Aktualisiert am 19. November 2021

Gelegenheit

Die Gelegenheit ist im Gegensatz zur Kampagne das Werkzeug zur Organisation eines gezielten, auf eine bestimmte Adresse ausgerichteten Verkaufsvorganges. Wird eine Gelegenheit erfolgreich abgeschlossen, so kann sie direkt in ein Projekt umwandelt werden.

Angezeigte Werte in Klammern Geklammerte Zahlen (z.B. "(2)") oder ein Stern ("*") neben der Registerbezeichnung eines Containers zeigen an, wie viele Einträge im jeweiligen Register existieren oder ob ein Texteintrag in einem Bemerkungsregister besteht.

Die Symbolleiste

Die Symbolleiste in Gelegenheiten enthält verschiedene Schaltflächen für den schnellen Zugriff auf häufig genutzte Aktionen sowie ein Drop-Down Aktionen Menu, welches alle im jeweiligen Kontext ausführbaren Aktionen zur Auswahl stellt.

	Mit Klick auf Speichern und schliessen wird die Gelegenheit gespeichert und das aktive Fenster geschlossen. Die Funktion ist nur ausführbar, wenn alle Mussfelder einen Wert enthalten.
	Speichert die Gelegenheit. Das aktive Fenster bleibt für die weitere Bearbeitung geöffnet. Die Funktion ist nur ausführbar, wenn alle Mussfelder einen Wert enthalten.
	Fügt der Gelegenheit einen Dateianhang hinzu. Nach Ausführen der Aktion wird ein Dialog angezeigt, mit Hilfe dessen die anzufügende Datei aus der verfügbaren Verzeichnisstruktur des PCs oder eines verbundenen Netzwerklaufwerkes ausgewählt werden kann.
	Fügt der Gelegenheit einen Dokumentverweis hinzu. Nach Ausführen der Aktion wird ein Dialog angezeigt, mit Hilfe dessen das Dokument ausgewählt werden kann. Ein Dokumentverweis zeigt stets auf ein Dokument in der Winoffice Prime Dokumentablage, ist selbst aber keine Datei. Dadurch können Dokumenteinträge im Dokumenteregister von Objekten erstellt werden, ohne dafür Kopien der betreffenden Dokumente erstellen zu müssen. Wird das Dokument, auf welches der Verweis zeigt, bearbeitet, so steht die aktuellste Version des Dokuments automatisch über alle Verweise im Zugriff. Nach Ausführen der Aktion wird in einem separaten Fenster eine Winoffice Prime Ansicht geöffnet, welche die Auswahl des Dokuments ermöglicht, auf welches der Verweis zeigen soll. Diese Aktion ist nur dann aktiv, wenn das Modul Document Management lizenziert und der Benutzer berechtigt ist, mit diesem Modul zu arbeiten.
	Startet den Scanvorgang eines Dokuments und fügt das gescannte Dokument der Gelegenheit als Dateianhang an. Für das Scannen wird das in der Benutzeradministration eingerichtete Gerät verwendet. Diese Aktion ist nur dann aktiv, wenn das Modul Document Management lizenziert und der Benutzer berechtigt ist, mit diesem Modul zu arbeiten.

Wo befinden sich Dateianhänge? Dateianhänge, Dokumentverweise und gescannte Dokumente werden alle im Register Dokumente des Containers Aktivitäten abgelegt und können von dort aus bearbeitet werden.

Drag&Drop Dateianhänge und Dokumentverweise können auch mit Drag&Drop von Ihrem Ablageort in die Tabelle des Registers Dokumente gezogen und dem Email angefügt werden.

Details

Allgemein

Im Register Allgemein werden die generellen Informationen zur Gelegenheit verwaltet. Im Feld Name kann eine sprechende Bezeichnung der Gelegenheit eingetragen werden. Diese Bezeichnung wird in tabellarischen Ansichten zur Identifikation der Gelegenheit verwendet. Der Code ist eine fortlaufende Nummer, die beim ersten Speichern einer Gelegenheit automatisch vergeben wird.

