Aktualisiert am 19. November 2021

Artikel

Artikel bilden mit ihren umfangreichen Eigenschaften und Beziehungen die Grundlage für alle warenbezogenen Prozessen eines Winoffice Prime Portals.

Bitte beachten Sie

Nutzen Sie auf keinen Fall einen "alten", nicht mehr benötigten, Artikel als Grundlage für einen neuen Artikel. Jedes Objekt im Portal hat Relationen. Das Überschreiben eines bestehenden Artikels mit den Daten eines neuen Artikels würde die bereits vorhandenen Relationen an ein "neues" Objekt binden, welches eigentlich noch gar keine Relationen haben dürfte. Des Weiteren können die Inhalte von verbundenen Objekten sowie die Grundlagen von Statistikdaten durch das Überschreiben verfälscht werden. Nicht mehr benötigte Artikel sollten daher weder überschrieben noch gelöscht, sondern inaktiv gesetzt werden.

Angezeigte Werte in Klammern Geklammerte Zahlen (z.B. "(2)") oder ein Stern ("*") neben der Registerbezeichnung eines Containers zeigen an, wie viele Einträge im jeweiligen Register existieren oder ob ein Texteintrag in einem Bemerkungsregister besteht.

Die Symbolleiste

Die Symbolleiste in Artikeln enthält verschiedene Schaltflächen für den schnellen Zugriff auf häufig genutzte Aktionen sowie ein Drop-Down Aktionen Menu, welches alle im jeweiligen Kontext ausführbaren Aktionen zur Auswahl stellt.

	Mit Klick auf Speichern und schliessen wird der Artikel gespeichert und das aktive Fenster geschlossen. Die Funktion ist nur ausführbar, wenn alle Mussfelder einen Wert enthalten.
	Speichern und neu speichert den aktuell geöffneten Artikel, schliesst das aktive Fenster, legt einen neuen Artikeldatensatz an und öffnet diesen zur Bearbeitung. Die Funktion ist nur ausführbar, wenn alle Mussfelder einen Wert enthalten.
	Speichert den Artikel. Das aktive Fenster bleibt für die weitere Bearbeitung geöffnet. Die Funktion ist nur ausführbar, wenn alle Mussfelder einen Wert enthalten.
	Öffnet die Disposition des Artikels.
	Fügt dem Artikel einen Dateianhang hinzu. Nach Ausführen der Aktion wird ein Dialog angezeigt, mit Hilfe dessen die anzufügende Datei aus der verfügbaren Verzeichnisstruktur des PCs oder eines verbundenen Netzwerklaufwerkes ausgewählt werden kann.
	Fügt dem Artikel einen Dokumentverweis hinzu. Nach Ausführen der Aktion wird ein Dialog angezeigt, mit Hilfe dessen das Dokument ausgewählt werden kann. Ein Dokumentverweis zeigt stets auf ein Dokument in der Winoffice Prime Dokumentablage, ist selbst aber keine Datei. Dadurch können Dokumenteinträge im Dokumenteregister von Objekten erstellt werden, ohne dafür Kopien der betreffenden Dokumente erstellen zu müssen. Wird das Dokument, auf welches der Verweis zeigt, bearbeitet, so steht die aktuellste Version des Dokuments automatisch über alle Verweise im Zugriff. Nach Ausführen der Aktion wird in einem separaten Fenster eine Winoffice Prime Ansicht geöffnet, welche die Auswahl des Dokuments ermöglicht, auf welches der Verweis zeigen soll. Diese Aktion ist nur dann aktiv, wenn das Modul Document Management lizenziert und der Benutzer berechtigt ist, mit diesem Modul zu arbeiten.
	Startet den Scanvorgang eines Dokuments und fügt das gescannte Dokument dem Artikel als Dateianhang an. Für das Scannen wird das in der Benutzeradministration eingerichtete Gerät verwendet. Diese Aktion ist nur dann aktiv, wenn das Modul Document Management lizenziert und der Benutzer berechtigt ist, mit diesem Modul zu arbeiten.
	Öffnet das Fenster des Übersetzungsassistenten. Dieser dient dazu, die Bezeichnung sowie die Artikelbeschreibung für Verkaufs- und Einkaufsdokumente in allen benötigten Sprachen zu verwalten. Die in Verkaufs- und Einkaufsformularen verwendete Sprache wird ausschliesslich aus den Details zur Korrespondenzsprache der jeweiligen Dokumentadresse ermittelt. Dies unabhängig davon, ob für die betreffende Sprache auch eine übersetzte Bezeichnung/Beschreibung vorhanden ist und unabhängig von der Sprache, in welcher der Benutzer das System nutzt. In Winoffice Prime Eingabemasken wird die Beschreibung und Bezeichnung stets in jener Sprache angezeigt und bearbeitet, in welcher der aktive Benutzer die Software nutzt (Jene Sprache, welche der Benutzer für sich in den Benutzereinstellungen eingerichtet hat). Ein Beispiel soll die Verwendung beschreibender Texte verdeutlichen: Benutzer Alfred nutzt Winoffice Prime in Deutscher Sprache Benutzer Bob nutzt Winoffice Prime in Englischer Sprache Dem Kunden Haustechnik AG ist im Register Klassifizierung der Adressdetails die Korrespondenzsprache Französisch zugewiesen. Es wird der Artikel Synology Disk Station mit einer existierenden Übersetzung in Deutsch und Englisch verwendet (s. nebenstehende Abbildung) Werden die Artikeldetails von Alfred geöffnet und bearbeitet, so werden ihm die Deutsche Bezeichnung und Beschreibung in den dafür vorgesehenen Feldern angezeigt. Für Bob sind in den gleichen Feldern die Texte in Englisch sichtbar. Beide Benutzer bearbeiten die Texte in ihrer jeweiligen Sprache und speichern diese in den dafür vorgesehenen, sprachabhängigen Feldern des Übersetzungsassistenten. Wenn nun Alfred oder Bob der Haustechnik AG ein Angebot für die Synology Disk Station stellen, so werden sie feststellen, dass die Felder Bezeichnung und Beschreibung der Artikelposition im Angebot leer bleiben. Der Grund dafür ist, dass für die Korrespondenzsprache Französisch des Kunden noch keine Übersetzung dieser Feldinhalte existiert.

