Aktualisiert am 19. November 2021

Anruf

Ein neuer Anruf wird in der Schnellstartleiste der Ansicht Meine Aufgaben oder via Kontextmenü auf einem Objekt in einer Ansicht erstellt.
Auch im Container Aktivitäten vieler Objekte können neue Anrufe erstellt werden.

Das Objekt

als noch zu erledigender Anruf einem Mitarbeiter zugewiesen.
bei Bedarf mit Erinnerungsfunktion versehen, um zu erledigende Anrufe nicht zu vergessen.
als Anrufnotiz für ein- und ausgehende Anrufe benutzt

Die Symbolleiste

Die Symbolleiste in Anrufen enthält verschiedene Schaltflächen für den schnellen Zugriff auf häufig genutzte Aktionen sowie ein Drop-Down Aktionen Menu, welches alle im jeweiligen Kontext ausführbaren Aktionen zur Auswahl stellt.

	Mit Klick auf Speichern und schliessen wird der Anruf gespeichert und das aktive Fenster geschlossen. Die Funktion ist nur ausführbar, wenn alle Mussfelder einen Wert enthalten.
	Speichert den Anruf. Das aktive Fenster bleibt für die weitere Bearbeitung geöffnet. Die Funktion ist nur ausführbar, wenn alle Mussfelder einen Wert enthalten.
	Fügt dem Anruf einen Dateianhang hinzu. Nach Ausführen der Aktion wird ein Dialog angezeigt, mit Hilfe dessen die anzufügende Datei aus der verfügbaren Verzeichnisstruktur des PCs oder eines verbundenen Netzwerklaufwerkes ausgewählt werden kann.
	Fügt dem Anruf einen Dokumentverweis hinzu. Nach Ausführen der Aktion wird ein Dialog angezeigt, mit Hilfe dessen das Dokument ausgewählt werden kann. Ein Dokumentverweis zeigt stets auf ein Dokument in der Winoffice Prime Dokumentablage, ist selbst aber keine Datei. Dadurch können Dokumenteinträge im Dokumenteregister von Objekten erstellt werden, ohne dafür Kopien der betreffenden Dokumente erstellen zu müssen. Wird das Dokument, auf welches der Verweis zeigt, bearbeitet, so steht die aktuellste Version des Dokuments automatisch über alle Verweise im Zugriff. Nach Ausführen der Aktion wird in einem separaten Fenster eine Winoffice Prime Ansicht geöffnet, welche die Auswahl des Dokuments ermöglicht, auf welches der Verweis zeigen soll. Diese Aktion ist nur dann aktiv, wenn das Modul Document Management lizenziert und der Benutzer berechtigt ist, mit diesem Modul zu arbeiten.
	Startet den Scanvorgang eines Dokuments und fügt das gescannte Dokument dem Anruf als Dateianhang an. Für das Scannen wird das in der Benutzeradministration eingerichtete Gerät verwendet. Diese Aktion ist nur dann aktiv, wenn das Modul Document Management lizenziert und der Benutzer berechtigt ist, mit diesem Modul zu arbeiten.

Wo befinden sich Dateianhänge? Dateianhänge, Dokumentverweise und gescannte Dokumente werden alle im Register Dokumente des Containers Aktivitäten abgelegt und können von dort aus bearbeitet werden.

Drag&Drop Dateianhänge und Dokumentverweise können auch mit Drag&Drop von Ihrem Ablageort in die Tabelle des Registers Dokumente gezogen und dem Email angefügt werden.

Details

Anrufinformation

Im Gegensatz zu anderen Objekten der Gruppe Aktivitäten befindet sich das Register Allgemein nicht an der erster Stelle des Containers, sondern es ist das Register, in welchem die Zielnummer für den Anruf bestimmt wird und das Gespräch aufgebaut sowie abgeschlossen werden kann.

Das Feld Ziel dient dazu, die Zielnummer für den Anruf festzulegen. Dies kann auf zwei Arten erfolgen:

Die Zielnummer wird manuell in das Feld eingetragen
Die Zielnummer wird aus den im Portal verwalteten Nummern für die in den Feldern Adresse, Kontakt, Persönlicher Kontakt und Mitarbeiter eingetragenen Relationen ermittelt

Anrufererkennung Die Relationen aus Variante 2. werden bei einem eingehenden Anruf durch die Anruferkennung von Winoffice Prime ermittelt und automatisch in die dafür vorgesehenen Felder unterhalb der Zielnummer eingetragen. Voraussetzung dafür ist, dass die TAPI Schnittstelle korrekt und vollständig eingerichtet wurde.

Die Relationen werden auch dann abgefüllt, wenn der Anruf mit Hilfe einer Aktion aus einer Adresse oder einem Kontakt erstellt wird oder wenn das ursprüngliche Objekt diese Relationen bereits besitzt (z.B. ein Projekt oder ein Serviceauftrag). Zusätzliche Relationen können natürlich auch manuell eingetragen werden.

Werden aus den Datensätzen der eingetragenen Relationen mehrere mögliche Zielnummern ermittelt, so wird das Feld Ziel zu einer Combobox aus welcher die gewünschte Nummern ausgewählt werden kann. Die Symbole sowie die Bezeichnung vor den jeweiligen Nummern ermöglichen es zum Beispiel, zwischen der Hauptnummer des Unternehmens und der Direktwahl, resp. der Handynummer, der Kontaktperson zu unterscheiden.

Durch Klick auf die Schaltfläche Verbinden wählt das Portal nach Einrichtung der TAPI Schnittstelle automatisch die im Feld Ziel ausgewählte Nummer. Durch Klick auf Auflegen wird der Anruf beendet.