Die Adresse des potentiellen Kunden kann mit Hilfe der Adressauswahl im Feld Adresse eingetragen werden. Das Feld Kontakt enthält den Namen einer Kontaktperson im Unternehmen des potentiellen Kunden. Die Relation zur Adresse oder zum Kontakt wird automatisch eingetragen, wenn die Gelegenheit mit Hilfe einer Aktion aus der betreffenden Adresse erstellt wird oder wenn das ursprüngliche Objekt diese Relationen bereits besitzt.

Die Felder Firma und Standort beziehen sich auf die Organisation, welche die Verantwortung für die Gelegenheit übernimmt. Diese Felder werden automatisch aus der zuletzt erfassten Gelegenheit übernommen und können bei Bedarf hier geändert werden.

Die Projektleitung ist verantwortlich für die termingerechte Abwicklung der Gelegenheit. Dabei wird sie vom Mitarbeiter unterstützt, welcher im Feld Projektassistenz eingetragen ist.

Die Zeitpunkte für Beginn und Ende einer Gelegenheit werden in den gleichnamigen Feldern eingesetzt. Das Enddatum stellt eine Schätzung dar und kann je nach Dynamik des Verkaufsprozesses auch während der Laufzeit der Gelegenheit angepasst werden.

Im Feld Status kann der momentane Bearbeitungsstatus der Gelegenheit ausgewählt werden

Bitte beachten Sie

Leistungen können einer Gelegenheit erst zugewiesen werden, wenn diese einen Bearbeitungsstatus trägt. Dieser wird vom Winoffice Prime Administrator für die verschiedenen Gelegenheitsstati konfiguriert.

Sobald der Status Abgeschlossen eingesetzt wird, wechseln die beiden darunter liegenden Felder Abschlussgrund und Abschluss vom inaktiven in den aktiven Zustand und das Feld Abschlussgrund wird zu einem Pflichtfeld. Die zur Auswahl stehenden Abschlussgründe können in den Stammdaten verwaltet werden. Je nach Auswahl des Abschlussgrundes wird im Feld Abschluss automatisch der Wert Auftrag nicht erhalten oder Auftrag erhalten eingesetzt.

Klassifizierung

Der Inhalt der beiden Felder Hauptgruppe und Gruppe kann in den Stammdaten individuell angelegt und gepflegt werden. Diese Gruppierungen dienen der Kategorisierung der Gelegenheiten und zur Gruppierung in der Ansicht Gelegenheiten.

Die Felder Kampagne und Quelle dienen dazu, den Ursprung der Gelegenheit festzuhalten. Bei der Quelle handelt es sich um eine in den Stammdaten frei definierbare Auswahl möglicher Gelegenheitsquellen. Das Feld Kampagne dient dazu, eine Relation zu einer im Portal geführten Kampagne einzutragen. Diese Relationen können für das Filtern von Gelegenheiten sowie für statistische Zwecke in Reports und Dashboards genutzt werden.

Der Inhalt der Felder Profit Center, Business Unit, Kostenstelle und Mitarbeiter dient als Dimensionszuweisung für allfällige Finanzauswertungen.

Wird das Feld Kundendienst aktiv markiert, so wird die Gelegenheit beim Erfassen von Kundendienstobjekten (Änderungen, Serviceaufträge und Wissenseinträge) in der Projektauswahl mit zur Verfügung gestellt.

Wird das Feld Leistungen mit Adresse erforderlich aktiviert, ist es möglich, für die betreffende Gelegenheit Leistungen mit einer Adressrelation zu erfassen. Ansonsten bleibt das Feld Adresse bei der Leistungserfassung inaktiv. Ein aktiviertes Feld Leistungen visieren bewirkt, dass nur vom Projektleiter freigegebene (visierte) Leistungen fakturiert werden können.

Die Währung bezieht sich auf alle Betragsfelder der Gelegenheit und stammt aus den Debitoreninformationen der zugewiesenen Gelegenheitsadresse. Soll eine andere Währung verwendet werden, so kann diese im Aktionsmenu mit Hilfe von Bearbeiten/Monetäre Faktoren ändern geändert werden.