Details

Allgemein

Im Register Allgemein werden die generellen Informationen zum Artikel verwaltet. Die Artikelnummer kann frei vergeben werden und muss definiert sein, bevor ein Artikel zum ersten Mal gespeichert werden kann. Die Artikelnummer kann bei Bedarf nachträglich geändert werden.

Beim Erfassen eines neuen Artikels ist die Checkbox Aktiv automatisch aktiviert. Wird der Artikel nicht mehr benötigt, so kann er durch Entfernen des Hakens deaktiviert werden. Inaktive Artikel werden in der Ansicht Artikel & Leistungen in hellgrauer Schrift dargestellt. In Auswahllisten werden inaktive Artikel nicht zur Auswahl gestellt.

Die Bezeichnung ist ein Pflichtfeld in welcher die Artikelbezeichung eingetragen wird. Diese Information wird für die Kurzbeschreibung des Artikels in Listen sowie in Verkaufs- und Einkaufsdokumentpositionen verwendet.

Die Haupt- und Artikelgruppe dienen der Klassierung des Artikels. Die hier zur Auswahl stehenden Klassierungen können in den Stammdaten verwaltet werden. Die Hauptgruppe selbst kann nicht aktiv ausgewählt werden, sondern sie wird durch die Wahl der Artikelgruppe bestimmt.

Aus dem Combobox Feld Einheit kann die für den Artikel passende Lager- und Verkaufseinheit ausgewählt werden. Die zur Auswahl stehenden Einheiten werden in den Stammdaten verwaltet.

Bitte beachten Sie

Die Einheit eines Artikels kann nach dem erstmaligen Speichern nicht mehr geändert werden.

Im grossen Textfeld rechts neben den bereits beschriebenen Feldern kann die Artikelbeschreibung verwaltet werden. Der Text kann mit Hilfe des integrierten Editors gestaltet werden. Dazu sind verschiedene Formatierungen verfügbar, welche über das Kontextmenu (Rechtsklick) zugänglich sind.

Der Editor verfügt über eine integrierte Rechtschreibprüfung. Die Standardsprache des dafür verwendeten Wörterbuches kann in den Benutzereinstellungen bestimmt werden. Falls diese Einstellung für eine bestimmte Beschreibung übersteuert werden soll, so kann der Text dieser Beschreibung markiert und mit Hilfe des Kontextmenus (Rechtsklick) eine andere Sprache ausgewählt werden.

Die Rechtschreibprüfung ist stets aktiv und prüft den Text bei der Eingabe. Sobald die Prüfung einen Rechtschreibfehler vermutet, wird das betreffende Wort mit einer roten Wellenlinie markiert. Wird der Cursor nun in diesem Wort platziert und das Kontextmenu aufgerufen, so werden Korrekturvorschläge angezeigt. Sollte das Wort zwar korrekt geschrieben, jedoch nicht im Wörterbuch eingetragen sein (dies ist z.B. bei Bezeichnungen und Namen häufig der Fall), so kann das Wort entweder im persönlichen (nur für den betr. User) oder im globalen (für alle User) Wörterbuch gespeichert werden.

Bitte beachten Sie

Bestimmte Textformatierungen müssen in den Formularvorlagen erst aktiviert/angepasst werden, bevor Sie auch auf gedruckten Belegen (zum Beispiel in Verkaufsdokumenten) ausgegeben werden können.

Die drei Checkboxes Verkauf, Einkauf und Lager dienen der Verwendungsbestimmung des Artikels.

Verkauf: Bestimmt, ob ein Artikel in Artikelzeilen von Verkaufsdokumenten verwendet werden kann. Durch Aktivieren/Deaktivieren der Checkbox wird auch das Register Verkaufskonditionen ein- oder ausgeblendet und der Artikel so für die Verwaltung der verkaufsrelevanten Eigenschaften aktiviert/deaktiviert.

Einkauf: Bestimmt, ob ein Artikel in Artikelzeilen von Einkaufsdokumenten (zum Beispiel in Bestellungen) verwendet werden kann. Durch Aktivieren/Deaktivieren der Checkbox wird auch das Register Einkaufskonditionen ein- oder ausgeblendet und der Artikel so für die Verwaltung der einkaufsrelevanten Eigenschaften aktiviert/deaktiviert.

Lager: Bestimmt, ob für den Artikel die Lagerbestandesverwaltung aktiv oder inaktiv sein soll. Artikel mit deaktivierter Lager Checkbox werden in Winoffice Prime als sogenannte Transitartikel geführt. Durch Aktivieren/Deaktivieren der Checkbox wird auch das Register Lager ein- oder ausgeblendet.

Bitte beachten Sie

Änderungen dieser Checkboxes werden sofort nach dem Speichern des Artikels aktiv. Verkaufs- oder Einkaufsdokumente, welche mit den zuvor geltenden Einstellungen erstellt wurden, sind davon jedoch nicht betroffen. Dies auch dann, wenn diese Dokumente aus einem anderen Dokument überführt oder kopiert werden.

Klassifizierung

Als Synonym kann ein Begriff verwaltet werden, unter welchem der Artikel ebenfalls bekannt und in Listen gesucht werden soll. Das Gewicht dient zur Kalkulation des Gesamtgewichtes aller Artikelpositionen in Verkaufs- und Einkaufsdokumenten. Es bezieht sich vor diesem Hintergrund auf das Brutto- oder Gesamtgewicht des Artikels.

Die Angaben in den Feldern EAN Code, Zeichnungs Nr. und Alte Artikel Nr. dienen der Kennzeichnung des Artikels. Die Artikelklasse und Artikelkategorie können neben der Artikelgruppe und Hauptgruppe als zusätzliche Klassierungskriterien genutzt werden. Die hierfür zur Verfügung stehende Auswahl wird in den Stammdaten verwaltet.

Das Ursprungsland dient der Verwaltung der Herkunft bei Artikeln, für welche ein Ursprungsnachweis benötigt wird.

Kundendienst Setup

Das Subregister Kundendienst Setup dient dazu, den Artikel für die Verwendung in Änderungen, Serviceaufträgen und Wissenseinträgen mit Hilfe der dafür vorgesehenen Checkbox Kundendienst aktiv zu aktivieren.