Allgemein

Ohne Eingabe im Feld Betreff kann der Anruf nicht gespeichert werden. Hier wird ein möglichst beschreibender Titel für den Anruf vergeben. Das Feld Zuständig dient der Eingabe des Mitarbeiters, welcher den Anruf tätigen soll. Wird ein eingehender Anruf entgegengenommen oder eine neue Anrufaufgabe erfasst, so wird in diesem Feld automatisch derjenige Mitarbeiter eingetragen, welcher den Anruf entgegennimmt, resp. die Anrufaufgabe erstellt. Soll der Anruf durch einen anderen Mitarbeiter erfolgen, so genügt es, hier die zuständige Person anzupassen.

Bitte beachten Sie

Erstellt ein Mitarbeiter eine Anrufaufgabe für einen anderen Mitarbeiter oder wird ein bestehender Anruf durch Änderung des Eintrages im Feld Zuständig einem anderen Mitarbeiter zugewiesen, so wird der Name des zuweisenden Mitarbeiters im Feld Zugewiesen von eingetragen. Danach kann die Zuständigkeit des Anrufes nur noch von jenem Mitarbeiter geändert werden, welcher im Feld Zugewiesen von eingetragen ist. Damit wird verhindert, dass eine Anrufaufgabe mehrfach weitergegeben wird, ohne dass der ursprüngliche Auftraggeber etwas davon erfährt.

Anrufaufgaben, für welche ein Benutzer im Feld Zugewiesen von eingetragen ist, werden für diesen Benutzer in der Ansicht Delegierte Aufgaben aufgelistet.

Der Eintrag im Feld neben der Zuständigkeit dient der Verwaltung des Status eines Anrufes. Der Status kann in den Aufgaben- und Aktivitätsansichten als Gruppierungs- und Filterkriterium für das Eingrenzen der dargestellten Datensätze verwendet werden.

Der Eintrag im Feld Sicherheit bestimmt, für wen ein bestimmter Anruf sichtbar ist und wer diesen somit auch bearbeiten kann.

Soll der zuständige Mitarbeiter an einen Anruf erinnert werden, so kann im Feld Erinnerung eine Vorlaufzeit eingetragen werden, zu welcher die Erinnerung ausgelöst wird. Im nebenstehenden Beispiel wird die Erinnerung am Dienstag, 09. Juni 2015 um 08:50 ausgelöst.

Das Feld unterhalb der Erinnerungseinstellung dient dem Verfassen eines freien Bemerkungstextes zum jeweiligen Anruf. Dies können Erklärungen zur Anrufaufgabe (wie im Beispiel) oder aber ein Protokoll nach Abschluss des Gesprächs sein. Der Text kann mit Hilfe des integrierten Editors gestaltet werden. Dazu sind verschiedene Formatierungen verfügbar, welche über das Kontextmenu (Rechtsklick) zugänglich sind.

Der Editor verfügt über eine integrierte Rechtschreibprüfung. Die Standardsprache des dafür verwendeten Wörterbuches kann in den Benutzereinstellungen bestimmt werden. Falls diese Einstellung für einen bestimmten Anruf übersteuert werden soll, so kann der Text dieses Anrufs markiert und mit Hilfe des Kontextmenus (Rechtsklick) eine andere Sprache ausgewählt werden.

Die Rechtschreibprüfung ist stets aktiv und prüft den Text bei der Eingabe. Sobald die Prüfung einen Rechtschreibfehler vermutet, wird das betreffende Wort mit einer roten Wellenlinie markiert. Wird der Cursor nun in diesem Wort platziert und das Kontextmenu aufgerufen, so werden Korrekturvorschläge angezeigt. Sollte das Wort zwar korrekt geschrieben, jedoch nicht im Wörterbuch eingetragen sein (dies ist z.B. bei Bezeichnungen und Namen häufig der Fall), so kann das Wort entweder im persönlichen (nur für den betr. User) oder im globalen (für alle User) Wörterbuch gespeichert werden.

Kennungen

Kennungen dienen in Winoffice Prime der Klassifizierung von Datensätzen. Kennungen können neben den pro Objekt vorhandenen Ordnungskriterien auch zur freien Strukturierung verwendet und mittels Schnellzugriff als Filterkriterium in den jeweiligen Ansichten eingesetzt werden.

Mit Klick auf eines der beiden verfügbaren Ordnersymbole kann entweder eine globale (Globale Kennungen können von allen Benutzern verwendet werden und werden in den Stammdaten verwaltet) oder eine persönliche Kennung (Persönliche Kennungen können nur von jenem Mitarbeiter verwendet werden, welcher diese in seinen Kennungen verwaltet) zugewiesen werden.

Bitte beachten Sie

Globale und persönliche Kennungen müssen typisiert sein, damit sie mit Hilfe der dafür vorgesehenen Buttons in der hier beschriebenen Containerseite eingefügt werden können. Zur Typisierung von Kennungen s. auch Kennung.

Weitere Relationen

Im Register Weitere Relationen können, in Ergänzung zum Register Klassifizierung, Relationen zu weiteren Datensätzen eingetragen werden. Die Details dieser so verbundenen Objekte können durch einfachen Klick auf den jeweiligen Link (unterstrichenen Eintrag) in der Spalte Verknüpft mit geöffnet werden.

Aktivitäten

Im Register Aktivitäten werden die für die Aufgabe vorhandenen Relationen zu Terminen, Emails, Notizen, Anrufen und weiteren Aufgaben aufgelistet. Werden mit Hilfe der Symbolleiste neue Objekte der Gruppe Aktivitäten erstellt, so erhalten diese eine Relation zu der Aufgabe und werden nach dem Speichern ebenfalls in der Liste angezeigt.