Mit einem Eintrag im Feld Wahrscheinlichkeit % kann die aktuelle Chance bewertet werden, mit welcher die Gelegenheit erfolgreich abgeschlossen wird. Dieser Wert kann in der Ansicht Gelegenheiten dazu verwendet werden, die Einträge zu gruppieren. Zudem wird die Wahrscheinlichkeit bei der Berechnung der potentiellen Verkaufsvolumina des Verkaufstrichters verwendet.

Im Subregister Arbeitspakete können aus der Symbolleiste heraus neue Gelegenheitsarbeitspakete angelegt werden. Ein Arbeitspaket ist ein für die Planung von Gelegenheiten genutzter Teilabschnitt, auf welchen Leistungen und Spesen gebucht werden können.

Leistungsarten

Das Register Leistungsarten dient der Verwaltung von Leistungsarten, deren Erfassung für die Gelegenheit oder für ein bestimmtes Arbeitspaket der Gelegenheit zugelassen sein sollen. Neue Einträge erlaubter Leistungsarten können mit Hilfe der Symbolleiste angelegt werden.

Durch die Eingrenzung erlaubter Leistungsarten für eine Gelegenheit wird die Leistungserfassung erheblich erleichtert und die Datenqualität der Leistungseinträge erhöht. Ist beispielsweise für ein Arbeitspaket nur eine Leistungsart zugelassen, so wird die Leistungsart bei Anlegen einer Leistung für dieses Arbeitspaket automatisch eingesetzt.

Bitte beachten Sie

Ist in diesem Register kein Eintrag vorhanden, so ist die Verwendung aller Leistungsarten für die Kampagne erlaubt, zu deren Verwendung der jeweilige Mitarbeiter durch die Zuweisung der Leistungsarten in seinem Mitarbeiterprofil berechtigt ist.

Ist in diesem Register ein Eintrag vorhanden, so wird die Verwendung aller anderen Leistungsarten für die gesamte Kampagne, resp. für das im Eintrag vorgesehene Arbeitspaket verhindert.

Steuerung

Im Leistungsertrag [Budget] kann hinterlegt werden, welches Dienstleistungspotential eine Gelegenheit besitzt. Im Feld Leistungskosten [Budget] werden die voraussichtlichen Kosten zur Erfüllung der potentiellen Dienstleistungen eingesetzt. Die Felder Aktuell weisen den Ertragswert (Effektiv erfasste Zeit x Leistungsansatz) resp. die Kosten aller mit einer Gelegenheitsrelation erfassten Leistungen aus.

Der Betrag Verkaufsbudget weist aus, welches Potential die Gelegenheit insgesamt aufweist. Es kann hier entweder manuell ein Wert eingetragen oder aber das Betragstotal eines Angebotes übernommen werden, welches eine Relation zu der Gelegenheit besitzt und in welchem die Checkbox In Gelegenheitsbudget berücksichtigen aktiviert wurde. Dieser Betrag wird im Feld Angebotsvolumen angezeigt. Der Verkaufstrichter verwendet dieses Feld für die Auswertung der potentiellen Verkaufsvolumnia. Sollte kein Angebotsvolumen, hingegen aber manuell ein Verkaufsbudget eingetragen sein, so verwendet der Verkaufstrichter diesen Wert. Im Feld Aktuell schliesslich wird das Betragstotal aller in die Debitoren freigegebenen Rechnungsdokumente mit einer Relation zur Gelegenheit ausgewiesen.

Bitte beachten Sie

Das Feld Aktuell wird erst beim erneuten Öffnen der Gelegenheitsdetails aktualisiert. Es kann also vorkommen, dass der angezeigte Wert nicht mit den Resultaten der aktuellen Gelegenheitsbearbeitung übereinstimmt. Abhilfe schafft das Schliessen und erneute Öffnen der Gelegenheit.

Das Feld Budget [Einkauf] enthält den voraussichtlichen Artikelaufwand, der für das eigene Unternehmen veranschlagt wird, falls die Gelegenheit zum Auftrag führt.

Im Subregister Artikel können Artikelpositionen inkl. budgetiertem Verkaufs- und Einkaufsvolumen erfasst werden, welche im Zusammenhang mit der Gelegenheit stehen. Im Feld Aktuell wird sodann das Total aller Wareneingangspositionen mit einer Relation zur Gelegenheit summiert.