Hinweis Kann zum Beispiel bei der Erfassung eines neuen Serviceauftrages ein Artikel nicht zugewiesen werden (er wird in der Auswahl der zuweisbaren Artikel nicht gefunden), so liegt dies daran, dass der Kundendienstsetup für den betreffenden Artikel nicht aktiv ist.

In der darunter liegenden Tabelle können Artikelversionen verwaltet werden, welche bei der Erfassung von Kundendienstobjekten als zusätzliches Artikelattribut verwendet werden können. Das Zuweisen von Versionsnummern kann zum Beispiel für zusätzliche Aussagekraft bei der Auswertung von Fehlerhäufigkeiten sorgen.

Im Subregister Meldungen können Hinweise eingetragen werden, welche analog zu den Meldungen für Adressen im gewünschten Zusammenhang angezeigt werden können. Die Meldungen selbst werden bei Eintreten der hinterlegten Regel in Form eines gelben Balkens am oberen Rand des jeweiligen Fensters eingeblendet.

Kennungen

Kennungen dienen in Winoffice Prime der Klassifizierung von Datensätzen. Kennungen können neben den pro Objekt vorhandenen Ordnungskriterien auch zur freien Strukturierung verwendet und mittels Schnellzugriff als Filterkriterium in den jeweiligen Ansichten eingesetzt werden.

Mit Klick auf eines der beiden verfügbaren Ordnersymbole kann entweder eine globale (Globale Kennungen können von allen Benutzern verwendet werden und werden in den Stammdaten verwaltet) oder eine persönliche Kennung (Persönliche Kennungen können nur von jenem Mitarbeiter verwendet werden, welcher diese in seinen Kennungen verwaltet) zugewiesen werden.

Bitte beachten Sie

Globale und persönliche Kennungen müssen typisiert sein, damit sie mit Hilfe der dafür vorgesehenen Buttons in der hier beschriebenen Containerseite eingefügt werden können. Zur Typisierung von Kennungen s. auch Kennung.

Weitere Relationen

Im Register Weitere Relationen können, in Ergänzung zu den Registern Allgemein und Klassifizierung, Relationen zu weiteren Datensätzen eingetragen werden. Die Details dieser so verbundenen Objekte können durch einfachen Klick auf den jeweiligen Link (unterstrichenen Eintrag) in der Spalte Verknüpft mit geöffnet werden.

Bemerkungen

Das Textfeld im Register Bemerkungen dient dem Verfassen eines freien Bemerkungstextes für den Artikel. Der Text kann mit Hilfe des integrierten Editors gestaltet werden. Dazu sind verschiedene Formatierungen verfügbar, welche über das Kontextmenu (Rechtsklick) zugänglich sind.

Der Editor verfügt über eine integrierte Rechtschreibprüfung. Die Standardsprache des dafür verwendeten Wörterbuches kann in den Benutzereinstellungen bestimmt werden. Falls diese Einstellung für eine bestimmte Bemerkung übersteuert werden soll, so kann der Text der Bemerkung markiert und mit Hilfe des Kontextmenus (Rechtsklick) eine andere Sprache ausgewählt werden.

Sicherheit

Im Register Sicherheit kann der Zugriff auf einen Artikel für bestimmte Benutzer, Teams oder Firmen eingeschränkt werden.

Mit Aktivieren der Checkbox Sicherheitszuordnung werden alle in der Tabelle eingetragenen Einstellungen aktiv. Die Checkbox kann nur aktiviert werden, wenn mindestens ein Eintrag in der Tabelle der Zuordnungen enthalten ist. Wird die Checkbox deaktiviert, bleiben die in der Tabelle eingetragenen Zuordnungen zwar vorhanden, sie sind jedoch unwirksam und der Artikel kann von allen Benutzern des Portals uneingeschränkt genutzt verwendet.

Neue Sicherheitszuordnungen können über die Symbolleiste der Tabelle erstellt und gelöscht werden:

Bei Auswahl von Sicherheitseintrag [Firma] kann der Zugriff auf einen Artikel auf die Mitarbeiter einer bestimmten Firma beschränkt werden.

Bei Auswahl von Sicherheitseintrag [Team] kann der Zugriff auf einen Artikel auf die Mitglieder eines bestimmten Teams beschränkt werden.

Bei Auswahl von Sicherheitseintrag [Mitarbeiter] kann der Zugriff auf einen Artikel auf bestimmte Mitarbeiter beschränkt werden.

Sind gleichzeitig mehrere Sicherheitseinträge vorhanden, so wirken diese kumulativ. Das heisst, dass im nebenstehenden Beispiel Hans Muster und das Team Geschäftsleitung auch dann eine Zugriffsberechtigung für den bearbeiteten Artikel erhalten, wenn sie nicht als Mitarbeiter der Firma BWB geführt werden.

Sind die Checkboxes Schreibzugriff oder Darf Löschen aktiviert, so besitzen die Mitglieder des jeweiligen Sicherheitseintrages auch die Berechtigung zum Löschen und/oder Bearbeiten des bearbeiteten Artikels.

Bitte beachten Sie

Die Aktivierung von Sicherheitseinträgen in Artikeln hat weiter reichende Konsequenzen auf die mit Artikeln verbundenen Kontierungen und Steuercodes. Diese Objekte können ebenfalls mit aktiven Sicherheitseinstellungen verwaltet werden. Damit sich die Sicherheitseintstellungen in verschiedenen Objekten nicht gegenseitig ausschliessen, müssen neue Artikel mit aktiven Sicherheitseinstellungen in einer bestimmten Abfolge erfasst werden:

Neuen Artikel anlegen und die gewünschten Werte in den Feldern im Register Allgemein erfassen
In das Register Finanzen des Containers Verkaufskonditionen wechseln und dort Werte ohne aktive Sicherheitseinstellungen in die Pflichtfelder eintragen.
Den neuen Artikel speichern, schliessen und erneut öffnen
Im Register Sicherheit des Artikels die gewünschten Sicherheitseinstellungen vornehmen und die Checkbox Sicherheitszuordnung aktiv aktivieren
In das Register Finanzen zurück wechseln und dort Steuercodes sowie Kontierungen mit aktiver Sicherheit eintragen
Den Artikel speichern und schliessen.

Hinweis Weitere Informationen zum Konzept der Sicherheitseinstellungen finden sich im Kapitel Firmensicherheit.

