Aktualisiert am 19. November 2021

Wiederkehrende Aufgabe

Regelmässig wiederkehrende Aufgaben, beispielsweise die wöchentliche Prüfung der Systembackup-Bänder, werden im Kalender als Wiederkehrende Aufgabe eingetragen. Neue sowie bestehende können mit Klick auf die Aktion Wiederkehrende Aufgaben anzeigen in der Ansicht Aufgabensuche bearbeitet werden.

Bitte beachten Sie

Winoffice Prime generiert jeweils aus Wiederkehrenden Aufgaben automatisch Einzelaufgaben für maximal acht Wochen im Voraus. Alle weiter in der Zukunft liegenden Aufgaben werden rollend generiert.

Details

Attribute

In diesem Register können bestimmte Relationen der Serienaufgabe bearbeitet werden. Diese Relationen werden auf jede Einzelaufgabe der Serie übertragen

Betreff / Text

Ohne Eingabe im Feld Betreff kann eine Serienaufgabe nicht gespeichert werden. Hier wird ein möglichst beschreibender Titel für die Aufgabe vergeben.

Das grosse Feld unterhalb des Betreffs dient dem Verfassen eines freien Bemerkungstextes zur Serienaufgabe. Dies können Erklärungen und detaillierte Anweisungen zur Aufgabe sein (wie im Beispiel). Der hier eingetragene Text wird in jede Einzelaufgabe der Serie übernommen.

Workflow

Soll der zuständige Mitarbeiter an die Aufgabe erinnert werden, so kann im Feld Erinnerung eine Vorlaufzeit eingetragen werden, zu welcher die Erinnerung ausgelöst wird. Im nebenstehenden Beispiel wird die Erinnerung jeweils am Montag um 07:00 ausgelöst (s. Hauptdarstellung der Serienaufgabe zu Beginn dieses Kapitels).

Der Status kann in den Aufgaben- und Aktivitätsansichten als Gruppierungs- und Filterkriterium für das Eingrenzen der dargestellten Datensätze verwendet werden. Der hier eingetragene Wert dient als Vorlage und wird in jede Einzelaufgabe der Serie übernommen.

Der Eintrag im Feld Sicherheit bestimmt, für wen die aus der Serie generierten Aufgaben sichtbar sind und wer diese somit auch bearbeiten kann.

Das Feld Mitarbeiter dient der Eingabe des Mitarbeiters, welcher die Aufgabe ausführen soll. Wird eine neue Serienaufgabe erfasst, so ist in diesem Feld automatisch der Ersteller eingetragen. Soll die Aufgabe jeweils durch einen anderen Mitarbeiter ausgeführt werden, so genügt es, hier die zuständige Person entsprechend anzupassen.

Bitte beachten Sie

Erstellt ein Mitarbeiter eine Aufgabe für einen anderen Mitarbeiter oder wird eine bestehende Aufgabe durch Änderung des Eintrages im Feld Zuständig einem anderen Mitarbeiter zugewiesen, so wird der Name des zuweisenden Mitarbeiters im Feld Zugewiesen von eingetragen.

Wiederholung

Das Register Wiederholung dient der Konfiguration des Intervalls für die Serienaufgabe. Die Combobox Pattern ermöglicht das Festlegen eines täglichen, wöchentlichen, monatlichen oder jährlichen Intervalls. Der Inhalt des Registers wird nach der Auswahl des Pattern entsprechend angepasst.

Pattern Täglich
Im Feld Jede(n) wird die Wiederholung der Aufgabe alle (n) Tage festgelegt. Mit einer "3" gemäss dem nebenstehenden Beispiel soll die Aufgabe alle 3 Tage ausgeführt werden.

Die Felder Startdatum und Enddatum legen die Anfangs- und Endzeit des Aufgabenserie fest. Alle Aufgaben der Serie besitzen bezüglich der Uhrzeit und der Dauer die hier eingetragenen Attribute. Das Enddatum kann nur bearbeitet werden, wenn die Checkbox Dauerhaft deaktiviert ist.

