Aktualisiert am 19. November 2021

Email

Winoffice Prime verfügt über leistungsfähige und integrierte Funktionen zum Versand und Empfang von Emails. Die folgenden Email Protokolle und Szenarien werden unterstützt:

Nr	Beschreibung	Empfang via	Versand via	Konfiguration
1	Nutzung eines Email Hosting Dienstes (z.B. Google, Yahoo, LiveMail, usw)	Durch Dritte gehostetes POP3 Email Postfach	Durch Dritte gehosteten SMTP Server	Im Emailkonto
2	Winoffice Prime als Mailserver	Name Server MX (Mail Exchange) Eintrag des Winoffice Prime Servers - Direkter Empfang	Durch eigenen oder von Dritten gehosteten SMTP Server.	Im Emailkonto
3	Anbindung an einen eigenbetriebenen MS Exchange Server	MS Exchange	MS Exchange	Im Emailkonto und im MS EWS Connector
4	Anbindung an einen Hosted MS Exchange Service	MS Exchange	MS Exchange	Im Emailkonto und im MS EWS Connector

Für jeden Anwender kann in den Mitarbeiterdetails eine beliebige Anzahl von persönlichen Email Postfächern eingerichtet werden.

Die Symbolleiste

Die Symbolleiste in Emails enthält verschiedene Schaltflächen für den schnellen Zugriff auf häufig genutzte Aktionen sowie ein Drop-Down Aktionen Menu, welches alle im jeweiligen Kontext ausführbaren Aktionen zur Auswahl stellt.

	Die Schaltfläche Senden wird aktiv, sobald im Feld An mindestens eine gültige Adresse eingetragen ist und das Feld Betreff nicht leer ist. Versendete Emails werden in der Ansicht Gesendete abgelegt.
	Mit Hilfe dieser Aktion kann das Email in den Entwürfen gespeichert werden. Falls das Email nach dem Ausführen der Aktion geschlossen, aber nicht versendet wird, so kann es in der Ansicht Entwürfe wiedergefunden werden. Wird das Email nach Ausführen der Aktion versendet, so wird es aus den Entwürfen entfernt. Es ist danach in der Ansicht Gesendete wieder auffindbar. Die Funktion ist nur ausführbar, wenn alle Mussfelder einen Wert enthalten.
	Diese Schaltfläche dient dazu, dem Email einen Dateianhang anzufügen. Nach Ausführen der Aktion wird ein Dialog angezeigt, mit Hilfe dessen die anzufügende Datei aus der verfügbaren Verzeichnisstruktur des PCs oder eines verbundenen Netzwerklaufwerkes ausgewählt werden kann.
	Fügt dem Email einen Dokumentverweis hinzu. Nach Ausführen der Aktion wird ein Dialog angezeigt, mit Hilfe dessen das Dokument ausgewählt werden kann. Ein Dokumentverweis zeigt stets auf ein Dokument in der Winoffice Prime Dokumentablage, ist selbst aber keine Datei. Dadurch können Dokumenteinträge im Dokumenteregister von Objekten erstellt werden, ohne dafür Kopien der betreffenden Dokumente erstellen zu müssen. Wird das Dokument, auf welches der Verweis zeigt, bearbeitet, so steht die aktuellste Version des Dokuments automatisch über alle Verweise im Zugriff. Nach Ausführen der Aktion wird in einem separaten Fenster eine Winoffice Prime Ansicht geöffnet, welche die Auswahl des Dokuments ermöglicht, auf welches der Verweis zeigen soll. Diese Aktion ist nur dann aktiv, wenn das Modul Document Management lizenziert und der Benutzer berechtigt ist, mit diesem Modul zu arbeiten.
	Startet den Scanvorgang eines Dokuments und fügt das gescannte Dokument dem Email als Dateianhang an. Für das Scannen wird das in der Benutzeradministration eingerichtete Gerät verwendet. Diese Aktion ist nur dann aktiv, wenn das Modul Document Management lizenziert und der Benutzer berechtigt ist, mit diesem Modul zu arbeiten.

Wo befinden sich Dateianhänge? Dateianhänge, Dokumentverweise und gescannte Dokumente werden alle im Register Dokumente des Containers Aktivitäten abgelegt und können von dort aus bearbeitet werden.

Drag&Drop Dateianhänge und Dokumentverweise können auch mit Drag&Drop von Ihrem Ablageort in die Tabelle des Registers Dokumente gezogen und dem Email angefügt werden.

Wurden Antworten auf eine Email erstellt oder wird eine E-Mail Nachricht weitergeleitet, so werden diese Vorgänge in einer gelben Informationsleiste angezeigt. Die Information ist ein Hyperlink zu dem betreffenden Ursprungsobjekt. Dieses kann mit einem Klick auf die gelbe Zeile geöffnet werden.

Details

Senden an

In diesem Container wird die Email Nachricht adressiert. Sobald im Feld An mit dem Eintragen einer Adresse begonnen wird, öffnet sich eine Liste (Intellisense Liste) mit im System bekannten, übereinstimmenden Email Adressen.