Verkaufskonditionen

In den Verkaufskonditionen kann festgelegt werden, zu welchen Bedingungen ein Artikel verkauft werden soll. Das Register ist nur dann sichtbar, wenn im Register Allgemein die Checkbox Verkauf aktiviert ist.

Im Feld Preis per kann vor dem erstmaligen Speichern des Artikels die Preiseinheit eingetragen werden, für welche der Verkaufspreis gilt. Die Einheit selbst wird im Container Allgemein verwaltet.

Die Checkbox Synchron bestimmt, ob alle fünf Verkaufspreise stets den gleichen Wert aufweisen sollen oder nicht. Wird die Checkbox deaktiviert, können bis zu fünf verschiedene Verkaufspreise in die Felder Verkaufspreis 1 bis Verkaufspreis 5 eingetragen werden. Diese Verkaufspreise gelten in der im Feld Währung eingetragenen Valuta.

Bitte beachten Sie

Die Verkaufspreise 1 bis 5 dürfen nur dann verwendet werden, wenn der Preis in lediglich einer Währung verwaltet werden soll. Wird ein Artikel in mehreren Währungen (zum Beispiel sowohl in CHF, als auch in EUR oder USD) verkauft, so müssen die Verkaufspreise 1 bis 5 hier leer belassen und sämtliche Preise im Register Rabatte und Spezialpreise (s. unten) mit Hilfe des Objektes Artikelpreis verwaltet werden.

Die Mindestmenge bezeichnet den tiefst möglichen Wert für die in einer Verkaufsdokumentposition verwendete Menge. Die Losgrösse bezeichnet die Anzahl der Einzelstücke, welche zu einer Menge von 1 der gewählten Einheit zusammengefasst werden. Der Verkaufsverantwortliche ist ein Mitarbeiter, welcher als "Product Manager" für den Artikel zuständig ist

Rabatte und Spezialpreise - Verkauf

Das Subregister Rabatte und Spezialpreise dient der Verwaltung von Rabatten und Preisen, welche für bestimmte Kunden, Kundengruppen oder Währungen gelten sollen. Die Tabelle enthält Einträge aller Rabatte und Spezialpreise, welche für den jeweiligen Artikel gelten. Es sind dies:

Artikel-/Kundengruppen Rabatt

Dies ist ein Rabatt, welcher für die Kombination aus einer bestimmten Artikelgruppe und einer bestimmten Kundengruppe gelten soll. Neben der Auswahl der Artikel- und Kundengruppe kann in dieser Rabattdefinition auch die Menge bestimmt werden, ab welcher der Rabatt gelten soll. Werden also mehrere Rabatte dieses Typs mit unterschiedlichen Mengen erfasst, so werden diese von Winoffice Prime als Rabattstaffel verarbeitet. Die Felder Rabatt 1 bis Rabatt 5 dienen der Bestimmung des Geltungsbereichs von Rabatten bezüglich der Preisgruppen 1 bis 5, von denen eine in jeder Kundenadresse zugewiesen werden kann. Die Werte in den Rabattfeldern verstehen sich als absolute Prozentwerte (20% soll also als 20 und nicht als 0.20 eingetragen werden). Wie für die Verkaufspreise können auch die Rabatte in diesen Feldern synchron gehalten werden. Schliesslich kann auch die Gültigkeitsdauer eines Rabattes mit Hilfe der zwei Felder Gültig von und Gültig bis bestimmt werden. Wird kein Datum eingetragen, so gilt der Rabatt ab seiner Erfassung bis auf Widerruf.

Artikelgruppen Rabatt

Dies ist ein Rabatt, welcher für alle Artikel einer bestimmten Artikelgruppe und für alle Kunden gelten soll. Die Details dieses Rabatt Typs unterscheiden sich vom Artikel-/Kundengruppen Rabatt nur dadurch, dass hier keine Kundengruppe bestimmt werden muss. Alle übrigen Erklärungen für den Artikel-/Kundengruppen Rabatt gelten sodann auch für den Artikelgruppen Rabatt.

Bitte beachten Sie

Wird einer dieser beiden Rabatte bestimmt, ohne dass der geöffnete Artikel der ausgewählten Artikelgruppe angehört, so wird der Rabatt nach dem Speichern und Schliessen nicht in der nebenstehend dargestellten Tabelle angezeigt. Der Grund dafür ist, dass die Artikelgruppenzuweisung des Artikels dann nicht mit der Artikelgruppe des Rabattes übereinstimmt und der Rabatt somit für den geöffneten Artikel auch nicht zur Anwendung kommen kann.

Artikelpreis

Dies ist ein fixer Preis, welcher für den bearbeiteten Artikel und für alle Kunden gelten soll. Wird ein Artikel in mehreren Währungen verkauft, so müssen alle Verkaufspreise als Artikelpreise verwaltet werden. Die Verkaufspreise 1 bis 5 dürfen in diesem Fall nicht verwendet werden. Wird dieser Preis aus einem Artikeldetail erfasst, so ist der Artikel im Preisdetail bereits eingetragen. Die Preisdefinition enthält auch ein Feld Menge, mit welchem bestimmt werden kann, ab welcher Verkaufsmenge der Preis gelten soll. Werden also mehrere Preise dieses Typs mit unterschiedlichen Mengen erfasst, so werden diese von Winoffice Prime als Preisstaffel verarbeitet. Die Felder Preis 1 bis Preis 5 dienen der Bestimmung des Geltungsbereichs der Preise bezüglich der Preisgruppen 1 bis 5, von denen eine jeder Kundenadresse zugewiesen werden kann. Die Werte in den Preisfeldern verstehen sich als Beträge in jener Währung, welche im Artikelpreis bestimmt ist. Wie die Verkaufspreise können auch die Artikelpreise über alle fünf Preisfelder synchron gehalten werden. Schliesslich kann die Gültigkeitsdauer eines Artikelpreises mit Hilfe der zwei Felder Gültig von und Gültig bis bestimmt werden. Wird kein Datum eingetragen, so gilt der Preis ab seiner Erfassung bis auf Widerruf.

Artikelrabatt

Dies ist ein Rabatt, welcher für den bearbeiteten Artikel und für alle Kunden gelten soll. Wird dieser Rabatt aus einem Artikeldetail erfasst, so ist der Artikel im Rabattdetail bereits eingetragen. Alle übrigen Erklärungen für den Artikel-/Kundengruppen Rabatt gelten sodann auch für den Artikelrabatt.