Alternativ zur Eingabe des Enddatums einer Serie kann diese auch nach einer bestimmten Anzahl von Einzelaufgaben beendet werden. Dazu kann im Feld Beende nach die Anzahl der Wiederholungen gemäss des gesetzten Pattern festgelegt werden. Die Anzahl der Wiederholungen kann nur bearbeitet werden, wenn die Checkbox Dauerhaft deaktiviert ist. Die beiden Felder Enddatum und Beende nach sind miteinander verknüpft. Das heisst, dass bei einer Eingabe in einem dieser beiden Felder der Wert des anderen Feldes entsprechend angepasst wird.

Dauerhaft Beim Erfassen einer neuen Wiederkehrenden Aufgabe ist die Checkbox Dauerhaft aktiviert. Damit wird festgelegt, dass die Serie ohne bestimmtes Ende gemäss des festgelegten Patterns stattfinden soll. Eine Dauerserie kann beendet werden, indem die Checkbox Dauerhaft deaktiviert und das Enddatum entsprechend angepasst wird.

Nach Auswahl des Pattern Wöchentlich wird im Feld Jeden(n) die Wiederholung der Aufgabe alle (n) Wochen festgelegt. Mit einer "1" gemäss dem nebenstehenden Beispiel soll die Aufgabe jede Woche ausgeführt werden. Mit Hilfe der darunter liegenden Checkboxes kann festgelegt werden, an welchen Wochentagen die Aufgabe fällig ist. Es kann somit eine Serie definiert werden, welche z.B. wöchentlich jeden Montag (s. Beispiel) oder aber auch jeden Dienstag und Donnerstag anfällt.

Nach der Wahl des Pattern Monatlich wird im Feld Jeden(n) die Wiederholung der Aufgabe alle (n) Monate festgelegt. Mit einer "2" gemäss dem nebenstehenden Beispiel wird die Aufgabe jeden zweiten Monat angesetzt.

Das Feld Tag legt einen bestimmten Tag des Monats fest, an dem die Aufgabe ausgeführt werden soll. Das Feld ist aktuell auf den Wert "1" fixiert (Stand v4.2). Diese Einschränkung soll jedoch in einer zukünftigen Version aufgehoben werden, so dass sämtliche Tage eines Monats wählbar sind.

Mit der Combobox im zweiten Teil des Feldes wird die Rangfolge des Tages innerhalb des Monats bestimmt. Wird dieses Feld bearbeitet, so wird der erste Feldteil von Tag inaktiv geschaltet und es wird eine Eingabe im Feld Wochentag gefordert. Die Auswahl im Feld Wochentag besteht aus den sieben Wochentagen sowie der Auswahl Tag, Wochentag und Wochenendtag. Damit kann die Aufgabenserie auch unabhängig von einem Datum oder Wochentag eindeutig festgelegt werden (z.B. jeder vierte Wochentag eines Monats).

Nach der Wahl des Pattern Jährlich wird im Feld Jeden(n) die Wiederholung der Aufgabe alle (n) Jahre festgelegt. Mit einer "1" gemäss dem nebenstehenden Beispiel wird die Aufgabe einmal jährlich fällig.

Mit der Combobox im zweiten Teil des Feldes wird die Rangfolge des Tages innerhalb des Monats bestimmt. Wird dieses Feld bearbeitet, so wird der erste Feldteil von Tag inaktiv geschaltet und es wird eine Eingabe im Feld Wochentag gefordert. Die Auswahl im Feld Wochentag besteht aus den sieben Wochentagen sowie der Auswahl Tag, Wochentag und Wochenendtag. Im Feld Monat wird schliesslich auch der Monat festgelegt, in welchem die Aufgabe ausgeführt werden soll.

Damit kann die Aufgabenserie auch unabhängig von einem Datum oder Wochentag eindeutig festgelegt werden (Im Beispiel links ist die Serie auf den zweiten Tag des Monats April gesetzt).

Im Container Generierte Aufgaben werden alle Objekte geführt, die bereits in die Aufgabenliste generiert wurden.

Bitte beachten Sie

Soll eine Wiederkehrende Aufgabe geändert oder gelöscht werden, müssen hier erst alle bereits generierten zukünftigen Aufgaben gelöscht werden.