Aktualisiert am 19. November 2021

Aktionsvorlage

Aktionsvorlagen können einzeln manuell im Register Zielgruppe einer Kampagne oder automatisch durch einen Workflow ausgelöst werden. Winoffice Prime unterstützt Aktionsvorlagen vom Typ Email, Aufgabe, Anruf und Dokument.

Das Winoffice Prime Kampagnenmodul ist in der Lage, Vorlagen in verschiedenen Sprachen zu verwalten und diese je nach Korrespondenzsprache der jeweiligen Zielperson automatisch zuzuordnen und auszuführen. Aus diesem Grund bestehen Aktionsvorlagen jeweils aus einer Vorlagendefinition sowie den darin enthaltenen Vorlagenvarianten in den verschiedenen, für die Kampagne benötigten Sprachen.

Die Abbildung zeigt beispielhaft eine Vorlagendefinition für Vorlagen vom Typ Email. Die Definitionen für die anderen unterstützten Aktionsvorlagen können analog bearbeitet werden.

Mit dem Namen wird die Vorlagendefinition sprechend beschrieben, so dass sie bei der Auswahl in der Kampagne einfach zugeordnet werden kann.

Mit dem Typ kann zwischen Email-, Aufgaben-, Anruf- und Dokumentvorlagen die passende Vorlagenart ausgewählt werden. Der Typ kann nicht mehr bearbeitet werden, sobald Vorlagenvarianten für die Definition existieren.

Im Feld Standard kann festgelegt werden, welche Vorlagenvariante verwendet werden soll, falls in den Details einer Zielperson keine Korrespondenzsprache hinterlegt ist.

Im der darunterliegenden Tabelle können sodann die Vorlagenvarianten selbst erstellt werden.

Emailvorlage

Im Feld Von von Serien Emails kann die Adresse eingetragen werden, welche als Absenderadresse für alle generierten Emails auf Grundlage der Aktionsvorlage verwendet wird.

Der Betreff dient dem Entrages eines Email Betreffs.

Das Feld unterhalb des Betreffs dient dem Verfassen der eigentlichen Email Nachricht. Der Text kann mit Hilfe des integrierten Editors gestaltet werden. Dazu sind verschiedene Formatierungen verfügbar, welche über die Symbolleiste zugänglich sind.

Der Editor verfügt über eine integrierte Rechtschreibprüfung. Die Standardsprache des dafür verwendeten Wörterbuches kann in den Benutzereinstellungen bestimmt werden. Falls diese Einstellung für ein bestimmtes Email übersteuert werden soll, so kann der Text des Emails markiert und mit Hilfe des Kontextmenus (Rechtsklick) eine andere Sprache ausgewählt werden.

Die Rechtschreibprüfung ist stets aktiv und prüft den Text bei der Eingabe. Sobald die Prüfung einen Rechtschreibfehler vermutet, wird das betreffende Wort mit einer roten Wellenlinie markiert. Wird der Cursor nun in diesem Wort platziert und das Kontextmenu aufgerufen, so werden Korrekturvorschläge angezeigt. Sollte das Wort zwar korrekt geschrieben, jedoch nicht im Wörterbuch eingetragen sein (dies ist z.B. bei Bezeichnungen und Namen häufig der Fall), so kann das Wort entweder im persönlichen (nur für den betr. User) oder im globalen (für alle User) Wörterbuch gespeichert werden.

Aufgabenvorlage

Die Einstellungen für Aktionsvorlagen vom Typ Aufgabe und Anruf sind identisch.

Im Feld Zuständig wird der für die aus der Vorlage generierten Aufgaben zuständige Mitarbeiter eingesetzt. Diese Vorgabe kann durch Aktivieren einer der beiden Checkboxes Zust. Verkauf oder Zust. Support einsetzen übersteuert werden. Ist eine der beiden Checkboxes aktiv, so wird für jede generierte Aufgabe der Mitarbeiter eingesetzt, welcher in der jeweiligen Rolle in den betreffenden Adressdetails (Containerseite Klassifizierung) der Zielperson hinterlegt ist.

Das Startdatum dient lediglich zur Orientierung, wann die Aktionsvorlage erstellt wurde.

Als Startzeit für die auf Grundlage der Aktionsvorlage erstellten Aufgaben wird vom System die in der Vorlage hinterlegte Startzeit am Tag der Ausführung der Vorlage eingesetzt.

Die Erinnerung bezieht sich auf das Startdatum und die Startzeit der erstellten Aufgaben und wird, falls in der Aktionsvorlage ausgewählt, ebenfalls in die generierten Aufgaben übernommen.

Mit einer Eingabe in das Feld Wartetage bis zum Start kann eine Verzögerung des Startdatums für die generierten Aufgaben konfiguriert werden.

Im vorliegenden Beispiel werden also Anrufe generiert, welche mit einer Erinnerung von 30 Minuten am Tag der Vorlagenausführung zuzüglich 4 Tagen um 11:00 Uhr fällig sind. Wird diese Vorlage somit zum Beispiel am 19. Oktober 2015 ausgeführt, so wird eine Anrufaufgabe erstellt, welche das Startdatum 23. Oktober 2015 trägt.

Seriendokument

Voraussetzung für die Nutzung von Aktionsvorlagen des Typs Dokument ist die Lizenzierung des Winoffice Prime Document Management Moduls.

Die Aktionsvorlage Seriendokument dient der Erstellung von Massensendungen (z.B. Serienbriefen).

Im Feld Dokument kann eine im Winoffice Prime Document Management Modul verwaltete Dokumentvorlage eingesetzt werden. Falls Sie beim Ausführen der Kampagne die individuelle Adresse und weitere Felder der Dokumentvorlage aus den Informationen der einzelnen Mitglieder der Kampagnen-Zielgruppe automatisch in die generierten Dokumente einsetzen lassen möchten, stellen Sie bitte sicher, dass die entsprechenden Platzhalter in der Dokumentvorlage vorhanden sind.

Durch entsprechende Auswahl der Sicherheit werden alle aus der Aktionsvorlage erstellten Dokumente mit der vorgegebenen Sicherheit erstellt. Ist die Sicherheit Individuell ausgewählt, kann die Sicherheit auf Mitarbeiter- oder Team-Ebene eingesetzt werden, welche für die generierten Dokumente gelten soll. Mit anderen Worten kann so bestimmt werden, welche Mitarbeiter die aus der Kampagne erstellten Dokumente sehen resp. bearbeiten können.

Im Feld Besitzer schliesslich kann der Mitarbeiter eingesetzt werden, welcher in den generierten Dokumenten als Besitzer geführt wird.