Kundengruppen Rabatt

Dies ist ein Rabatt, welcher für eine bestimmte Kundengruppe und über alle Artikel gelten soll. Die Details dieses Rabatt Typs unterscheiden sich vom Artikel-/Kundengruppen Rabatt nur dadurch, dass hier keine Artikelgruppe bestimmt werden muss. Alle übrigen Erklärungen für den Artikel-/Kundengruppen Rabatt gelten sodann auch für den Kundengruppen Rabatt.

Kundenpreis

Dies ist ein fixer Spezialpreis, welcher ausschliesslich für den bearbeiteten Artikel und einen bestimmten Kunden gelten soll. Im Unterschied zum Artikelpreis muss hier auch eine Kundenadresse bestimmt werden, für welche der Preis gelten soll. Zudem gibt es in dieser Preisdefinition logischerweise keine Preisfelder für die Preisgruppen 1 bis 5. Alle übrigen Erklärungen für den Artikelpreis gelten sodann auch für den Kundenpreis.

Hinweis In Verkaufsdokumentpositionen werden die Preise (im Feld Preis per) und Rabatte (im Feld Rabatt %) nach folgender Logik ermittelt: Preisfindung Ein manuell eingetragener Preis übersteuert alle durch das System ermittelten Preise. Bei manuell eingetragenem Preis und erneuter Preisermittlung durch das System (z.B. bei Änderung des Wertes im Feld Anzahl oder in den Feldern Artikel bzw. Variante einer Artikelzeile) wird eine Meldung angezeigt, dass der berechnete Preis nicht dem in der Position eingetragenen Preis entspricht. Der Benutzer hat in diesem Fall die Wahl, entweder den manuellen Preis oder den vom System ermittelten Preis zu verwenden. Ein definierter Kundenpreis besitzt die nächst höhere Priorität. Die Kundenpreisdefinition (bzw. eine für einen einzelnen Kunden festgelegte Preisstaffel) übersteuert einen allfällig ebenfalls zutreffenden Artikelpreis. Ein festgelegter Artikelpreis folgt dem Kundenpreis im Rang. Die Artikelpreisdefinition (resp eine allgemeine, für alle Kunden geltende Preisstaffel) übersteuert den im Artikel hinterlegten Verkaufspreis. Trifft keine der vorgängigen Preisdefinitionen 1. bis 3. zu, so wird der in den Verkaufskonditionen des Artikels festgelegte Verkaufspreis 1 - 5 verwendet. Rabattfindung Ein manuell eingetragener Rabatt übersteuert alle durch das System ermittelten Rabatte. Bei manuell eingetragenem Rabatt und erneuter Rabattermittlung durch das System (z.B. bei Änderung des Wertes im Feld Anzahl oder in den Feldern Artikel bzw. Variante einer Artikelzeile) wird eine Meldung angezeigt, dass der berechnete Rabatt nicht dem in der Position eingetragenen Rabatt entspricht. Der Benutzer hat in diesem Fall die Wahl, entweder den manuellen Rabatt oder den vom System ermittelten Rabatt zu verwenden. Ein definierter Kunden-/Artikelgruppen Rabatt besitzt die nächst höhere Priorität. Dieser Rabatt übersteuert alle übrigen Rabatte, welche ggf. ebenfalls zutreffen würden. Weitere Bedingung für die Ermittlung dieses Rabattes ist, dass entweder 1. oder 3. oder 4. der Preisfindung zutrifft. Ein festgelegter Kundengruppen Rabatt folgt dem Kudnen-/Artikelgruppen Rabatt im Rang. Dieser Rabatt übersteuert Artikelgruppen- oder Artikelrabatte, welche ggf. ebenfalls zutreffen würden. Weitere Bedingung für die Ermittlung dieses Rabattes ist, dass entweder 1. oder 3. oder 4. der Preisfindung zutrifft. Ein Artikelrabatt übersteuert Artikelgruppen Rabatte, welche ggf. ebenfalls zutreffen würden. Bedingung für die Ermittlung dieses Rabattes ist, dass entweder 1. oder 4. der Preisfindung zutrifft. Schliesslich kommt ein allfällig festgelegter Artikelgruppen Rabatt zur Anwendung. Dies vorausgesetzt, dass entweder 1. oder 4. der Preisfindung zutrifft.

Kundenrelationen

Das zweite Register des Subcontainers enthält sogenannte Artikel-Kundenrelationen. Diese Relation dient der kundenspezifischen Auszeichnung eines Artikels. Beispielsweise kann so für jeden Artikel resp. für jede Variante eine kundenspezifische Artikel- und Variantennummer oder eine bestimmte, vom Kunden gewünschte, Bezeichnungen und Artikelbeschreibungen hinterlegt werden.

Ist für einen Artikel eine Kundenrelation erfasst und wird der betreffende Artikel in einer Verkaufsdokumentposition für den eingetragenen Kunden verwendet, so werden die in der Kundenrelation hinterlegten Werte angewendet.

Einkaufskonditionen

In den Einkaufskonditionen kann festgelegt werden, zu welchen Bedingungen ein Artikel beschafft wird. Das Register ist nur dann sichtbar, wenn im Register Allgemein die Checkbox Einkauf aktiviert ist.

Im Feld Preis per kann vor dem erstmaligen Speichern des Artikels die Preiseinheit eingetragen werden, für welche der Einkaufspreis gilt. Die Einheit selbst wird im Register Allgemein des Artikels verwaltet.

Der Einkaufspreis 1 gilt in der im Feld Währung eingetragenen Valuta.

Bitte beachten Sie

Die Einkaufspreis 1 darf nur dann verwendet werden, wenn der Preis in lediglich einer Währung verwaltet werden soll. Wird ein Artikel in mehreren Währungen (zum Beispiel sowohl in CHF, als auch in EUR oder USD) eingekauft, so muss der Einkaufspreis 1 hier leer belassen und sämtliche Einstandspreise im Register Rabatte und Spezialpreise (s. unten) mit Hilfe des Objektes Lieferantenpreis verwaltet werden. Dies gilt auch dann, wenn der Artikel zwar immer nur in einer Währung aber von mehreren Lieferanten zu unterschiedlichen Preisen beschafft wird.