Im Subregister Fremdwährungen werden alle Betragsfelder in Firmenwährung ausgewiesen. Wird die Gelegenheit in einer anderen Währung geführt, so erfolgt die Umrechnung der Beträge zu einem ebenfalls pro Gelegenheit geführten und in diesem Register ausgewiesenen Kurs. Die Gelegenheitswährung sowie der verwendete Kurs kann im Aktionsmenu mit Hilfe von Bearbeiten/Monetäre Faktoren ändern geändert werden.

Bitte beachten Sie

Das Feld Aktuell wird erst beim erneuten Öffnen der Kampagnendetails aktualisiert. Es kann also vorkommen, dass der angezeigte Wert nicht mit den Resultaten der aktuellen Kampagnensbearbeitung übereinstimmt. Abhilfe schafft das Schliessen und erneute Öffnen der Kampagne.

Das Feld Budget [Einkauf] enthält den voraussichtlichen Artikelaufwand, der für das eigene Unternehmen veranschlagt wird, falls die Kampagne zum Auftrag führt.

Im Subregister Artikel können Artikelpositionen inkl. budgetiertem Verkaufs- und Einkaufsvolumen erfasst werden, welche im Zusammenhang mit der Kampagne stehen. Im Feld Aktuell wird sodann das Total aller Wareneingangspositionen mit einer Relation zur Kampagne summiert.

Im Subregister Fremdwährungen werden alle Betragsfelder in Firmenwährung ausgewiesen. Wird die Kampagne in einer anderen Währung geführt, so erfolgt die Umrechnung der Beträge zu einem ebenfalls pro Kampagne geführten und in diesem Register ausgewiesenen Kurs. Die Kampagnenwährung sowie der verwendete Kurs kann im Aktionsmenu mit Hilfe von Bearbeiten/Monetäre Faktoren ändern geändert werden.

Mitarbeiter

In der Tabelle des Registers Mitglieder werden Mitarbeiter und Teams verwaltet, welche zumindest eine Leseberechtigung für die Gelegenheit besitzen und welche generell berechtigt sein sollen, ihre Leistungen für die Gelegenheit zu erfassen.

Bitte beachten Sie

Ohne Eintrag in diesem Register ist die Gelegenheit lediglich für die im Register Allgemein eingetragenen Mitarbeiter sicht- und bearbeitbar. Sollen diese Mitarbeiter auch Leistungen für die Kampagne erfassen dürfen, so benötigen auch sie einen Eintrag in diesem Register.

Ist die Checkbox in der Spalte Managerrechte aktiviert, so besitzt der betreffende Mitarbeiter oder die Mitglieder des Teams erweiterte Rechte wie zum Beispiel die Berechtigung, die Daten in den Registern des Containers Allgemein zu bearbeiten.

Das Kontextmenü in der Tabelle bietet die Möglichkeit, dem Eintrag entweder die Managerrechte zuzuweisen bzw. diese zu entfernen.

Kennungen

Kennungen dienen in Winoffice Prime der Klassifizierung von Datensätzen. Kennungen können neben den pro Objekt vorhandenen Ordnungskriterien auch zur freien Strukturierung verwendet und mittels Schnellzugriff als Filterkriterium in den jeweiligen Ansichten eingesetzt werden.

Mit Klick auf eines der beiden verfügbaren Ordnersymbole kann entweder eine globale (Globale Kennungen können von allen Benutzern verwendet werden und werden in den Stammdaten verwaltet) oder eine persönliche Kennung (Persönliche Kennungen können nur von jenem Mitarbeiter verwendet werden, welcher diese in seinen Kennungen verwaltet) zugewiesen werden.

Bitte beachten Sie

Globale und persönliche Kennungen müssen typisiert sein, damit sie mit Hilfe der dafür vorgesehenen Buttons in der hier beschriebenen Containerseite eingefügt werden können. Zur Typisierung von Kennungen s. auch Kennung.