Sollte eine Email Adresse im Portal noch nicht vorhanden sein, so kann sie im Feld An vollständig eingetragen und bestätigt werden. Sie wird danach in einer eigens dafür geführten Liste der Email Empfänger verwaltet. Bei einer wiederholten Verwendung wird sie sodann ebenfalls in der DropDown Liste vorgeschlagen. Die Liste aller Email Empfänger ohne Adress- oder Kontaktdatensatz wird in einer eigenen Ansicht im Bereich der Portaladministration verwaltet. Von hier kann eine Adresse auch gelöscht werden für den Fall, dass sie fehlerhaft erfasst wurde.

Sollen in einem Arbeitsgang gleich mehrere Adressaten eingesetzt werden, so gibt es dafür zwei mögliche Vorgehensweisen.

Neben der Anzeige der übereinstimmenden Email Adressen wird stets auch eine Liste der Objektgruppen (Mitarbeiter, Kontakte, Adressen, Persönliche Kontakte und Teams) angezeigt, aus welcher Adressaten in das Email übernommen werden können. Mit einem Klick auf einen dieser Einträge öffnet sich die Auswahlansicht aus welcher ein oder mehrere Einträge ausgewählt und in das Adressfeld der Email Nachricht übernommen werden können.

Mit Hilfe von Verteilern können beliebige Listen von Email Empfängern verwaltet und für die Adressierung von Emails verwendet werden. Winoffice Prime kennt sowohl Persönliche Verteiler (Diese stehen exklusiv dem jeweiligen Benutzer zur Verfügung) und Globale Verteiler (Diese können von allen dafür autorisierten Benutzern verwendet werden). Bei Klick auf einen der beiden Einträge in der Intellisense Liste öffnet sich ein Fenster für die Auswahl des gewünschten Verteilers. Nach dessen Auswahl werden alle Einträge des Verteilers in das Adressfeld des Emails übernommen.

Mit Hilfe der Checkbox Lesebestätigung anfordern kann bei dem oder den Empfängern der Email Nachricht eine Bestätigung angefordert werden, dass die Nachricht gelesen wurde. Das Verhalten dieser Funktion kann in den Benutzereinstellungen von jedem Benutzer individuell gesteuert werden.

Falls die Checkbox Als vertraulich senden aktiviert ist, wird das gesendete Email im Winoffice Prime Portal mit der Sicherheit Privat abgelegt, ungeachtet einer ggf. anders lautenden Standardeinstellung im verwendeten Email Konto. Email Empfänger, welche einen MIME kompatiblen Email Client einsetzen, erhalten das Email mit einer Vertaulichkeitskennzeichnung. Email Empfänger, welche mit Winoffice Prime arbeiten, erhalten das Email mit der Sicherheit Privat, ungeachtet einer anders lautenden Standardeinstellung im Email Konto

Senden an Details

Im Feld Von wird automatisch die eigene Standard Email Adresse eingetragen. Sind für den Benutzer mehrere Email Konten eingerichtet oder ist er Mitglied eines oder mehrerer Teams, so wird das Feld zu einer Combobox und es kann hier eine alternative Absenderadresse ausgewählt werden.

Die im Feld Bcc (Blind Carbon Copy) eingetragenen Empfänger sind für die im Feld An und Cc eingetragenen Empfänger und untereinander nicht sichtbar

Message Header

Das Register Message Header zeigt die Rohdaten einer Email Nachricht wie diese vom System entgegengenommen und verarbeitet wurden. Diese Rohdaten enthalten neben den Adressierungs- und Routinginformationen auch Angaben über allfällige Virus- und Spamprüfungen. Diese Informationen sind hilfreich, um zum Beispiel die Autentizität eines Absenders zu prüfen oder um neue Filterregeln für die Spamabwehr zu bestimmen.

Allgemein

Eine Email Nachricht kann ohne Eintrag im Feld Betreff nicht versendet werden. Hier wird ein möglichst beschreibender Titel für das Email vergeben. Der Betreff wird mit der Email versendet und wird beim Empfänger in der Liste der eingegangenen Emails als Bezeichner der Nachricht angezeigt.

Das Feld unterhalb des Betreffs dient dem Verfassen der eigentlichen Email Nachricht. Der Text kann mit Hilfe des integrierten Editors gestaltet werden. Dazu sind verschiedene Formatierungen verfügbar, welche über die Symbolleiste zugänglich sind.

Der Editor verfügt über eine integrierte Rechtschreibprüfung. Die Standardsprache des dafür verwendeten Wörterbuches kann in den Benutzereinstellungen bestimmt werden. Falls diese Einstellung für ein bestimmtes Email übersteuert werden soll, so kann der Text des Emails markiert und mit Hilfe des Kontextmenus (Rechtsklick) eine andere Sprache ausgewählt werden.