Die Werte in den Feldern Standardpreis und Durchschnittspreis dienen der Anzeige importierter Daten eines Drittsystems.

Wird für einen Artikel eine generelle Mindestmenge gefordert, so kann diese im gleichnamigen Feld eingetragen werden. Wird der Artikel von verschiedenen Lieferanten bezogen, so kann die Mindestmenge pro Lieferant im Objekt Lieferantenrelation (s. unten) verwaltet werden.

Die Losgrösse bezeichnet die Menge eines Artikels, die sich in einer Liefereinheit befindet. Im Feld Verantwortlicher Einkauf kann jener Mitarbeiter eingetragen werden, welcher für die Beschaffung des Artikels zuständig ist. Die Beschaffungszeit bezeichnet den Zeitraum in Tagen, welcher zwischen Bestellung und Wareneingang der Ware veranschlagt werden muss.

Wird die Checkbox Bedarfsberechnung aktiviert, so wird von Winoffice Prime automatisch ein Bedarf erstellt, wenn der in der Bedarfsberechnung im Subregister Bedarfsberechnung (s. unten) eingetragene Bestellpunkt resp. die an Lager zu haltende Mindestmenge erreicht ist.

Bitte beachten Sie

Aus Verkaufsdokumenten kann ein Bedarf für einen bestimmten Artikel nur dann erstellt werden, wenn für diesen keine automatische Bedarfsberechnung definiert ist. Für weitere Informationen zu den verschiedenen in Winoffice Prime unterstützten Beschaffungsabläufen sei auf die dafür vorhandene Übersicht verwiesen.

Rabatte und Spezialpreise - Einkauf

Das Subregister Rabatte und Spezialpreise dient der Verwaltung von Rabatten und Preisen, welche für bestimmte Lieferanten, Währungen oder Artikelgruppen gelten sollen. Die Tabelle enthält Einträge aller Rabatte und Spezialpreise, welche für den jeweiligen Artikel gelten. Es sind dies:

Artikelgruppen-Rabatt

Dies ist ein Rabatt, welcher für alle Artikel einer bestimmten Artikelgruppe und für alle Lieferanten gelten soll. Neben der Auswahl der Artikelgruppe kann in dieser Rabattdefinition auch die Menge bestimmt werden, ab welcher der Rabatt gelten soll. Werden also mehrere Rabatte dieses Typs mit unterschiedlichen Mengen erfasst, so werden diese von Winoffice Prime als Rabattstaffel verarbeitet. Der Wert im Rabattfeld versteht sich als absoluter Prozentwert (20% soll also als 20 und nicht als 0.20 eingetragen werden). Schliesslich kann auch die Gültigkeitsdauer eines Rabattes mit Hilfe der zwei Felder Gültig von und Gültig bis bestimmt werden. Wird kein Datum eingetragen, so gilt der Rabatt ab seiner Erfassung bis auf Widerruf.

Bitte beachten Sie

Wird dieser Rabatt bestimmt, ohne dass der geöffnete Artikel der ausgewählten Artikelgruppe angehört, so wird der Rabatt nach dem Speichern und Schliessen nicht in der nebenstehend dargestellten Tabelle angezeigt. Der Grund dafür ist, dass die Artikelgruppenzuweisung des Artikels dann nicht mit der Artikelgruppe des Rabattes übereinstimmt und der Rabatt somit für den geöffneten Artikel auch nicht zur Anwendung kommen kann.

Artikelrabatt

Dies ist ein Rabatt, welcher für den bearbeiteten Artikel und für alle Lieferanten gelten soll. Wird dieser Rabatt aus einem Artikeldetail erfasst, so ist der Artikel im Rabattdetail bereits eingetragen. Alle übrigen Erklärungen für den Artikel-/Kundengruppen Rabatt gelten sodann auch für den Artikelrabatt.

Artikelpreis

Dies ist ein fixer Preis, welcher für den bearbeiteten Artikel und alle Lieferanten gelten soll. Wird ein Artikel generell in mehreren Währungen aber bei allen Lieferanten zum gleichen Preis beschafft, so müssen alle Einkaufspreise als Artikelpreise verwaltet werden

Hinweis Je nach Situation kann es vorteilhafter sein, Lieferantenpreise (s. unten) zu verwalten. Die Beurteilung über die optimale Verwendung der Preistypen muss von Fall zu Fall erfolgen und sollte ggf. auch mit dem Portaladministrator oder dem Winoffice Prime Betreuer abgesprochen werden.

Wird dieser Preis aus einem Artikeldetail erfasst, so ist der Artikel im Preisdetail bereits eingetragen. Die Preisdefinition enthält auch ein Feld Menge, mit welchem bestimmt werden kann, ab welcher Einkaufsmenge der Preis gelten soll. Werden mehrere Preise dieses Typs mit unterschiedlichen Mengen erfasst, so werden diese von Winoffice Prime als Preisstaffel verarbeitet. Der Wert im Preisfeld versteht sich als Betrag in jener Währung, welche im Artikelpreis bestimmt ist. Schliesslich kann die Gültigkeitsdauer eines Artikelpreises mit Hilfe der zwei Felder Gültig von und Gültig bis bestimmt werden. Wird kein Datum eingetragen, so gilt der Preis ab seiner Erfassung bis auf Widerruf.

Lieferantenpreis

Dies ist ein fixer Spezialpreis, welcher für den bearbeiteten Artikel bei einem bestimmten Lieferanten gelten soll. Dieser Preistyp eignet sich insbesondere für Situationen, in welchen der Artikel bei verschiedenen Lieferanten zu unterschiedlichen Einstandspreisen oder in unterschiedlichen Währungen bezogen wird. Wird der Preis aus einem Artikeldetail erfasst, so ist der Artikel im Preisdetail bereits eingetragen und es kann im Feld Adresse der Lieferant bestimmt werden, für welchen der Preis gelten soll. Die übrigen Felder wie die Menge, die Währung, der Preis oder die Gültigkeit können auf gleiche Weise wie im Artikelpreis bearbeitet werden.

Lieferantenrelationen

Das zweite Register des Subcontainers enthält sogenannte Artikel-Lieferantenrelationen.