Weitere Relationen

Im Register Weitere Relationen können, in Ergänzung zu den Registern Allgemein und Klassifizierung, Relationen zu weiteren Datensätzen eingetragen werden. Die Details dieser so verbundenen Objekte können durch einfachen Klick auf den jeweiligen Link (unterstrichenen Eintrag) in der Spalte Verknüpft mit geöffnet werden.

Projekte

Im Register Projekte werden alle Projekte, Dauerprojekte, Gelegenheiten, Bauprojekte und Kampagnen aufgeführt, welche eine Relation zu der Gelegenheit besitzen.

Verkauf

Sofern eine Lizenz für das Modul Auftragsbearbeitung besteht und der Benutzer berechtigt ist, Verkaufsdokumente einzusehen, wird im Register Verkauf eine Liste aller Verkaufsdokumente (Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen, Verkaufsgutschriften, Verträge und Mahnungen) angezeigt, welche für die entsprechende Gelegenheit im Portal verwaltet werden. Die Tabelle ist nach Dokumentart gruppiert.

Die Verkaufsdokumente können geöffnet, bearbeitet und mit Hilfe der Symbolleiste neu erstellt werden.

Einkauf

Sofern eine Lizenz für das Modul Einkauf besteht und der Benutzer berechtigt ist, Einkaufsdokumente einzusehen, wird im Register Einkauf eine Liste aller Bestellungen, Lieferantenrechungen und Einkaufsgutschriften angezeigt, welche für die entsprechende Gelegenheit im Portal verwaltet werden. Die Tabelle ist nach Dokumentart gruppiert.

Die angezeigten Bestellungen und Gutschriften können geöffnet sowie bearbeitet und Bestellungen können mit Hilfe der Symbolleiste neu erstellt werden

Aktivitäten

Im Register Aktivitäten werden die für die Gelegenheit vorhandenen Relationen zu Terminen, Emails, Notizen, Anrufen und Aufgaben aufgelistet. Werden mit Hilfe der Symbolleiste neue Objekte der Gruppe Aktivitäten erstellt, so erhalten diese eine Relation zur Gelegenheit und werden nach dem Speichern ebenfalls in der Liste angezeigt.

Die Tabellenspalten und ihre Anordnung können über die Funktionen der Symbol- und Spaltenkopfleiste von jedem Benutzer personalisiert gestaltet werden

Dokumente

Im Register Dokumente werden die für die Gelegenheit vorhandenen Dokumente, Dokumentverweise (Dokumentlinks) und Dateianhänge aufgelistet. Neue Objekte der Gruppe Dokument können mit Hilfe der Symbolleiste erstellt, neue Dateianhänge können mit Drag&Drop in die Tabelle gezogen werden.

Dokumente, Dokumentverweise und gescannte Dokumente stehen nur dann zur Verfügung, wenn das Modul Document Management lizenziert und der Benutzer berechtigt ist, mit Dokumenten zu arbeiten.

Die Tabellenspalten und ihre Anordnung können über die Funktionen der Symbol- und Spaltenkopfleiste von jedem Benutzer personalisiert gestaltet werden.

Kundendienst

Im Register Kundendienst werden die für die Gelegenheit vorhandenen Relationen zu Änderungen, Serviceaufträgen und Wissenseinträgen aufgelistet.

Das Register wird nur angezeigt, wenn das Modul Kundendienst lizenziert und der Benutzer berechtigt ist, mit diesem Modul zu arbeiten. Werden mit Hilfe der Symbolleiste neue Kundendiensteinträge erstellt, so erhalten diese eine Relation zum Projekt und werden nach dem Speichern ebenfalls in der Liste angezeigt.

Die Tabellenspalten und ihre Anordnung können über die Funktionen der Symbol- und Spaltenkopfleiste von jedem Benutzer personalisiert gestaltet werden.

Leistungen

Im Register Leistungen werden die für die Gelegenheit vorhandenen Relationen zu Leistungen und Spesen aufgelistet. Das Register wird nur angezeigt, wenn der Benutzer berechtigt ist, mit dem Modul Projekte & Leistungen zu arbeiten.

Die Tabellenspalten und ihre Anordnung können über die Funktionen der Symbol- und Spaltenkopfleiste von jedem Benutzer personalisiert gestaltet werden.