Die Rechtschreibprüfung ist stets aktiv und prüft den Text bei der Eingabe. Sobald die Prüfung einen Rechtschreibfehler vermutet, wird das betreffende Wort mit einer roten Wellenlinie markiert. Wird der Cursor nun in diesem Wort platziert und das Kontextmenu aufgerufen, so werden Korrekturvorschläge angezeigt. Sollte das Wort zwar korrekt geschrieben, jedoch nicht im Wörterbuch eingetragen sein (dies ist z.B. bei Bezeichnungen und Namen häufig der Fall), so kann das Wort entweder im persönlichen (nur für den betr. User) oder im globalen (für alle User) Wörterbuch gespeichert werden.

Klassifizierung

In diesem Register können bestimmte Relationen der Email Nachricht bearbeitet werden

Automatisches verknüpfen Für die erste Email Adresse, welche beim Verfassen einer Nachricht im Feld An eingetragen wird und für welche Einträge im Adress- und Kontaktpersonenverzeichnis des Portals bestehen, werden automatisch die Relationen in den Feldern Adresse und Kontakt eingetragen. Relationen zu den Adress- und Kontakt-Einträgen weiterer Email Adressen im Feld An können mit Hilfe des Registers Weitere Relationen gebildet werden. Wird die ersteingetragene Adresse nachträglich aus dem Feld An gelöscht, so bleiben die Relationseinträge in den betreffenden Relationsfeldern stehen. Sie müssen daher bei Bedarf manuell gelöscht oder geändert werden.

Wird die Email mit Hilfe einer Aktion aus einem Projekt oder Arbeitspaket erstellt, so werden auch die entsprechenden Relationen automatisch in die Nachricht übernommen. In anderen Fällen können hier die Relationen manuell eingetragen werden. Ist die Email Adresse des Absenders einer eingehenden Nachricht im Portal bereits eingetragen, so werden dessen Adresse und Kontakteintrag automatisch als Relation in das eingehende Email eingetragen.

Nachträgliches Verknüpfen Wird eine Adresse oder eine Kontaktperson erfasst oder der Eintrag einer Email Adresse darin ergänzt, nachdem bereits Emails mit deren Absenderadresse eingegangen sind, so stellt ein periodisch ablaufender Hintergrundprozess sicher, dass die entsprechenden Relationen nachträglich in diese Emails eingetragen werden.

Wird eine Email Nachricht im Namen eines Teams verfasst oder an eine Team Adresse gesendet, so wird im Feld Zuständiges Team das betreffende Team eingetragen. Das Email wird in diesen Fällen in der Ansicht Team gesendete bzw. Teameingang geführt.

Der Ersteller, bei einem eingehenden Email der persönlich adressierte Empfänger, eines Emails wird automatisch im Feld Zuständig eingetragen.

Zuweisen, statt weiterleiten Soll ein eingegangenes Email in den Posteingang eines anderen Mitarbeiters verschoben werden, so genügt es, diesen Mitarbeiter im Feld Zuständig einzutragen. Schreibt ein Mitarbeiter eine Nachricht im Namen eines anderen Mitarbeiters oder wird ein eingegangenes Email durch Änderung des Eintrages im Feld Zuständig einem anderen Mitarbeiter zugewiesen, so wird der Name des zuweisenden Mitarbeiters im Feld Zugewiesen von eingetragen.

Der Eintrag im Feld Sicherheit bestimmt, für wen ein bestimmtes Email sichtbar ist und damit auch bearbeitet werden kann. In den Grundeinstellungen jedes Email Kontos kann festgelegt werden, Mit welcher Standardsicherheit aus- und eingehende Emails erstellt werden sollen. Die Sicherheit kann in diesem Feld bei Bedarf geändert werden.

Aktivitäten

Im Register Aktivitäten werden die für das Email vorhandenen Relationen zu Terminen, Notizen, Anrufen, Aufgaben und weiteren Emails aufgelistet. Werden mit Hilfe der Symbolleiste neue Objekte der Gruppe Aktivitäten erstellt, so erhalten diese eine Relation zum Email und werden nach dem Speichern ebenfalls in der Liste angezeigt.

Die Tabellenspalten und ihre Anordnung können über die Funktionen der Symbol- und Spaltenkopfleiste von jedem Benutzer personalisiert gestaltet werden.

Dokumente

Im Register Dokumente werden die für das Email vorhandenen Dokumente, Dokumenverweise (Dokumentlinks) und Dateianhänge aufgelistet. Neue Objekte der Gruppe Dokument können mit Hilfe der Symbolleiste erstellt, neue Dateianhänge können mit Drag&Drop in die Tabelle gezogen werden.

Dokumente, Dokumentverweise und gescannte Dokumente stehen nur dann zur Verfügung, wenn das Modul Document Management lizenziert und der Benutzer berechtigt ist, mit Dokumenten zu arbeiten.

Die Tabellenspalten und ihre Anordnung können über die Funktionen der Symbol- und Spaltenkopfleiste von jedem Benutzer personalisiert gestaltet werden.