Die Lieferantenrelation dient der Verwaltung lieferantenspezifischer Artikeldaten. So können für jeden Artikel resp. für jede Variante und jeden Lieferanten Artikel- und Variantennummern, Bezeichnungen und Artikelbeschreibungen hinterlegt werden.

Ist für einen Artikel eine Lieferantenrelation erfasst und wird für den betreffenden Lieferanten ein Bestelldokument bearbeitet, so werden die in der Lieferantenrelation hinterlegten Werte in das Bestelldokument übernommen.

Die Checkbox Favorisierter Lieferant zeichnet eine Standardlieferantenrelation aus. Pro Artikel ist nur eine derartige Lieferantenrelation zulässig. Ist für einen Artikel ein favorisierter Lieferant zugeweisen, so wird dieser beim Erstellen von Bedarfsobjekten (Automatisch oder ab Dokument) in den Bedarf eingetragen.

Im Feld Lager kann festgelegt werden, in welchem Lager die Lieferungen des Lieferanten standardmässig eingehen sollen. Auch dieser Wert wird bei der Erstellung eines Bedarfs und von Bestelldokumenten verwendet.

Bitte beachten Sie

Wird in der Lieferantenrelation ein Lager zugewiesen, so werden Wareneingänge für Lieferungen dieses Lieferanten stets in dieses Lager eingebucht. Dies auch dann, wenn im Register Lager des Artikels (s. unten) für die betreffende Firma ein abweichendes Standardlager geführt wird.

In den Feldern Bestellmenge (Welche Menge des Artikels wird üblicherweise bei diesem Lieferanten bestellt), Mindestmenge (Welche Menge des Artikels gilt bei diesem Lieferanten als Mindestmenge) und Beschaffungszeit können lieferantenspezifische und von den im Artikel hinterlegten Standardwerten abweichende Angaben erfasst und verwaltet werden.

Preisberechnung

Die Artikelpreisberechnung bietet eine Unterstützung für die Verkaufspreisermittlung. Anhand des durchschnittlichen Einstandspreises sowie von Faktoren für Logistik- und Gemeinkosten und Marge kann ein kalkulierter Verkaufspreis ermittelt und auf Wunsch in das Feld Verkaufspreis 1 in der Containerseite Verkaufskonditionen übernommen werden.

Das inaktive Feld Währung wird aus den Firmenstammdaten übernommen und kann nicht angepasst werden.

Der durchschnittlicher Einstandspreis wird durch die Durchschnittspreisberechnung in der Ansicht Inventar aus allen Eingangsbewegungen einer bestimmten Periode ermittelt und auf Wunsch hier eingetragen.

Bitte beachten Sie

Zur Bestimmung des durchschnittlichen Einstandspreises in der Ansicht Inventar wird eine Lizenz für das Modul MIS - Inventar benötigt.

Die Logistikkosten können entweder als fixer Wert der Firmenwährung oder in % des durchschnittlichen Einstandspreises verwaltet werden.

Die Gemeinkosten werden in % des Zwischentotals und die Marge wird in % der Artikelkosten eingetragen.

Mit Klick auf den Button Verkaufspreis 1 ersetzen wird der in diesem Register kalkulierte Bruttopreis in das Feld Verkaufspreis 1 im Register Verkaufskonditionen (s. oben) übertragen.

Finanzen

Das Register Finanzen dient zur Hauptsache der Zuweisung von Ertags- und Aufwandskonten sowie den Steuercodes, welche bei der Verwendung des Artikels in Verkaufs- und Einkaufsdokumenten eingesetzt werden sollen.

Im Feld Steuercode Verkauf wird der Umsatzsteuercode festgelegt, welcher bei Verwendung des Artikels in einer Verkaufsdokumentposition automatisch in diese übernommen wird. Analog dazu dient das Feld Steuercode Einkauf dem Festlegen des Vorsteuercodes. Dieser wird bei Verwendung des Artikels in Einkaufsdokumentpositionen in diese übernommen.

Die Felder Ertrags- bzw. Aufwandskonto dienen dazu, die Kontierung von Verkaufs- und Einkaufsdokumentpositionen zu automatisieren. Die hier eingetragenen Konti werden automatisch in die entsprechenden Dokumentpositionen übernommen, von dort weiter in die Debitoren oder Kreditoren übertragen und schliesslich beim Transferieren ins Hauptbuch für das automatische Generieren der Belege und Buchungen verwendet.

In den Feldern Kostenstelle/Profit Center/Business Unit Verkauf & Einkauf können zusätzliche Auswertungsdimensionen geführt werden. Diese Dimensionen werden, gleich wie die Kontierungen und Steuercodes, bis hin in die Hauptbuchbelege weitergereicht und können dort zum Beispiel dazu dienen, Kostenstellen- oder Profit Center Erfolgsrechnungen zu erstellen.

Lager

Das Register Lager enthält die Einstellungen zur Handhabung des Artikels im Zusammenhang mit dem Handling im Lager. Das Register ist nur dann sichtbar, wenn im Register Allgemein die Checkbox Lager aktiviert ist.

Im oberen Teil des Registers befinden sich vier Checkboxes und ein Eingabefeld. Sollen für einen Artikel Chargen verwaltet werden, so kann die Checkbox Charge Nr. aktiviert werden. Sollen für einen Artikel Seriennummern verwaltet werden, so kann die Checkbox Serie Nr. aktiviert werden.

Ist die Checkbox Lagerplätze oder Charge Nr. oder Serie Nr. aktiv, so muss in der Ansicht Wareneingang die entsprechende Angabe gemacht werden, bevor der Artikel im Lager verfügbar gemacht werden kann.

Ist die Eingangskontrolle aktiviert, so können neue Lagerpositionen des Artikels in jedem Fall erst nach erfolgreicher Prüfung in der Ansicht Wareneingang im Lager verfügbar gemacht werden. Das heisst, dass diese Artikel auch dann nicht automatisch in den Bestand gebucht werden, wenn alle notwendigen Attribute für eine solche Buchung bereits zugewiesen sind.

Das Feld Verfall Karenztage (KT) enthält die Zeit in Tagen, in denen ein verderblicher Artikel ab Lager abverkauft werden darf.

Das Subregister Lagerbestand informiert darüber, welcher Bestand des Artikels aktuell verfügbar ist. Die Tabelle weist alle verfügbaren Lagerpositionen pro Lager (und ggf. auch pro Lagerplatz) sowie pro Firma aus.

