahl von Bestehende Datei auswählen). Die Voreinstellungen können in beiden Fällen manuell geändert werden.

Attribute

Im Register Attribute werden die Relationen des zu erstellenden Dokuments vorgegeben. Je nach Definition der Obligatorischen Relationen in der Dokumentvorlage werden hier bestimmte Relationen als Pflichtfelder in roter Schrift angezeigt. Wurde eine der hier angezeigten Relationen in der Vorlage als Standardrelation definiert, so ist diese bereits eingesetzt.

Im Feld Besitzer ist der Name des Erstellers eingesetzt. Falls das Dokument im Auftrag eines anderen Mitarbeiters erstellt wird, kann der Besitzer hier geändert werden.