Aktualisiert am 19. November 2021

Eröffnungsbeleg

Der Eröffnungsbeleg ist jener Hauptbuchbeleg, welcher die Bilanzkontosaldi zu Beginn der Buchhaltungsperiode (Geschäftsjahr) ausweist. Diese Saldi müssen mit den Saldi der jeweiligen Vorjahresbilanz resp. mit jenen der Eröffnungsbilanz übereinstimmen.

Winoffice Prime erlaubt das fortlaufende Buchen über die Geschäftsjahresgrenze hinweg. Das heisst, dass auch der Eröffnungsbeleg für ein bestimmtes Geschäftsjahr jederzeit angelegt werden kann.

Trotz dieser Flexibilität ist es empfehlenswert, den Eröffnungsbeleg im Rahmen der nachstehend beschriebenen Jahresabschlussarbeiten bereits zu Beginn einer Geschäftsjahresperiode zu erstellen.

Vorgehen zum Eröffnen eines Geschäftsjahres

Das erste Geschäftsjahr

Das erste in Winoffice Prime geführte Geschäftsjahr kann in folgenden Schritten eröffnet werden:

Nr	Beschreibung
1	Richten Sie Ihren Kontenplan ein.
2	Erstellen Sie danach einen Eröffnungsbeleg für das erste Geschäftsjahr. Stellen Sie dabei sicher, dass die Felder für Start- und Enddatum mit dem jeweiligen Geschäftsjahr übereinstimmen und dass in den Feldern Firma und Standort der korrekte Eintrag aufgeführt ist.
3	Danach erfassen Sie die Eröffnungssaldi der Bilanzkonten manuell mit Hilfe von Eröffnungsbuchungen . Damit der Eröffnungsbeleg gespeichert werden kann, muss der Saldo aller darin aufgeführten Buchungen stets 0.00 betragen. Anderenfalls bleibt der Button Speichern und schliessen inaktiv.
4	Erstellen Sie die Abschlussbuchungen (Abschreibungen, Rückstellungen, transitorische Buchungen sowie Gewinn/Verlustverbuchung) mit Hilfe von Einzelbelegen. Wenden Sie sich bei Unklarheiten zu den Abschlussbuchungen bitte an Ihren Treuhänder.

Folgejahre

Ist bereits ein Geschäftsjahr in Winoffice Prime geführt und abgeschlossen worden, so kann ein neues Geschäftsjahr wie folgt eröffnet werden:

Nr	Beschreibung
1	Erstellen Sie einen Eröffnungsbeleg für das neue Geschäftsjahr. Stellen Sie dabei sicher, dass die Felder für Start- und Enddatum mit den Daten des neuen Geschäftsjahres übereinstimmen und dass in den Feldern Firma und Standort der korrekte Eintrag aufgeführt ist.
2	Mit Klick auf im Eröffnungsbeleg werden die Abschlusssaldi des Vorjahres automatisch in den neuen Eröffnungsbeleg übernommen. Enthält die Bilanz auch Positionen in Fremdwährungen so wird nach Ausführen der Aktion zum Aktualisieren der Buchungen ein Fenster geöffnet. Darin werden die vorhandenen Fremdwährungspositionen mit dem in den Stammdaten per Ultimo des vorangegangenen Geschäftsjahres verwalteten Wechselkurs zur Firmenwährung angezeigt. Stellen Sie sicher, dass der hier pro Währung angezeigte Wechselkurs dem Kurs entspricht, den Sie zum Abschluss des vorangegangenen Geschäftsjahres im Kursdifferenzbeleg verwendet haben (5. unter Vorbereitung im folgenden Abschnitt). Falls dem nicht so sein sollte, kann der Wechselkurs im nebenstehend abgebildeten Fenster mit Klick auf das betreffende Feld angepasst werden. Danach werden die Kurse mit Klick auf OK in den betreffenden Buchungen des Eröffnungsbeleges angewendet. Der Eröffnungsbeleg sowie die Übernahme der Vorjahressaldi kann beliebig wiederholt werden. Öffnen Sie dafür jeweils einfach den Eröffnungsbeleg und führen Sie die Funktion Buchungen aktualisieren erneut aus. So kann z.B. bereits ein Eröffnungsbeleg für das neue Geschäftsjahr angelegt und die Vorjahressaldi übernommen werden, bevor das Vorjahr definitiv abgeschlossen wurde. Sobald dieses dann definitiv abgeschlossen ist, können die Saldi im Eröffnungsbeleg des neuen Geschäftsjahres erneut aktualisiert und somit mit den Schlusssaldi des Vorjahres in Übereinstimmung gebracht werden.

Vorgehen zum Abschliessen eines Geschäftsjahres

Vorbereitung

Nr	Beschreibung
1	Stellen Sie sicher, dass sämtliche Debitoren- und Kreditorenbuchungen für die betreffende Rechnungsperiode transferiert sind.
2	Stimmen Sie die Saldi der Nebenbuchkonti (Debitoren- und Kreditorenkonti) mit den jeweiligen OP-Listen ab (Die Saldi der OP Listen müssen mit den Saldi der Nebenbuchkonti übereinstimmen).
3	Stimmen Sie die Saldi der Vorsteuer- und MwSt-Konti mit der MwSt-Abrechnung für die letzte Steuerperiode des Geschäftsjahres ab (Die in der Steuerabrechnung ausgewiesenen Vorsteuer- und MwSt-Beträgen müssen mit den Saldi der genannten Konti übereinstimmen).
4	Enthält Ihre Bilanz auch in Fremdwährungen geführte Positionen, so erstellen Sie zum Ausgleich der Kontosaldi für jede Fremdwährung einen Kursdifferenzbeleg.
5	Erstellen Sie die Abschlussbuchungen (Abschreibungen, Rückstellungen, transitorische Buchungen sowie Gewinn/Verlustverbuchung) mit Hilfe von Einzelbelegen. Wenden Sie sich bei Unklarheiten zu den Abschlussbuchungen bitte an Ihren Treuhänder.

Berichte und Journale drucken

Startbildschirm

Nachdem die genannten Arbeiten vollzogen und alle Buchungen des Geschäftsjahres erstellt wurden, können die für die Revisionsstelle resp. den Verwaltungsrat/die Generalversammlung relevanten Berichte und Journale gedruckt werden (Diese sind für revisionspflichtige Gesellschaften zwingend, für alle übrigen zu empfehlen). Diese Berichte sind:

Nr	Beschreibung
1	Die Jahresbilanz.
2	Die Jahreserfolgsrechnung.
3	Alle MWST Abrechnungen und die dazu gehörenden Verprobungen.
4	Der aktuelle Kontenplan.
5	Sämtliche Kontoblätter der Bilanz und Erfolgsrechnung (Hierfür kann der Report "Kontoblatt (Firma)" verwendet werden).
6	Die OP-Listen Debitoren und Kreditoren per Geschäftsjahresende.