Standardlager

Im nächsten Subregister kann pro Firma und pro Standort ein Standardlager bestimmt werden. Das hier eingetragene Lager wird immer dann von Winoffice Prime automatisch vorgeschlagen, wenn eine Lagerzuweisung notwendig (z.B. in Bestellungen, Wareneingängen, Aufträgen und Lieferscheinen) und die Bestimmung des Lagers nicht bereits erfolgt ist.

Bedarfsberechnung

Im Subregister Bedarfsberechnung können Regeln für die automatische Erstellung von Bedarfsmeldungen erfasst werden. Wird der Berechnungseintrag hier im Register erstellt, so ist der Artikel bereits darin eingetragen.

Die Mindestmenge bezeichnet den Bestand, bei dessen Unterschreitung die Meldung zum Bedarf spätestens ausgelöst werden soll.

Die Losgrösse bezeichnet die Anzahl der Einzelstücke, welche zu einer Menge von 1 der Artikeleinheit in der Mindestmenge zusammengefasst werden.

Der Bestellpunkt schliesslich ist jener Bestand, bei dessen Unterschreitung ein Bedarf ausgelöst wird, auch wenn die Mindestmenge noch nicht unterschritten ist. Der Bestellpunkt kommt dann zur Anwendung, wenn es sich beim betreffenden Artikel um eine Ware mit raschem Umschlag und mit langer Beschaffungszeit handelt.

Hinweis Winoffice Prime verfügt über einen Job, welcher in regelmässigen Abständen die Bestände der Artikel und Varianten gegen die darin enthaltenen Bedarfsberechnungen prüft und automatisch Bedarfseinträge in der Ansicht Bedarf erstellt, sobald die dafür geltenden Voraussetzungen erfüllt sind. Dafür muss der Job für die jeweiligen Artikel mit der Checkbox Bedarfsberechung im Register Einkaufskonditionen (s. oben) aktiviert werden.

Bitte beachten Sie

Verknüpfte Artikel

Im Register Verknüpfte Artikel können Referenzen zu anderen Artikeln oder Varianten gepflegt werden. Dies ist zum Beispiel sinnvoll, falls Alternativen, Ersatzartikel oder Optionen für einen bestimmten Artikel im Schnellzugriff angezeigt werden sollen. Auch der Hinweis auf Vorgänger- oder Folgeprodukte ist im Verkauf oder bei Auskünften am Telefon hilfreich.

Wird die Artikelreferenz hier im Register erstellt, so ist der Artikel bereits darin eingetragen.

Das Combobox Feld Typ enthält Referenztypen, welche Auskunft über die Art der Referenz geben. Einige Typen wie Nachfolger, Vorgänger oder Alternative sind bereits hinterlegt.

Hinweis Weitere Typen können bei Bedarf durch den Winoffice Support angelegt werden.

In den Feldern Verkn. Artikel und Verkn. Variante kann jener Artikel bzw. jene Variante hinterlegt werden, welche durch die Referenz verknüpft werden soll.

Aktivitäten

Im Register Aktivitäten werden die für den Artikel vorhandenen Relationen zu Terminen, Emails, Notizen, Anrufen und Aufgaben aufgelistet. Werden mit Hilfe der Symbolleiste neue Objekte der Gruppe Aktivitäten erstellt, so erhalten diese eine Relation zum Artikel und werden nach dem Speichern ebenfalls in der Liste angezeigt.

Die Tabellenspalten und ihre Anordnung können über die Funktionen der Symbol- und Spaltenkopfleiste von jedem Benutzer personalisiert gestaltet werden

Dokumente

Im Register Dokumente werden die für den Artikel vorhandenen Dokumente, Dokumentverweise (Dokumentlinks) und Dateianhänge aufgelistet. Neue Objekte der Gruppe Dokument können mit Hilfe der Symbolleiste erstellt, neue Dateianhänge können mit Drag&Drop in die Tabelle gezogen werden.

Dokumente, Dokumentverweise und gescannte Dokumente stehen nur dann zur Verfügung, wenn das Modul Document Management lizenziert und der Benutzer berechtigt ist, mit Dokumenten zu arbeiten.

Die Tabellenspalten und ihre Anordnung können über die Funktionen der Symbol- und Spaltenkopfleiste von jedem Benutzer personalisiert gestaltet werden.

Verwendung

Neben den bereits beschriebenen Möglichkeiten zum Anfügen verschiedener Dokumenttypen ist es in Artikeln auch möglich, Produktbilder zu hinterlegen. Produktbilder können in Verkaufs- und Einkaufsdokumenten gedruckt werden, sofern die dafür verwendeten Vorlagen über einen entsprechenden Produktbildplatzhalter verfügen.

Bitte beachten Sie

Produktbildplatzhalter können nach den individuellen Vorgaben in gewünschter Grösse und Anordnung in die Vorlagen von Verkaufs- und Einkaufsdokumenten einbezogen werden. Hierfür ist ggf. eine Anpassung der verwendeten Vorlagen notwendig.

Produktbilder müssen mit einem Verwendungsvermerk gekennzeichnet werden. Dieser Vermerk kann in folgenden Schritten gesetzt werden:

Erstellen Sie einen Dateianhang mit Hilfe der Aktion Datei anfügen
Führen Sie einen Rechtsklick auf die angefügte Datei aus und wählen Sie die Option Verwendung
Wählen Sie aus der darauf hin eingeblendeten Liste die Verwendung Produktbild aus und bestätigen Sie die Auswahl mit einem Doppelklick oder mit Klick auf OK.

Kundendienst

Im Register Kundendienst werden die für den Artikel vorhandenen Relationen zu Änderungen, Serviceaufträgen und Wissenseinträgen aufgelistet.

Das Register wird nur angezeigt, wenn das Modul Kundendienst lizenziert und der Benutzer berechtigt ist, mit diesem Modul zu arbeiten. Werden mit Hilfe der Symbolleiste neue Kundendiensteinträge erstellt, so erhalten diese eine Relation zur Bestellung und werden nach dem Speichern ebenfalls in der Liste angezeigt.

Die Tabellenspalten und ihre Anordnung können über die Funktionen der Symbol- und Spaltenkopfleiste von jedem Benutzer personalisiert gestaltet werden.